Kann ich auch im Homeoffice arbeiten, wenn ich keine familiären Verpflichtungen habe?

Ja, alle Beschäftigten in Technik und Verwaltung können in Absprache mit Ihrer Führungskraft und den dienstlichen Erfordernissen im Homeoffice arbeiten.

Ich habe eine Ausbildung an der UDE begonnen. Kann ich mein Berichtsheft auch im Homeoffice ausfüllen?

Ja, auch für Auszubildende der UDE besteht grundsätzlich die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Dies erfolgt in enger Absprache mit den Ausbilder:innen und unter den Voraussetzungen des jeweiligen Ausbildungsplans.

In PrimeWeb sehe ich meine jeweiligen Buchungen. Ist vorgesehen, dass man in dem System zwischen dem Arbeitsplatz im Homeoffice und dem Arbeitsplatz an der UDE unterscheidet?

Im System gehen Sie über Personaldaten > Buchungen mit Ihrer Maus auf Ihre jeweilige Buchungszeit und es wird erkennbar, ob Sie im Homeoffice oder am Terminal gebucht haben:

• bei Online Buchung im Homeoffice erscheint "Kommenzeit/Besonderheit Online Buchung"
• bei Buchung am Campusterminal erschient "Kommenzeit/Besonderheit Allgemeine Buchung".

Laut Vereinbarung bin ich montags und dienstags im Homeoffice. Diese Woche habe ich meinen Tag im Homeoffice getauscht. Muss ich hierfür die Vereinbarung ändern?

Nein, wenn Sie Homeoffice-Tage in Absprache mit Ihrer Führungskraft einmalig tauschen, erfordert dies keine Änderung der Vereinbarung. Sollten Sie feststellen, dass Sie die Tage dauerhaft tauschen möchten, ist eine Änderung in Absprache mit der Führungskraft erforderlich.

Was muss ich tun, um baldmöglichst Homeoffice zu beantragen?

Mit der Handreichung „5 Schritte in Homeoffice“ erhalten Sie einen Überblick über das Vorgehen sowie die Anforderungen der Antragsstellung und gehen anschließend auf Ihre Führungskraft für ein erstes Gespräch zu.

Meine Führungskraft hat mündlich ihr/sein „ok“ gegeben. Jetzt sende ich die Homeofficevereinbarung umgehend an meine Personalsachbearbeitung. Ist das korrekt?

Bitte achten Sie auf eine von Ihrer Führungskraft digital unterzeichnete Homeofficevereinbarung. Reichen Sie die Vereinbarung auf dem Dienstweg ein, sodass erkennbar wird, dass die Vereinbarung sowohl von Ihnen als auch von Ihrer Führungskraft befürwortet wird.

Ich habe noch keine digitale Signatur. Kann ich die Homeofficevereinbarung auch ausdrucken und schriftlich einreichen?

Bitte achten Sie auf eine von Ihrer Führungskraft digital unterzeichnete Homeofficevereinbarung. Reichen Sie die Vereinbarung auf dem Dienstweg ein, sodass erkennbar wird, dass die Vereinbarung sowohl von Ihnen als auch von Ihrer Führungskraft befürwortet wird.
Die Homeofficevereinbarung soll ausschließlich mit digitaler Signatur und per E-Mail eingereicht werden. Für die digitale Signatur benötigen Sie ein persönliches Zertifikat, welches Sie über die ZIM-Seite erhalten.

Wie lange gilt meine Homeofficevereinbarung?

Bei einem Erstantrag wird die Homeofficevereinbarung zunächst befristet für zwei Jahre geschlossen.
Die unbefristete Verlängerung der Homeofficevereinbarung erfolgt ohne erneute Antragsstellung nach Ablauf des zweiten Jahres, sofern weder die Führungskraft noch der/ die Beschäftigte/r eine weitere befristete Verlängerung oder Kündigung beantragen.

In welcher Form beantrage ich das situative Homeoffice?

Das situative Homeoffice kann nach Absprache (mündlich oder per E-Mail) mit Ihrer Führungskraft in Anspruch genommen werden. Eine schriftliche Homeofficevereinbarung ist nicht notwendig. Bitte stimmen Sie möglichst frühzeitig mit Ihrer Führungskraft ab, wie eine evtl. Absprache erfolgen soll.

Ich merke, dass ich häufiger als gedacht im Homeoffice arbeite. Fällt das noch unter situatives Homeoffice?

Das situative Homeoffice ist auf in der Regel nicht mehr als 12 Tage im Jahr begrenzt. Sollten Sie feststellen, dass Sie das Homeoffice häufiger in Anspruch nehmen, dann stimmen Sie sich mit Ihrer Führungskraft über Ihre regelmäßige Arbeit im Homeoffice ab und stellen eine offizielle schriftliche Vereinbarung.

Ich möchte spontan morgen situatives Homeoffice in Anspruch nehmen, aber erreiche meine/n Vorgesetze/n nicht. Was mache ich jetzt?

Bitte stimmen Sie diesen Fall bereits vorbeugend mit Ihrer Führungskraft ab und vereinbaren ein Vorgehen. So vermeiden Sie Missverständnisse und Kommunikationsschwierigkeiten. Sollten Sie sich nicht vorab auf ein Vorgehen in diesem Fall geeinigt haben und kurzfristig keine Absprache treffen können, müssen Sie Ihren Dienst wie gewohnt an Ihrem Arbeitsplatz in der Universität aufnehmen.

Welcher Zeitraum liegt der 12-maligen Nutzung des situativen Homeoffice pro Jahr zu Grunde? Handelt es sich um ein Kalenderjahr oder beginnt das Jahr, sobald der/die Beschäftigte das erste Mal das situative Homeoffice in Anspruch nimmt?

Es geht nicht um das Kalenderjahr, sondern um einen Zeitraum von einem Jahr. Im Grunde beginnt der Zeitraum daher ab dem ersten Mal der Nutzung des situativen Homeoffice.

Ich bin in Vollzeit tätig und möchte vier Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten. Darf ich das?

Die UDE möchte als Präsenzuniversität eine regelmäßige persönliche Ansprechbarkeit und ein Aufsuchen „vor Ort“ ermöglichen und sicherstellen. Ein Arbeitsplatz überwiegend im Homeoffice kommt, insbesondere aus Servicegründen, nicht in Betracht.
Das Arbeiten im Homeoffice soll in der Regel bis 40% Ihrer individuellen Arbeitszeit umfassen. In Absprache mit Ihrer Führungskraft ist eine Ausweitung auf bis zu maximal 60% möglich. Ob eine Ausweitung auf bis zu 60% möglich ist, obliegt der Entscheidung der Führungskraft. In begründeten Einzelfällen kann es vorübergehend auf die vollumfängliche Wochenarbeitszeit ausgeweitet werden.

Ich möchte am Mittwoch im Homeoffice arbeiten, aber unsere wöchentliche Dienstbesprechung findet mittwochs statt. Kann ich von zu Hause aus daran teilnehmen?

Grundsätzlich ist eine Teilnahme von zu Hause möglich, sofern die technischen Voraussetzungen vorliegen und die Abstimmung mit der Führungskraft erfolgt ist.
Sollte Ihre Führungskraft Ihre persönliche Anwesenheit vor Ort als notwendig erachten, um das soziale Miteinander zu stärken oder wenn es aus dienstlichen Gründen erforderlich ist, dann ist an diesem Tag auf das Arbeiten im Homeoffice zu verzichten. Ist eine hybride Dienstbesprechung vorgesehen, spricht nichts gegen eine Teilnahme aus dem Homeoffice.
Entsprechend der Dienstvereinbarung Homeoffice tragen sowohl die Führungskraft als auch die Beschäftigten gleichermaßen zur Einbindung der am Homeoffice teilnehmenden Beschäftigen in den Dienstbetrieb bei. Hierzu zählen u.a. die Teilnahme an Dienstbesprechungen und die Informationsweitergabe über dienstlichen Vorgängen.

Ein Großteil der Unterlagen erhalte ich auf dem Postweg und in Schriftform. Kann ich trotzdem im Homeoffice arbeiten?

Die Rahmenbedingungen des Homeoffice werden in einem Gespräch zwischen Ihrer Führungskraft und Ihnen besprochen. Sollten sich Ihre Tätigkeiten für das Arbeiten im Homeoffice nicht eignen, ist eine Teilnahme nicht möglich.

Muss ich eine telefonische Erreichbarkeit im Homeoffice gewährleisten?

Ja, die telefonische Erreichbarkeit ist sicherzustellen. Hierfür steht u.a. das Programm „OpenTouch Conversation®“ zur Verfügung.

Meine Handynummer wird angezeigt, wenn ich mein Bürotelefon auf mein Mobiltelefon umleite. Ich möchte nicht, dass meine private Telefonnummer bekannt wird.

Das Programm „OpenTouch Conversation®“ (OTC) verhindert die Anzeige Ihrer privaten Telefonnummer und ermöglicht Ihre Erreichbarkeit im Homeoffice.

Während meine Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice arbeiten und ich vor Ort im Büro bin, erhalte ich häufig E-Mails mit der Bitte, Unterlagen auszudrucken oder etwas nachzuschauen etc., was für mich zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet. Wie gehe ich damit um?

Die Arbeit im Homeoffice darf nicht zur Überlastung der anderen Mitarbeitenden führen. Sprechen Sie Ihre Führungskraft an und schildern Sie das Problem. Im Konfliktfall können Sie sich je nach Belang durch die zuständige Interessensvertretung beraten lassen.

Ich möchte Homeoffice beantragen und benötige hierfür einen Laptop sowie einen Bürostuhl.

Die notwendige IT-Ausstattung wird von der jeweiligen Organisationseinheit zur Verfügung gestellt. Die Ausstattung mit dem notwendigen Mobiliar (Bürostuhl) erfolgt grundsätzlich auf Kosten der Beschäftigten.

Ich habe kein separates Arbeitszimmer. Kann ich trotzdem Homeoffice beantragen?

Ja, ein gesonderter Arbeitsraum ist grundsätzlich nicht erforderlich. Der Arbeitsplatz im Homeoffice muss sich in einem Raum befinden, der für einen dauernden Aufenthalt zugelassen und vorgesehen sowie für die Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung der allgemeinen Arbeitsplatzanforderungen geeignet ist.

Ich möchte spontan das situative Homeoffice nutzen, aber mir steht nur einen Küchenstuhl für den Tag zur Verfügung. Ist das in Ordnung?

Für die spontane Arbeit im Homeoffice wird eine Mindestausstattung mit einem Tisch und einem Stuhl, die eine aufrechte Sitzposition ermöglicht, empfohlen.

In der Dienstvereinbarung steht, dass eine hinreichend schnelle Internetverbindung erforderlich ist. Was ist damit gemeint?

Eine hinreichend schnelle Internetverbindung ermöglicht ungestörtes und funktionsfähiges Arbeiten. Hierunter fallen insbesondere eine störungsfreie Kommunikation zur Dienstelle (z. B. im Rahmen von Videokonferenzen, E-Mail-Verkehr, Nutzung von OTC, usw.) und der reibungslose Zugriff auf die jeweiligen Laufwerke, Programme usw. Sollte die Funktions- und Arbeitsfähigkeit durch (Internet-/Verbindungs-)Störungen eingeschränkt sein und ein Arbeiten im Homeoffice nicht möglich, ist die Arbeitsaufnahme am dienstlichen Arbeitsplatz obligatorisch.

Wonach entscheidet sich, welchen Anforderungen mein Homeoffice-Arbeitsplatz entsprechen muss?

Die Anforderungen an den Homeoffice-Arbeitsplatz steigen mit der Nutzungsdauer und können der Anlage 2 zur DV HO entnommen werden.

Was bedeutet ganztägig?

Mit ganztägig ist gemeint, dass über sechs Stunden pro Tag im Homeoffice gearbeitet wird. Eine Dauer unter sechs Stunden gilt nicht als ganztägig im Sinne der Dienstvereinbarung.

Gelten die Regelungen der alten DV Telearbeit weiterhin für mich, weil ich noch eine gültige Telearbeitsvereinbarung habe?

Die DV Homeoffice hat die alte DV Telearbeit vom 03.12.2013 mit Wirkung vom 01.10.2021 ersetzt. Somit sind die Regelungen der bisherigen DV Telearbeit nicht mehr in Kraft. Dies gilt auch für den Anspruch auf kostenlose Zurverfügungstellung von Mobiliar. Die neue DV Homeoffice sieht einen solchen Anspruch nicht mehr vor. Die Ausstattung mit dem notwendigen Mobiliar hat grds. auf Kosten und Risiko der Beschäftigten zu erfolgen.
Die aus der Vergangenheit noch laufenden Teilnahmevereinbarungen gem. DV Telearbeit 2013 bleiben zwar bis zum Ende ihrer Gültigkeitsdauer bestehen. Gleichwohl besteht seit dem 01.10.2021 aber kein Anspruch mehr auf kostenlose Zurverfügungstellung von Mobiliar. Dass die alten Telearbeitsvereinbarungen noch bis zum Ende ihrer Laufzeit Gültigkeit behalten, soll unnötigen Verwaltungsaufwand vermeiden und sicherstellen, dass die auf einen bestimmten Zeitraum getroffenen zeitlichen und organisatorischen Vereinbarungen hinsichtlich der Tätigkeiten zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten Bestand haben.

Ich habe bereits eine Telearbeitsvereinbarung. Muss ich einen neuen Antrag auf Homeoffice stellen?

Nein, die bisherigen Teilnahmevereinbarungen nach der Dienstvereinbarung zur Telearbeit bleiben bis zum Ende ihrer Gültigkeitsdauer bestehen. Alternativ können die bisherigen Teilnahmevereinbarungen auf Antrag der Beschäftigten in eine Homeofficevereinbarung nach den Voraussetzungen der Dienstvereinbarung zum Homeoffice geändert werden.

Ich nehme meinen Dienst in Elternzeit Teilzeit im Umfang von 12 Stunden pro Woche auf und würde gerne vollumfänglich im Homeoffice tätig sein.

In begründeten Einzelfällen kann das Homeoffice vorübergehend und nur in Absprache mit der Führungskraft auf die vollumfängliche Wochenarbeitszeit ausgeweitet werden. Bitte setzen Sie sich für weitere Fragen mit Ihrer Personalsachbearbeitung in Verbindung.