​

​Das zentrale Bibliotheksmanagementsystem der UB verwaltet die gedruckten und elektronischen Bestände, Nutzerdaten, Aus- und Fernleihen, Vormerkungen, Bestellungen, Rechnungen und Etats.

In 2017 wurde ein landesweites Konsortium gegründet, um für alle 42 wissenschaftlichen Bibliotheken in NRW und das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) ein einheitliches System zu beschaffen, das aktuelle Anforderungen, wie etwa das Management von E-Book-Paketen und E-Journals und die Zusammenarbeit im Verbund, besser erfüllt. Das Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen (MKW) finanziert das Vorhaben im Zuge der Digitalisierungsoffensive. Nach einer aufwändigen, EU-weiten Ausschreibung fiel der Zuschlag im September 2019 an die Firma Ex Libris und das cloudbasierte System „Alma“. Die UB Duisburg-Essen ist nun im Rahmen des Projektes „GO:AL - Go to Alma“ als eine von sechs Bibliotheken der sogenannten 'ersten Welle' im April 2021 auf Alma umgestiegen. Dem Umstieg gingen aufwändige Implementierungs- und Migrationsarbeiten über mehr als ein Jahr voran. Durch die Corona-Pandemie mussten sich das Projektteam und die zahlreichen Arbeitsgruppen auf lokaler und Verbundebene sehr schnell auf eine rein digitale Zusammenarbeit über Videokonferenzsysteme, E-Mail und Kollaborationsplattformen umstellen. Auch Schulungen fanden über Video-Trainings und Online-Zertifizierungen statt. Dennoch ist es uns gelungen, den Zeitplan des Projektrahmens zu halten und als erste UB im Land NRW den Produktivbetrieb wiederaufzunehmen.

Mit dem Wechsel in die Cloud konnte die UB ihre für das Vorgängersystem „Aleph“ betriebenen lokalen Server aufgeben. Bei Alma als „Software as a Service“ werden Updates und neue Funktionalitäten nun einmal monatlich für alle Instanzen weltweit ausgerollt. Ein Testsystem („Sandbox“) bietet mit zwei Wochen Vorlauf die Möglichkeit, sich damit vertraut zu machen. Der direkte Zugriff auf ein lokal betriebenes System und die zugrundeliegende Datenbank ist nicht mehr gegeben. Stattdessen bietet nun eine REST API die Möglichkeit, Drittsysteme wie SAP und Eigenentwicklungen wie MyUDE anzubinden. Über „Web Hooks“ kann Alma zudem externe Systeme bei Datenänderungen benachrichtigen.

Das Projekt wurde von der AG Datenschutz und IT-Sicherheit begleitet, der mehrere Datenschutzbeauftragte beteiligter Hochschulen angehörten. Das System wird DSGVO-konform auf einer zertifizierten Server-Infrastruktur in Amsterdam und Frankfurt betrieben. Durch den Wechsel auf Shibboleth konnte die Passwortsicherheit in unserem Katalog Primo und bei der Fernleihe verbessert werden. Auch die Erstregistrierung als Nutzer der UB erfolgt per Login via Shibboleth, so dass Art und Umfang der übertragenen Daten transparent sind.

Auch für die UB-Nutzer:innen hat sich einiges geändert. Statt gedruckter Quittungen verschickt Alma nun E-Mails, zudem eine monatliche „Kontoübersicht“. Für die Authentifizierung an Selbstverbuchungsgeräten vor Ort in der UB wird nun eine PIN verwendet. E-Books stehen schneller zur Verfügung. Änderungen an Titeldaten sind schon nach max. 15 Minuten im Katalog
sichtbar. Leihfristen können auf bis zu ein Jahr verlängert werden.

Alma unterstützt mit einem Zonenkonzept die Zusammenarbeit auf Verbund-(„network zone“) und internationaler Ebene („community zone“). Mit dem Umstieg aller Bibliotheken in NRW bis Ende 2023 werden sich erhebliche Synergieeffekte einstellen. Geschäftsgänge werden stetig verbessert, externe Systeme stärker integriert, mit dem Ziel, noch bessere und schnellere Services für Forschung und Lehre zu bieten.