Als juristische Personen des öffentlichen Rechts sind die Hochschulen gemäß Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Land Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz NRW) zur Archivierung der bei ihnen entstandenen Unterlagen prinzipiell verpflichtet. Sie sind für diesen Zweck angehalten, eigene Hochschularchive zu betreiben (§ 11 Abs. 1). Den Hochschulen garantieren die Archive damit Rechtssicherheit, da deren Verwaltungshandeln, d.h. die verwaltungsmäßigen Entscheidungsprozesse, dauerhaft nachvollziehbar bleiben. Neben den aus amtlichen Verwaltungszusammenhängen entstandenen Unterlagen archivieren die Hochschularchive auch weitere Materialien und Objekte aus privater oder externer Provenienz mit dem Ziel, nachkommenden Generationen ein möglichst vollständiges Bild der Lebenswelt Hochschule zu überliefern.

Um dem Archivierungsauftrag nachzukommen, bieten die produzierenden Stellen ihre Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens aber 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Hochschularchiv an. Die Archive bewerten die Unterlagen auf ihre Archivwürdigkeit hin und übernehmen sie gegebenenfalls (§ 4).

Als Unterlagen der Trägereinrichtungen definiert das Archivgesetz NRW (§ 2 Abs. 1):

Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente sowie alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.

​​​
​

​

Für die Verwahrung und Erhaltung von Archivgut müssen technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um es dauerhaft zu sichern (§ 5).

Unter Beachtung archivischer Schutzfristen und anderer rechtlicher Bestimmungen (z.B. Urheberrecht, Persönlichkeitsrechte) werden die zu Archivgut umgewidmeten Unterlagen von den Archiven zur Benutzung durch die Öffentlichkeit bereitgestellt (§ 6).