Was ist und zu welchem Zweck betreiben wir Dokumentenmanagement?

Digitales Dokumentenmanagement ist kein Selbstzweck. Auch wird nicht einfach nur die papierne Akte in digitale Form gebracht, wenn auch die Einführung der revisionssicheren elektronischen Aktenführung in allen administrativen Bereichen der Universität ein wesentliches Ziel des Projekts ist.

Ein Dokumentenmanagementsystem leistet aber noch viel mehr:

• Prozesse können unterstützt, digital abgebildet und – wo sinnvoll – sogar vollständig automatisiert werden. Einzelne Bearbeitungsschritte für Dokumente, Vorgänge und Akten wie etwa die Kenntnisnahme, Prüfung oder Bearbeitung, sind komfortabel mithilfe eines DMS durchzuführen und ersetzen damit etwa die noch aus der Papierwelt stammende "Laufmappe".

• Informationen können schnell recherchiert werden. Musste man in Papierdokumenten und -akten früher lange nachschlagen, um an benötigte Daten zu gelangen, so lassen sich heute wesentlich einfacher Metadaten und sogar Volltexte digital durchsuchen.

• Weniger Papier spart Geld! Denn wenn keine Ausdrucke mehr erforderlich sind, wird weniger Papier verwendet, was der Umwelt zugutekommt und Raumbedarf vermindert.

• Durch hybride Strukturen, also durch Ablage in Papierform und gleichzeitige Speicherung von Daten in unterschiedlichen IT-Systemen wie Fachverfahren oder Netzlaufwerken, ist eine Bearbeitung und schnelle Sichtung von Vorgängen heute oftmals erschwert. Eine vollständige Digitalisierung aller Bearbeitungsschritte macht es für alle Beschäftigten einfacher!