Die Nutzung von BSCW erfolgt immer auf Einladung. Dazu gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Entweder werden Sie von einem anderen Nutzer des Systems zu einem bereits existierenden Arbeitsbereich eingeladen, oder Sie bekommen eine direkte Einladung vom Administrator des Systems.

Zu jedem Ihrer Arbeitsbereiche/Ordner innerhalb Ihres persönlichen Arbeitsbereiches können Sie weitere Teilnehmer einladen.

Sind Sie Mitglied eines Arbeitsbereichs eines anderen Nutzers, so haben Sie für diesen Arbeitsbereich dieses Recht nur, wenn der Eigentümer es Ihnen erlaubt hat.

Sie können entweder bereits im BSCW registrierte Nutzer einladen, die dann den neuen Arbeitsbereich auf der obersten Ebene Ihres eigenen persönlichen Arbeitsbereichs sehen werden, oder aber Teilnehmer neu zum BSCW-System und zum gemeinsamen Arbeitsbereich einladen. (Sollten Sie dieses Recht nicht besitzen, so setzen Sie sich bitte mit dem Administrator des Systems in Verbindung.)

Anleitung zur Einladung eines Teilnehmers

Um Nutzer zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich einzuladen, öffnen Sie bitte zunächst den ausgewählten Arbeitsbereich (z.B. den von uns im Beispiel erstellten Ordner Seminar WS 2003/04) und wählen in der obersten Leiste das Feld Datei, dann den Eintrag Teilen und schließlich den Punkt Mitglied einladen.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun neue Mitglieder zum ausgewählten Arbeitsbereich einladen können.

Rolle des Mitgliedes
Zunächst einmal können Sie auswählen, welche Rolle die einzuladenden Teilnehmer im gemeinsamen Arbeitsbereich spielen sollen. Voreingestellt ist das so genannte "Mitglied", welches nahezu alle Rechte besitzt, insbesondere auch selbst Dokumente im gemeinsamen Arbeitsbereich ändern bzw. hinzufügen, sowie weitere Teilnehmer einladen kann. Alternativ gibt es auch das "eingeschränkte Mitglied", welches nur lesenden Zugriff auf den Arbeitsbereich hat. (Sie können auch eigene Rollen definieren und für sich und Ihre Arbeitsbereiche vordefinierte Rollen verändern.) Außerdem können Sie der Einladungsmail, welche nach Bestätigung des Formulars verschickt wird, einen persönlichen Text hinzufügen.

Teilnehmer im Adressbuch
Grundsätzlich können Sie nur solche Teilnehmer einladen, die sich in Ihrem Adressbuch befinden. Sollten die gewünschten Teilnehmer dort noch nicht vorhanden sein, können Sie dieses durch Klick auf Neue Benutzer ins Adressbuch... nachholen.

Dabei können Sie entweder die BSCW-Nutzerkennungen (für bereits im System registrierte Nutzer) oder die E-Mail Adressen der neuen Teilnehmer angeben. Eine Bestätigung durch OK führt Sie wieder zurück zum alten Formular, in dem jetzt allerdings das Adressbuch mit den neuen Einträgen gefüllt ist und diese auch bereits ausgewählt wurden. (Sollten Sie nicht das Recht zum Einladen neuer Mitglieder in BSCW besitzen, so wird dieser Fall hier zu einem Fehler führen; fremde E-Mail Adressen werden dann nicht akzeptiert.)

Wollen Sie selbst auf der linken Seite im Adressbuch mehr als einen Teilnehmer auswählen, so müssen Sie während des Auswählens die STRG-Taste gedrückt halten. (Auswahl eines ganzen Bereichs wird durch Drücken der SHIFT-Taste ermöglicht.)

Nach Bestätigung durch OK gelangen Sie wieder zur Übersicht des Arbeitsbereiches; die Einladungen an die neuen Mitglieder werden verschickt. Diese müssen sich dann registrieren. Informationen dazu finden Sie unter Persönlicher Zugang zum BSCW-Server.

Sichtbar geändert hat sich nur das Symbol der zwei Köpfe in der Positionszeile, welches darauf hindeutet, dass der aktuelle Ordner ein geteilter Arbeitsbereich ist. Ein Klick auf das Symbol liefert eine Liste aller Mitglieder dieses gemeinsamen Arbeitsbereiches.