Informationen rund um die Honorierung und Abrechnung von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Kolloquien

Die nachfolgenden Informationen stehen nebenstehend unter „Dokumente“ auch als Merkblatt im pdf-Format zur Verfügung. Dort ist ebenfalls eine englische Übersetzung der Informationen zu finden.

Grundsätzliches

Bei Gastvorträgen handelt es sich um Einzelveranstaltungen mit individueller Thematik oder um Kolloquien, d.h. eine Reihe von Veranstaltungen im Rahmen eines Themenkreises. Sie können zur Ergänzung bzw. Vertiefung des Lehrangebotes vergeben werden. Die Vergabe von Gastvorträgen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Angehörige der Universität Duisburg-Essen ist grundsätzlich nicht möglich.

Auch wenn die Bezeichnung eine solche Interpretation zulässt, sind hiervon weiterhin nicht die Vorträge von Gästen im Rahmen von Workshops, Tagungen oder ähnlichen Veranstaltungen erfasst. Solche Vorträge sind über das Sachgebiet Einkauf des Dezernats Wirtschaft und Finanzen abzuwickeln. Bitte kontaktieren Sie diesbezüglich vor Beginn des Vortrags eine zuständige Ansprechpartnerin bzw. einen zuständigen Ansprechpartner (https://www.uni-due.de/verwaltung/organisation/wifi_einkauf.php).

Verfahrensweise

Das Verfahren zur Bewilligung liegt in der Zuständigkeit der Fakultäten bzw. Einrichtungen. Mit der Beauftragung ist den Gastvortragenden eine Ausfertigung dieses Merkblattes auszuhändigen.

Nach durchgeführtem Gastvortrag / wissenschaftlichen Kolloquium muss das vollständig ausgefüllte Formular „Abrechnung eines Gastvortrages / wissenschaftlichen Kolloquiums“ zeitnah in einseitigem Ausdruck an das Sachgebiet Anlagen- und Finanzbuchhaltung des Dezernats Wirtschaft und Finanzen weitergeleitet werden. Bei fehlenden Angaben wird der Antrag von diesem zurück an den beantragenden Bereich übersandt. Die Durchschrift auf Seite 3 des Abrechnungsformulars ist an den Gastvortragenden auszuhändigen.

Bitte drucken Sie das Formular und etwaige Belege nicht doppelseitig sondern zweiseitig aus.

Die Tätigkeit der Gastvortragenden ist eine selbständige Tätigkeit im Sinne des Einkommenssteuerrechts. Gastvortragende sind nebenberuflich tätig, sie nehmen die übertragene Tätigkeit selbständig wahr und gestalten den Vortrag inhaltlich und methodisch (ggf. unter Berücksichtigung der Studien- bzw. Prüfungsordnung) in eigener Verantwortung.

Mit der Beauftragung wird kein Dienstverhältnis begründet. Bei der Vergütung handelt es sich um ein steuerpflichtiges Leistungsentgelt, das von den Gastvortragenden zu versteuern ist. Erläuterungen hierzu sind im letzten Abschnitt "Steuerliche Behandlung" zu finden.

Vergütung

Den Gastvortragenden kann ein Honorar gezahlt werden. Im Regelfall sollten durch das Honorar alle mit dem Gastvortrag / wissenschaftlichen Kolloquium im Zusammenhang stehenden Kosten (Reise-/Übernachtungskosten, sonstige Kosten) pauschal abgegolten sein. Das Honorar für einen Einzelvortrag soll in der Regel maximal 300,00 € betragen. Die Zahlung eines höheren Honorars kann aus triftigen Gründen (z.B. aufgrund der Dauer des Vortrags) erfolgen und ist aktenkundig zu begründen. Es handelt sich bei dem gezahlten Honorar stets um eine Bruttovergütung (inkl. eventuell anfallender Umsatzsteuer).

Sollte im Ausnahmefall nur eine Zahlung von Fahrt-/Übernachtungskosten vorgenommen werden, so hat diese unter Berücksichtigung der Bestimmungen des Landreisekostengesetzes NRW zu erfolgen. In diesen Fällen sind dem Abrechnungsformular die entsprechenden Belege beizufügen.

Sofern die Übernachtungskosten direkt durch die Hochschule an das entsprechende Hotel überwiesen werden sollen, ist ebenfalls unbedingt das o.a. Formular zu verwenden und die Überweisung an Dritte (freie Eingabe) auszuwählen. Hier sind ebenso die entsprechenden Belege beizufügen.

In keinem Fall erfolgt eine Abrechnung über die Reisekostenstelle des Dezernats Personal und Organisation.

Zahlung

Die Auszahlung des Honorars bzw. der Auslagen erfolgt in der Regel an die Gastvortragende / den Gastvortragenden per Banküberweisung. Hierfür reicht der Bereich das o.a. Abrechnungsformular vollständig ausgefüllt und mit rechnerisch und sachlicher Richtigzeichnung nach Unterschrift der Dekanin/ des Dekans der Fakultät bzw. der Leiterin/ des Leiters der zentralen Einrichtung oder einer von dieser oder diesen beauftragten Person direkt bei der Finanzbuchhaltung ein. Wird der Betrag im Vorhinein durch eine andere Person an die Gastvortragende / den Gastvortragenden verauslagt, kann unter Beifügen einer durch die Gastvortragende/ den Gastvortragenden unterschriebenen Quittung bzw. Empfangsbescheinigung die Auszahlung auch an die verauslagende Person erfolgen.

Eine Auszahlung per Barscheck an den Gastvortragenden ist in Ausnahmefällen möglich. Hierfür bedarf es eines Antrags beim Dezernat Wirtschaft und Finanzen im Sachgebiet Anlagen- und Finanzbuchhaltung mit einem Vorlauf von mindestens fünf Werktagen. Es ist ein Ausweispapier vorzulegen. Soll die Ausstellung bzw. Auszahlung an Dritte erfolgen ist wie o.a. eine Empfangsbescheinigung vorzulegen.

Steuerliche Behandlung

Für über die folgenden Erläuterungen hinausgehende Informationen oder Klärung in Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an das Dezernat Wirtschaft und Finanzen.

Für die Prüfung und Erfüllung der steuerlichen Pflichten ist die bzw. der Gastvortragende grundsätzlich selbst verantwortlich. Bei Auslandssachverhalten trifft diese Pflicht hinsichtlich der Umsatzsteuer die UDE.

Die in Abschnitt a und b dargestellte Besteuerung der Vergütung kommt jedoch nur dann in Betracht, wenn der/die Gastvortragende als Unternehmer anzusehen ist. Dazu muss eines oder mehrere der folgenden Kriterien zutreffen:

• Zusätzlich zur Erstattung der Reise- und Übernachtungskosten wird eine Honorarzah­lung geleistet.
• Es wird ein Pauschalentgelt unabhängig von den entstandenen Übernachtungs- und Reisekosten vereinbart.
• Die bzw. der Gastvortragende übt eine nachhaltige Vortragstätigkeit aus oder die Vortrags­tätigkeit ist auf die nachhaltige Erzielung von Einnahmen ausgerichtet.
• Die bzw. der Gastvortragende tritt als Unternehmerin bzw. Unternehmer auf, zum Beispiel durch Verwendung seiner Steuernummer oder durch Ausstellung einer geschäftsüblichen Rechnung.
• Der Vortrag wird im Rahmen einer in gewerblicher Weise organisierten Konferenz gehalten.

a. Einkommenssteuerpflicht

Die ggf. entstehenden Gewinne aus Gastvortragsvergütungen unterliegen, soweit sie nicht nach § 3 Nr. 26 EStG steuerfrei sind, der Ertragsbesteuerung der bzw. des Gastvortragenden und müssen daher in ihrer bzw. seiner privaten Einkommensteuererklärung angegeben werden.

Übersteigen die Zahlungen aus Gastvorträgen an der Universität Duisburg-Essen an eine Gastvortragende bzw. einen Gastvortragenden 1.500 € im Jahr, erfolgt eine Kontrollmitteilung an das zuständige Finanzamt im Rahmen der Mitteilungspflicht der Hochschule (Mitteilungsverord­nung vom 7. September 1993 i. V .m. § 93a Abgabenordnung).

b. Umsatzsteuerpflicht

Gastvorträge können die Voraussetzung einer steuerbefreiten Unterrichtsleistung gem. § 4 Nr. 21 b) aa) Umsatzsteuergesetz – UStG –, wenn er in einen wissenschaftlich-lehrenden Kontext eingebunden war (z.B. Vorlesungsreihe, Graduiertenkolleg, wissenschaftlicher Austausch) und im Anschluss eine ausführliche Diskussion mit Lehrenden und Studierenden bot. Handelt es sich hingegen um einen Einzelvortrag, der nicht in ein Lehrprogramm o. ä. eingebunden war, ist dieser nicht steuerbefreit.

Der Vortragende ist, sofern er als Unternehmer anzusehen ist, verpflichtet, der Hochschule eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG auszustellen.

Die Prüfung der Anwendbarkeit des § 19 UStG (Kleinunternehmerschaft) liegt in der Verantwortung der bzw. des Gastvortra­genden und nicht der Hochschule.

Der Vortrag einer bzw. eines im Ausland ansässigen Gastvortagenden, die bzw. der nach den oben dargestellten Kriterien als Unternehmerin bzw. Unternehmer einzuordnen ist, löst die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG aus. Danach schuldet die Universität als Leistungsempfängerin gegenüber dem Finanzamt die Umsatzsteuer. Zum steuerlichen Entgelt, und somit zur Bemessungsgrundlage für die zu entrichtende Umsatzsteuer, zählt alles, was die bzw. der ausländische Gastvortragende erhält, um den Vortrag an der Universität zu halten. Darunter fallen grundsätzlich das Honorar und/oder die Reise- / Übernachtungs- sowie Bewirtungskosten (die nach der Bewirtungsricht­linie nicht aufgewendet werden dürfen). Die dem Projekt / der Kostenstelle zusätzlich zu belastende Umsatzsteuer beträgt 19% dieses Entgeltes, welche i. d. R. mangels Vorsteuer-Abzugsberechtigung nicht  durch das Finanzamt zurückerstattet wird. Die Umsatzsteuer führt daher in voller Höhe zu zusätzlichen Kosten.

In diesen Fällen ist der Gastvortragende mit Sitz im Ausland gehalten, die Rechnung netto ohne Umsatzsteuer auszustellen.