Schutzmaßnahmen: Unterweisungen
Unterweisungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz
Der Rechtsbegriff Unterweisung verbindet zwei Aspekte:
- Unterrichten im Sinn von gesetzlichen geforderten Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutz-Schulungen und
- Anweisen im Sinne von Aussprechen ggf. arbeitsrechtlich relevanter Verhaltensregeln und Vorgaben.
Unterweisungen zählen zu den Aufgaben, die sich aus der Fürsorgepflicht von Arbeitgebern gegenüber ihren Beschäftigten ergeben: Wenn handelnde Personen die bei ihrer Arbeit bestehenden oder sich daraus potenziell entwickelnden Gefahren kennen, diese richtig einschätzen können und sich sicherheitsgerecht verhalten, trägt dies wesentlich dazu bei, Personen- und Sachschäden vorzubeugen.
Damit sich Beschäftigte in den entsprechenden Situationen am Arbeitsplatz entsprechend der Vorstellungen des Arbeitgebers sicherheits- und gesundheitsgerecht verhalten, müssen sie einerseits auf ihre individuelle Arbeits- und Tätigkeitssituation zugeschnittene Informationen, Erläuterungen, Anleitungen oder auch praktische Übungen, also Kenntnisse erhalten bzw. Fähigkeiten erlangen. Andererseits muss der Arbeitgeber sie auch zur Einhaltung der speziellen Verhaltensvorschriften verpflichten (= anweisen!), die an der Arbeitsstelle gelten.
Dies erklärt, weshalb Sicherheitsunterweisungen entweder direkt durch den Arbeitgeber oder durch von ihm beauftragte Personen, z.B. direkte und weisungsbefugte Vorgesetzte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, durchgeführt werden.
Welche Unterweisungen sind vorgeschrieben?
In zahlreichen Vorschriften des staatlichen Rechts (Gesetzen, Rechtsverordnungen und zugehörige Technischen Regeln) sowie im Regelwerk der Gesetzlichen Unfallversicherung ist eine Unterweisungspflicht des Arbeitgebers bzw. Unternehmers verankert, etwa in §4 der DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention". Da fällt es schwer, die Übersicht zu behalten. Vielleicht hilft Ihnen eine Tabelle (s. Direkt zu...) dabei, in der Sie eine Zusammenstellung der in Forschung und Lehre am häufigsten zutreffenden Unterweisungspflichten finden. Auch die DGUV I 211-005 Unterweisung – Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes ist diesbezüglich eine gute Quelle.
Die TRGS 555 befasst sich mit dem Thema Betriebsanweisung und Information für Beschäftigte. In Kapitel 5 dieser technischen Regel werden alle Details rund um Unterweisungen nach GefStoffV beschrieben.
Anlässe für Sicherheitsunterweisungen
In den Vorschriften, nach denen Unterweisungen erforderlich sind, werden auch Auslöser genannt. Dazu zählen beispielsweise ...
- ein neuer Arbeitsplatz (Einstellung, Versetzung; vor Aufnahme der Arbeiten),
- Veränderungen im Aufgabenbereich (andere Zuständigkeiten),
- andere Arbeitsabläufe (veränderte Tätigkeitsvorschriften),
- neue sicherheitstechnische Erkenntnisse (z. B. nach Betriebsbegehung),
- Beinaheunfälle, Unfälle oder sonstige Schadensereignisse,
- längere Krankheit oder Abwesenheit,
- Wiederholung/Auffrischung in regelmäßigen Abständen (i.d.R jährlich).
Dokumentation von Unterweisungen und Aufbewahrungsfristen
Alle Unterweisungen sollten dokumentiert werden. Unterschiede bestehen vor allem bezüglich der Frage, ob die Unterwiesenen selber via Unterschrift die Teilnahme bestätigen müssen, oder, ob eine Notiz des Durchführenden über das Ereignis genügt. Doch selbst für Unterweisunge mit mit Dokumentationspflicht werden in den einschlägigen Rechtsgrundlagen i.d.R. keine Fristen für die Aufbewahrung der Nachweise genannt – mit Ausnahme der leider nicht mehr aktuellen DGUV Information 211-005 „Unterweisung – Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes“ (=> Kapitel 10).
Dort wurde empfohlen, Unterweisungsnachweise zwei Jahre aufzubewahren, „um gegebenenfalls einen Nachweis über die Unterweisung erbringen zu können (Pflichtenerfüllung) und um selbst eine Übersicht der durchgeführten Unterweisungsinhalte und der Teilnehmer zu haben."
Unterweisungen müssen regelmäßig (§ 12 Abs. 1 ArbSchG), mindestens jedoch jährlich (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“) durchgeführt werden. Daher würde es theoretisch ausreichen, die Nachweise lediglich bis zur jeweils nächsten erfolgten Unterweisung aufzubewahren. Es gibt aber gute Argumente, sie für einen längeren Zeitraum zu archivieren.
Zur Dokumentation, dass der Unterweisungspflicht nachgekommen wurde, sind folgende Punkte schriftlich festzuhalten:
- Themen und Inhalte der Unterweisung (z. B. durch Stichpunkte)
- Zeitpunkt und Dauer der Durchführung
- Name desjenigen, der die Unterweisung durchgeführt hat
- Namen und Unterschrift der Unterwiesenen (Bestätigung, falls die Rechtslage dies erfordert)
Die Dokumentation einer Unterweisung kann formlos geschehen.
Tipps:
Hilfreich ist es, eine Unterweisung mit einem vorbereiteten Formular zu dokumentieren, in dem bereits die Namen der (geplanten) Unterweisungsteilnehmer eingetragen sind. So kann leicht erkannt werden, welche Beschäftigte bei einem Unterweisungstermin gefehlt haben. So können sie nicht so leicht "durchs Raster rutschen" und die Unterweisung zeitnah nachholen.
Bei großen Abteilungen mit verschiedensten Tätigkeiten oder hoher Personalfluktuation kann man rasch den Überblick über den Stand der Sicherheitsunterweisungen verlieren. Eine IT-gestützte Gesamtübersicht über die in einem Bereich beschäftigten Personen und die Arten der jeweils erforderlichUnterweisungen kann sinnvoll sein, um die Unterweisungsteilnahmen nachzuhalten und ggf. sogar die nächsten Unterweisungsdokumente daraus personenscharf zu generieren.
Unterweisungshilfen
Es gibt zwei grundsätzlich verschiedene Vorgehensweisen, um eigene Sicherheitsunterweisungen vorzubereiten:
- Man geht aufmerksam durch die eigenen Zuständigkeitsbereiche, schaut sich die sicherheitsrelevanten Aufzeichnungen der letzten Zeit genau an und wertet Aufzeichnungen zu Sicherheitsthemen durch. Dazu zählen auch Berichte über Beinah-Unfälle oder Eintragungen im Verbandbuch. Dies entspricht einer Kontrolle der Wirksamkeit bestehender Schutzmaßnahmen und kann zu neuen Sicherheitserkenntnissen und -festlegungen führen oder aber zur Schlussfolgerung, dass bestimmte Themen wieder aufgegriffen und die sicherheitsrelevanten Festlegungen ins Gedächtnis zurückgerufen werden müssen.
- Man durchstöbert die vielfältigen Unterweisungshilfen im WWW oder kommerzieller Anbieter und sucht sich gezielt ein Thema heraus, das bei der nächsten Sicherheitsunterweisung im Vordergrund stehen soll. Hinterlegte bearbeitbare Medien, Materialien oder sonstige Hilfsmittel kann man im Schulungsteil der Unterweisung einsetzen und muss Basics nicht selbst attraktiv aufbereiten. Für eine echte Unterweisung ist es aber erforderlich, einen Transfer von diesen allgemein gehaltenen Informationen auf die eigenen Arbeitsbereiche zu schaffen, sie also betriebsspezifisch zu machen.
Unterweisungshilfen können aber zweifellos inspirieren. Stöbern Sie doch einmal im Unterweisungskalender der BG RCI oder im Merkblatt A026 Gefährdungsorientiertes Wissen herum.
Die Unterstützung durch E-Learning-Module, die von den Beschäftigen eigenständig bearbeitet werden, Fachvideos oder auf elektronischem Weg angebotene Fachvorträge können eine persönliche Unterweisung zwar nicht ersetzen, aber duchaus zur Schulung der Beschäftigten eingesetzt werden. Dazu ist aber stets eine Ergänzung mit Fragemöglichkeit erforderlich.
Den reinen Schulungsteil kann man zeitlich vom Unterweisungsteil trennen und voranstellen. Dann müssen jedoch drei Dinge beachtet werden: Es muss..
- geprüft werden, ob die geschulten Informationen verstanden wurden,
- eine Veranstaltung dazu geben, in der Arbeitsplatzbezug zu den Schulungsinhalten geschaffen wird, die betriebsspezifischen Festlegungen zu dieser Thematik vorgestellt und die Teilnehmer zur Einhaltung dieser Verhaltensweisen angewiesen werden,
- ein Gespräch zwischen Unterweisenden und Teilnehmern möglich sein, so dass auch Nachfragen geklärt werden können.
Der in der Liste verwendete Begriff Veranstaltung ist bewusst offen gewählt, weil dazu das Format einer Präsenzveranstaltung oder eine elektronische Kommunikationsplattform genutzt werden kann, was sich in Pandemiezeiten oft als sinnvoll erwiesen hat.