Die Basis für eine breite Beteiligung der Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung (MTV) legte eine Umfrage im September 2020, die alle Beschäftigten um ihre Einschätzung der besonderen Situation und der aktuellen Anforderungen bat. Der Fokus der Umfrage lag auf der Arbeit im Homeoffice, insbesondere auf Aspekten der Zusammenarbeit sowie der Nutzung digitaler Kommunikationsmittel. Die Ergebnisse dieser Befragung (Download PDF) stellen im weiteren Verlauf des Prozesses „Zukunft der Arbeit“ einen „Kompass“ dar und sind gemeinsam mit den Ergebnissen der bisherigen Workshops in die Entwicklung von zwölf Thesen eingeflossen, die als Zieldefinition und Arbeitsaufträge dienen.

Dreizehn Thesen zur Zukunft der Arbeit an der UDE

1. Wir brauchen funktionierende Regelungen zur Arbeit im Homeoffice.

Homeoffice meint bei uns in der Universitätsverwaltung alternierende Telearbeit und mobiles Arbeiten. Zur Telearbeit liegen bereits Regelungen in Form einer Dienstvereinbarung vor, die unter dem Eindruck der bisherigen Erfahrungen und insbesondere den in der Corona-Pandemie gewonnenen Erkenntnissen aktualisiert werden muss. Zusätzlich bedarf es einer Dienstvereinbarung zur mobilen Arbeit.

2. Wir brauchen eine standardisierte und flexible Arbeitsplatzausstattung.

Die Büro-Arbeitsplätze in unseren Verwaltungsgebäuden sind weitgehend standardisiert. Auch in der „Dienstvereinbarung zur Telearbeit an der Universität Duisburg-Essen“ sind Maßgaben für die Ausstattung des Arbeitsplatzes definiert. Unbeachtet geblieben sind jedoch bislang die Anforderungen für die virtuelle Kommunikation. Die Arbeitsplatzgestaltung muss den Anforderungen der veränderten Arbeitsbedingungen gerecht werden. In diesem Rahmen werden auch die Vor- und Nachteile neuer Bürokonzepte geprüft werden, die stärker dem heutigen Arbeitsleben entsprechen. Es muss zudem festgelegt werden, welche Standards ein Arbeitsplatz beim flexibel genutzten mobilen Arbeiten erfüllen muss. Dabei wird die Gesunderhaltung des Arbeitsplatzes genauso in den Blick genommen wie eine kosteneffiziente Gestaltung und die Diversität der persönlichen Wohnverhältnisse.

3. Wir brauchen neue Raumkonzepte.

In unserer Verwaltung gibt es einen ausgeprägten Raummangel. Durch das verstärkte Arbeiten im Homeoffice sind die Beschäftigten seltener an ihrem Arbeitsplatz an der Universität. Es muss geprüft werden, wie dadurch und durch das Ausprobieren neuer Bürokonzepte Synergieeffekte entstehen können. Die Notwendigkeit von Spiegelbüros muss in diesem Zusammenhang ebenfalls geprüft werden. Zugleich bedarf es neuer Raumkonzepte, zum Beispiel individuelle und flexible Workspaces und mehr spezielle Kommunikations- und Besprechungsräume, um kollaboratives Arbeiten zu fördern.

4. Wir brauchen eine stärker prozessorientierte Verwaltung.

Gut strukturierte und möglichst medienbruchfreie Prozesse sind eine notwendige Bedingung für die Digitalisierung. Durch sie kann die Kundenperspektive stärker Beachtung finden, eine Arbeitserleichterung auf Ebene der Sachbearbeitung eintreten und auch die Aufgabenerfüllung im Homeoffice wird dadurch erleichtert. Damit dies gelingt, bedarf es einer umfassenden Analyse und Optimierung unserer Prozesse im Rahmen des Prozessmanagements und einer Stärkung des Prozessdenkens bei den Beschäftigten.

5. Wir brauchen eine stärker projektorientierte Verwaltung.

Die Arbeit in Projekten nimmt immer mehr zu. Auch die Digitalisierung erfordert verstärkt Projektarbeit und eine Zusammenarbeit über bestehende organisatorische Strukturen hinaus. Für eine projektorientierte Verwaltung brauchen wir einen modernen Projektmanagementstandard, eine breite Qualifikation in der Belegschaft dazu sowie eine die Projektarbeit koordinierende Stelle.

6. Wir brauchen eine Überprüfung unserer Führungsleitsätze.

Die Führungsleitsätze unserer Verwaltung wurden zuletzt 2010 überarbeitet. Die Arbeitswelt hat sich in den letzten zehn Jahren stark verändert, was durch die Corona-Pandemie und die Digitalisierung zusätzlich verstärkt wird. Wir müssen mit unseren Führungskräften prüfen, ob die vorhandenen Führungsleitsätze noch in die Zeit passen und sie dann ggf. aktualisieren oder neu entwickeln.

7. Wir brauchen eine noch stärkere Verankerung der Führungsleitsätze in unserem Arbeitsalltag.

Neben einer Überprüfung unserer Führungsleitsätze müssen wir analysieren, wie stark die Führungsleitsätze das Handeln in der Universitätsverwaltung anleiten. Ziel ist, die Führungsleitsätze im Arbeitsalltag der Führungskräfte und der Beschäftigten noch stärker zu verankern.

8. Wir brauchen ein neues Verständnis unserer Leistungsindikatoren.

Die Arbeitsleistung im Homeoffice ist nach den im Rahmen der Umfrage geäußerten Einschätzungen oftmals genauso gut wie am Arbeitsplatz an der Universität. Dennoch darf nicht unterschätzt werden, dass die Anwesenheit im Büro zumindest unbewusst immer noch ein Leistungsindikator ist. Mit den Führungskräften wird reflektiert, wie damit umgegangen werden kann, welche Bedeutung Leistungsindikatoren im Homeoffice haben und welche Fürsorgepflichten Vorgesetzte dort weiterhin haben. Dabei wird insbesondere die mögliche Entgrenzung der Arbeit im Homeoffice betrachtet.

9. Wir brauchen eine Überprüfung unserer Regelkommunikation.

Mails, Telefonate, Feedbackgespräche, Jour fixe und weitere Formate der Regelkommunikation gestalten unseren Arbeitsalltag und ermöglichen die Zusammenarbeit und die Umsetzung von Arbeitsaufträgen. Aber manchmal fragen wir uns dennoch „War diese Sitzung wirklich effektiv?“, „Warum habe ich diese Mail CC erhalten?“ oder „Wo in dieser E-Mail-Flut wurde mir noch der Termin mit Herrn Müller genannt?“ Wir wollen daher prüfen, wo es beim Einsatz der unterschiedlichen Kommunikationsformen und bei der Dokumentation des Austausches Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Die Umfrage macht deutlich, dass Luft nach oben besteht.

10. Wir brauchen neue Formate für den informellen Austausch.

Starke Teams sind die Basis der Arbeitserledigung in unserer Verwaltung. Die gemeinsame Kaffeepause, der Austausch auf dem Flur und der Besuch im Nachbarbüro, all dies, das zeigt die Umfrage deutlich, wird durch ein stärker dezentrales Arbeiten erschwert. Wir wollen daher neue Formate für den informellen Austausch ausprobieren, zum Beispiel Teeküchen 4.0 oder gemeinsame virtuelle Mittagspausen und dann konzeptionelle Ideen entwickeln.

11. Wir brauchen eine telefonische Erreichbarkeit unabhängig vom Arbeitsort.

Telefonische Erreichbarkeit ist für den Arbeitsalltag in unserer Verwaltung essenziell und muss unabhängig vom Arbeitsort sichergestellt sein. Das ZIM wird unter Einbindung der Nutzenden eine technische Lösung bereitstellen, die dies gewährleistet und zugleich eine Vermischung von Arbeits- und Freizeit verhindert. Zusätzlich braucht es eine Übersicht der Erreichbarkeit.

12. Wir brauchen ein definiertes Set an Tools zum virtuellen Austausch und zum kooperativen Arbeiten.

An unserer Universität gibt es viele Tools zum virtuellen Austausch und zum kooperativen Arbeiten. Diese sind jedoch nicht durchgängig bekannt und werden unterschiedlich genutzt. Um universitätsübergreifend kommunizieren zu können, ist es sinnvoll, sich auf wenige Tools zu beschränken, die allen bekannt sind und regelmäßig genutzt werden. Wir brauchen daher Standardtools, zum Beispiel beim Instant Messaging, bei Videokonferenzen, bei Speichersystemen und Kooperationstool und werden zu diesen flächendeckende Kompetenzen in der Belegschaft schaffen, zum Beispiel durch Nutzungsanweisungen und Schulungen.

13. Wir brauchen eine noch bessere interne Leitungskommunikation.

Die Hochschulleitung und die Verwaltung brauchen Kanäle, um Mitteilungen direkt an die Beschäftigten zu kommunizieren Informationen werden zu oft per E Mail weitergegeben In Zusammenarbeit mit der Stabsstelle des Rektorats werden Verbesserungsmöglichkeiten im Rahmen einer Kommunikations strategie entwickelt, zum Beispiel die Einrichtung eines ‚ und ein Newsletter für Beschäftigte Virtuelle Formate mit der Möglichkeit der direkten Ansprache der Hochschulleitung werden weiter etabliert.