Die Zeit im Blick prime WebSystems - Einblick ins eigene Konto

Erläuterung und Regeln zur Nutzung des GLAZ-Systems

Mit dem System prime WebSystems (PWS) haben Sie die Möglichkeit, Ihr Arbeitszeitkonto im Blick zu haben. Nimmt Ihr Bereich am sogenannten Workflow teil, können Sie hier bequem Fehlzeiten korrigieren, Urlaubsanträge stellen etc.

Einblick ins eigene Konto

Zugang zu Ihrem persönlichen Gleitzeitkonto erhalten Sie über die Seite https://campus.uni-due.de/primeweb/saml/login. Sie gelangen zunächst auf die Shibboleth-Seite, wo Sie sich wie üblich mit Ihrer Uni-Kennung und dem zugehörigen Passwort anmelden.

Einige Beschäftigte haben mehrere Uni-Kennungen. In PWS ist in solchen Fällen die Hauptkennung hinterlegt worden. Versuchen Sie den Login mit Ihrer Hauptkennung. Danach sehen Sie die vertraute PWS-Maske.

Sollten Sie Probleme mit dem Zugang zu Ihrem Arbeitszeitkonto haben, wenden Sie sich bitte an die/den zuständige*n Sachbearbeiter*in des Dezernats Personal & Organisation.

 

Nachfolgend finden Sie verschiedene Erläuterungen zur Nutzung des Systems sowie die Buchungsregeln. Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die/den zuständige*n dezentrale*n Gleitzeitsachbearbeiter*in.

Nutzung der Zeiterfassungsterminals

An Tagen, an denen Sie in Präsenz an Ihrem Dienstort arbeiten, ist das Ihrem Einsatzort nächstgelegene Zeiterfassungsterminal für das Buchen der Arbeitszeiten zu nutzen (s. § 6 Abs. 1 der DV-GLAZ für Ihren Bereich).

Eine Ausnahme gilt nur für Mitarbeiter*innen, die in Außenliegenschaften arbeiten, in denen es keine Zeiterfassungsterminals gibt.

Wie ist zu buchen?

Halten Sie Ihren für die elektronische Zeiterfassung freigeschalteten Dienstausweis vor das Zeiterfassungsterminal. Bis 10:59 Uhr wird automatisch eine „Kommen“-Buchung, ab 11:00 Uhr eine „Gehen“-Buchung ausgelöst.

Um eine Buchung auszulösen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die gewünschte Buchungsart.
2. Halten Sie Ihren Dienstausweis vor das Zeiterfassungsterminal.

Sollten Sie beispielsweise nach 11:00 Uhr die Arbeit aufnehmen, müssen Sie zunächst die Voreinstellung (Gehen-Buchung) durch Drücken der grünen Taste auf die Kommen-Buchung umstellen.

Wo finde ich die Zeiterfassungsterminals?

Die Zeiterfassungsterminals befinden sich grundsätzlich im Eingangsbereich der Gebäude. Hier finden Sie Lagepläne von allen relevanten Standorten der UDE:

• Campus Duisburg (pdf)
• Campus Duisburg B-Gebäude (pdf)
• Campus Essen (pdf)
• Campus Essen Schützenbahn (pdf)
• Campus Essen Weststadt-Gebäude (pdf)

Erläuterung der Tasten/Symbole der Zeiterfassungsterminals

Unten finden Sie eine Abbildung, welche die Bedeutung der jeweiligen Tasten/Symbolen der an der Hochschule eingesetzten Zeiterfassungsterminals DT 800 (oben) und DT 1100 (unten) erläutert:

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Nutzung der Online Buchung

Im Homeoffice sind für GLAZ-Teilnehmer*innen, die eine gültige Home-Office Vereinbarung besitzen, die Zeiten online über prime WebSystem zu buchen (s. §4 (5) bzw. § 4 (6) Dienstvereinbarungen zum Home-Office an der UDE).

Pausen müssen nicht gebucht werden, solange Sie den „Arbeitsplatz“ nicht verlassen und die Pause nicht länger als die rechtlich vorgeschriebene Pausenzeit dauert. Weitere Hinweise hierzu finden Sie im Abschnitt „Pause“.

Wie ist zu buchen?

Sofern für Sie die Möglichkeit der Online-Buchung über Ihr Gleitzeitkonto eingerichtet wurde, finden Sie nach dem Einloggen in das prime WebSystem den Menüpunkt am oberen Rand der Seite.

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Nach dem Auswählen des Menüpunkts erscheint folgende Ansicht:

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In dem weiß hinterlegten Kästchen sehen Sie stets das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit sowie die ausgewählte Buchungsart. Die Buchungsart können Sie durch Auswahl der darunter aufgeführten vier Symbole ändern. Dabei haben die Symbole folgende Bedeutung:​

Um eine Buchung auszulösen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die gewünschte Buchungsart.
2. Wählen Sie „Buchen“, um die Buchung zu speichern.

 

Nachholung einer Buchung

Für Workflowteilnehmer*innen:

Wählen Sie unter dem Reiter „Workflow“ die Option „Buchen“

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Wählen Sie unter Buchungsart „Kommen, G“, wenn Sie vergessen haben sich einzustempeln. Wenn Sie das Ausstempeln nachtragen möchten, wählen Sie „Gehen-G“.

Tragen Sie unter „Datum“ das Datum ein, für welches Sie die Nachbuchung tätigen möchten. Unter Von (für Kommen) oder Bis (für Gehen) können Sie die gewünschte Zeit nachtragen. Unter Grund geben Sie ggf. den Grund für die fehlende Nachbuchung an.

Müssen Sie innerhalb eines Tages eine Kommen- und Gehen-Buchung nachholen, wählen Sie unter Buchungsart bitte „Kommen, G-Gehen, G“.

Zum Schluss drücken Sie bitte auf „Speichern“.

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Für nicht am Workflow teilnehmende Mitarbeiter*innen:

Bitte füllen Sie einen Zeitkorrekturbeleg aus. Geben Sie diesen zur Unterschrift an Ihre*n Vorgesetzte*n und händigen ihn im Anschluss Ihrer/Ihrem zuständigen Gleitzeitsachberarbeiter*in aus. Den Zeitkorrekturbeleg finden Sie unter „Formulare“.

 

Beantragung von Abwesenheiten

Für Workflowteilnehmer*innen:

Wählen Sie im Menü unter dem Reiter „Workflow“ die Option „Fehlzeit“ aus.

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Wählen Sie die gewünschte Fehlzeit z.B. „Urlaub“ aus.

Tragen Sie unter „von Datum“ bzw. „bis Datum“ ein, für welchen Zeitraum Sie die Fehlzeit beantragen. Unter Grund können Sie selbigen angeben.

Unter Fachvertreter*in geben Sie bitte die Person an, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt.

Dann speichern Sie bitte Ihre Angaben, so dass der Antrag an Ihre Vertretung und im Anschluss an Ihre*n Vorgesetzte*n weitergeleitet werden kann.

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Für nicht am Workflow teilnehmende Mitarbeiter*innen:

Bitte füllen Sie den „Antrag auf Erholungsurlaub (Sonderurlaub, Arbeitsbefreiung, Freizeitausgleich)“ aus. Geben Sie diesen zur Unterschrift an Ihre*n Vorgesetzte*n und händigen ihn im Anschluss Ihrer/Ihrem zuständigen Gleitzeitsachberarbeiter*in aus. Den „Antrag auf Erholungsurlaub (Sonderurlaub, Arbeitsbefreiung, Freizeitausgleich)“ finden Sie unter „Formulare“.

Anträge „löschen"

Falls Sie aus unvorhersehbaren Gründen Ihre Urlaubspläne ändern müssen, sollten Sie das Gespräch mit Ihrem bzw. Ihrer Vorgesetzten suchen. Es besteht jedoch kein Rechtsanspruch, dass Sie einen bereits genehmigten Urlaub Ihrerseits einseitig stornieren können.

Für Workflow teilnehmende Mitarbeiter*innen:

Sollte der Antrag durch die/den Vorgesetzte*n bereits genehmigt worden sein, können Sie nach Absprache mit dieser/diesem das Löschen des Urlaubs über den Workflow beantragen. Die/der Vorgesetzte kann die Löschung genehmigen. Sollte der Löschung nicht zugestimmt werden, hat der gestellte Antrag (z.B. der Urlaub) Bestand.

Wählen Sie unter dem Reiter „Workflow“ die Option „Fehlzeit“.

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Wählen Sie unter Fehlzeit „Löschen G“ aus.

Tragen Sie unter „von Datum“ bzw. „bis Datum“ die Daten ein, die Sie löschen möchten. Unter Grund können Sie selbigen angeben.

Dann speichern Sie bitte Ihre Angaben, so dass ihr Antrag an Ihre*n Vorgesetzte*n weitergeleitet wird.

Ist der Antrag bisher nicht genehmigt, kann er einseitig durch Sie zurückgenommen werden. Hierfür wählen Sie unter Workflow die Option „Anträge anzeigen“.

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In der Übersicht wählen Sie den Antrag aus, den Sie löschen möchten und bestätigen dann über „Löschen“.

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Für nicht am Workflow teilnehmende Mitarbeiter*innen

Bitte besprechen Sie Ihren Wunsch auf Löschung des Urlaubs mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten. Sofern diese*r zustimmt, senden Sie eine E-Mail an die/den zuständige*n Gleichzeitsachbearbeiter*in  und nehmen Ihre*n Vorgesetzte*n in Cc.

 

Status von Workflow-Anträgen

Den Status Ihrer gestellten Workflow-Anträge können Sie unter dem Reiter „Workflow“ über die Option „Anträge anzeigen“ einsehen.​

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Unter dem entsprechenden Antrag klicken Sie in der Spalte „Status“ auf „Antrag gestellt“ o.ä. und können anschließend in einem sich neu öffnenden Fenster sehen, wem der Antrag vorliegt oder vorgelegen hat.​​

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Genehmigung von Workflow-Anträgen als Vertreter*in oder Vorgesetzte*r

Für am Workflow teilnehmende Mitarbeiter*innen:

Unter dem Reiter „Vorgesetzte/r“ und der Option „Anträge bearbeiten“ finden Sie Anträge, die Sie je nach Funktion als Vertreter*in oder Vorgesetzte*r annehmen bzw. genehmigen können.

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Sie wählen den entsprechenden Antrag aus und können auf diesen entweder durch „Annehmen“ oder „Ablehnen“ antworten. Bitte beachten Sie, dass bei Ablehnung eines Urlaubs durch Vorgesetzte die Beteiligung des Personalrates erforderlich ist. Kontaktieren Sie bitte vor der Ablehnung im System die/den zuständige*n Sachbearbeiter*in des Dezernats Personal & Organisation.

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Pausen

Wenn Sie die Pause auf dem Campus verbringen und die Pausenzeit von 30 Minuten (nach 6 Stunden Arbeitszeit) bzw. 45 Minuten (nach 9 Stunden Arbeitszeit) nicht überschreiten, muss die Pause nicht gesondert am Zeiterfassungsterminal gebucht werden.

Sollten Sie den Campus allerdings verlassen oder die Pausenzeit von 30 Minuten bzw. 45 Minuten (ab 9 Stunden Arbeitszeit am Tag) überschreiten, buchen Sie sich bitte zu Beginn der Pause aus und nach der Pause wieder ein.

Wie ist eine Pause zu buchen?

Den Beginn der Pause buchen Sie über die „Gehen“-Buchung, das Ende der Pause wird über die Kommen-Buchung gebucht. Zu buchen ist an Tagen in Präsenz am Zeiterfassungsterminal und im Home-Office über die Online-Buchungsfunktion in PWS.

 

Vorzeitiges Dienstende wegen Erkrankung

Bitte teilen Sie Ihrer/Ihrem Vorgesetzten mit, dass Sie die Arbeit auf Grund von Krankheit für den Tag niederlegen müssen.

Sie buchen sich an diesem Tag nicht aus. Nach Ihrer Rückkehr beantragen Sie über den Workflow mit der Fehlzeit „krank nach Hause“ bzw. über den Zeitkorrekturbeleg über Nr. 4 „vorzeitiges Dienstende wegen Erkrankung“ die Gutschrift Ihrer Sollarbeitszeit.

Sollten Sie sich versehentlich ausgebucht haben, kontaktieren Sie bitte Ihre*n zuständige*n Gleitzeitsachbearbeiter*in, damit diese Buchung gelöscht werden kann. Nur so kann die korrekte Gutschrift Ihrer Sollarbeitszeit erfolgen.

Workflowteilnehmer*innen finden bei Bedarf eine genaue Erläuterung unter dem Punkt „Beantragung von Abwesenheiten“.

 

Dienstgang

Von einem Dienstgang spricht man, wenn Sie einen dienstlichen Termin außerhalb Ihrer Dienststelle haben.

Sollten Sie den Dienstgang von Ihrer Dienststelle aus oder aus dem Homeoffice beginnen, buchen Sie sich über „Dienstgang gehen“ entsprechend aus. Wenn Sie an Ihren Dienstort oder ins Homeoffice zurückkehren, buchen Sie sich über „Dienstgang Kommen“ erneut ein. Damit beenden Sie Ihren Dienstgang.

Wenn Sie direkt oder später am Tag Ihre Arbeit beenden, ist in jedem Fall eine zusätzliche „Gehen“-Buchung erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass zu jeder „Kommen“-Buchung eine „Gehen“-Buchung als Gegenbuchung erforderlich ist, da das System andernfalls Ihre Zeit nicht genau erfassen kann.

 

Interne und Online Fortbildungen

Sie nehmen an einer Fortbildung teil, die an einem der Standorte der Universität Duisburg-Essen stattfindet oder die remote im Homeoffice durchgeführt werden kann.

Für interne Fortbildungen gelten die Buchungsregeln für die Nutzung der Zeiterfassungsterminals bzw. der Online-Buchung (s.o.).

 

Externe Fortbildung / Dienstreise

Sie nehmen an einer Fortbildung teil, die außerhalb der Standorte der Universität Duisburg-Essen stattfindet. Für Dienstreisen gelten die folgenden Regeln und Anweisungen gleichermaßen.

Bei einer externen Fortbildung / Dienstreise holen Sie die Buchung(en) nach Beendigung und unter Beachtung der nachfolgenden Hinweise nach.

 

Bei Unterschreiten der durchschnittlichen, regulären Arbeitszeit

Für den Fall, dass Sie an einem Tag der externen Fortbildung oder Dienstreise Ihre durchschnittliche Arbeitszeit unterschreiten, können Sie eine „externe Fortbildung“ buchen. In dem Fall wird Ihnen Ihre Sollarbeitszeit für diesen Arbeitstag gutgeschrieben.

Für am Workflow teilnehmende Mitarbeiter*innen:

Wählen Sie unter dem Reiter „Workflow“ die Option „Fehlzeit“ und als Fehlzeitgrund „Fortbildung extern“ aus. Sie finden bei Bedarf eine genaue Erläuterung unter dem Punkt „Beantragung von Abwesenheiten“.

Für nicht am Workflow teilnehmende Mitarbeiter*innen:

Bitte füllen Sie einen Korrekturbeleg (zu finden unter dem Menüpunkt „Formulare“) aus. Geben Sie diesen zur Unterschrift an Ihre/Ihren Vorgesetzte*n und händigen ihn im Anschluss Ihrer*m zuständigen Gleitzeitsachbearbeiter*in aus. Den Zeitkorrekturbeleg finden Sie unter Formulare.

 

Bei Überschreiten der durchschnittlichen, regulären Arbeitszeit

Für am Workflow teilnehmende Mitarbeiter*innen:

Damit Ihnen die gesamte Zeit der Dienstreise / Fortbildung angerechnet wird, können Sie hier die genauen Zeiten inkl. der Reisezeit angeben. Wie Sie dies vornehmen können, wird unter „Nachholen einer Buchung“ erläutert. Genauere Informationen dazu, welche Zeiten als Dienstzeiten anerkannt werden können, finden Sie in der für Sie gültigen Dienstvereinbarung.

Sollten Sie die 10-Stunden Grenze aufgrund Ihrer Reisezeit überschreiten, informieren Sie Ihre/Ihren zuständige*n Gleitzeitsachbearbeiter*in bitte per E-Mail, so dass die Überschreitung berücksichtigt werden kann.

Für nicht am Workflow teilnehmende Mitarbeiter*innen:

Bitte füllen Sie einen Zeitkorrekturbeleg (zu finden unter dem Menüpunkt „Formulare“) aus. Geben Sie diesen zur Unterschrift an Ihre*n Vorgesetzte*n und händigen ihn im Anschluss Ihrer*m zuständigen Gleitzeitsachberarbeiter*in aus.

 

Urlaubskonto

Unter dem Reiter „Personaldaten“ und der Option „Urlaubskonten“ können Sie Ihren Urlaubsstand im Detail einsehen.

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Hier können Sie Ihren Anspruch, sowie die Anzahl der geplanten und genommenen Urlaubstage einsehen. Dies ist für das Vorjahr, das aktuelle Jahr und das Folgejahr möglich.

Wenn Sie auf den Button „Darstellung“ klicken, werden Ihnen weitere Informationen angezeigt. Unter „Übertrag Vorperiode“ finden Sie die Resturlaubstage aus dem Vorjahr, sowie in den nachfolgenden Zeilen, den daraus genommenen, geplanten oder verfallenen Resturlaub. Unter „Anspruch“ wird Ihr Urlaubsanspruch für das laufenden Urlaubsjahr aufgeführt, sowie ebenfalls in den Folgezeilen u.a. der genommene und geplante Urlaub. In der vorletzten Zeile sehen Sie Ihren gesamten Restanspruch.

Als Workflow-Teilnehmer*in sehen Sie in der letzten Zeile zudem noch die Tage, für welche die Sie einen Urlaubsantrag gestellt haben, der aber noch nicht endgenehmigt wurde.

Zusatzurlaub aufgrund einer Schwerbehinderung ist in der Spalte „SU2*“ zu finden.

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Angeordnete Mehrarbeit/Überstunden

Mehrarbeit/Überstunden müssen vorab bei dem Sachgebiet Personalangelegenheiten des wiss. Mittelbaus & der Beschäftigten in Technik und Verwaltung über das Formular „Antrag auf Anordnung von Überstunden“ beantragt und genehmigt werden, damit die Möglichkeit besteht diese auf ein Sonderkonto umbuchen zu lassen. Dieses Sonderkonto ist von der jährlichen Kappung ausgenommen.

Die umgebuchten Stunden finden Sie in der Lohnkontentabelle in der Zeile „Mehrarbeit, 1000“ unter der Spalte „Monat“

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Wegezeit bei Dienstbeginn/-ende am anderen Campus

Für die Anrechnung der Wegezeit zum "anderen" Campus besteht die Möglichkeit der automatischen Anrechnung. Dazu füllen Sie bitte das Formular "Automatische Wegezeitanrechnung" vollständig aus und senden es nach Unterschrift  Ihrer/Ihres Vorgesetzten an Ihren/Ihre zuständige*n Gleitzeitsachbearbeiter*in im Dezernat Personal und Organisation.