Damit Daten nicht in unbefugte Hände geraten, müssen Daten sicher gelöscht oder Datenträger sicher vernichtet werden. Die datenschutzgerechte und sichere Vernichtung von Datenträgern ist in der DIN 66399 beschrieben.

Was gehört zur Datenträgervernichtung?

Alle Datenträger, die vertrauliche, personenbezogene und/oder sensible Daten enthalten, sofern keine Aufbewahrungsverpflichtung besteht und der Zweck, für den die Daten ursprüng­lich erfasst wurden, nicht mehr vorliegt.

Hinweis: Informationen über die Aufbewahrungsfristen und über die Aussonderungs- und Vernichtungs­modalitäten für universitäres Schriftgut finden Sie in den Richtlinien über Auf­bewah­rung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen der Universität Duisburg-Essen.

Was gehört nicht zur Datenträgervernichtung?

Alle Abfälle, die nicht dem Datenschutz unterliegen, z. B. Bücher, Kataloge, Zeitschriften, Bro­schü­ren, Kartonagen.

Wie kann ich Datenträger entsorgen/vernichten?

Kleine Mengen Akten, ohne sensiblen oder besonders schutzbedürftigem Inhalt, können über einen geeigneten Shredder vernichtet werden. Die Akten sollten dabei möglichst, vor dem Shreddern, mit anderem Schriftgut durchmengt werden.

Bei der Entsorgung elektronischer Datenträger (z. B. Festplatten, Memory Sticks, Disketten, CDs, DVDs, Magnetbänder oder anderer Datenträger) ist sicherzustellen, dass die Daten nicht mehr lesbar sind. Dazu existieren entsprechende Programme. Verantwortlich zur Entfernung der Daten sind die einzelnen Organisationseinheiten. Nur dort ist bekannt, welche Daten wo existieren und welche Daten entfernt werden müssen. Im Zweifel sollten elektronischer Datenträger immer sicher gelöscht werden. Informationen zum sicheren Löschen von Daten finden Sie beim Datenschutzbeauftragten der UDE.

An der UDE können folgende Möglichkeiten zur Datenträgervernichtung genutzt werden:

• Für die Entsorgung größerer Mengen Akten werden geschlossene und verschließbare Sicherheitsbehälter zur Verfügung gestellt. Die Behälter können über die Stabsstelle A&U angefordert werden. Die Anforderung oder Abholung von Sicherheitsbehältern wird von der Stabsstelle A&U an ein beauftragtes Entsorgungsunternehmen weitergeleitet. Anschließend wird sich das Entsorgungsunternehmen zur Terminabsprache bei der anfordernden Stelle melden.
  Hinweis: Die Sicherheitsbehälter dürfen nur in verschlossenen Räumen aufgestellt werden. Eine Aufstellung in Fluren oder allgemein zugänglichen Bereichen ist aus Sicherheitsgründen unzulässig. 
• Am Entsorgungslager MF und am Entsorgungshof S08 befinden sich verschlossene Sicherheitsbehälter. Dort können zu den Öffnungszeiten Akten in kleinen Stapeln über einen Einwurfschlitz entsorgt werden.
• Für elektronische Datenträger, die nicht elektronisch über Programme gelöscht werden können, stehen am Entsorgungslager MF und am Entsorgungshof S08 verschlossene Sicherheits¬behälter zur Datenträgervernichtung zur Verfügung.

Wie erfolgt die Vernichtung von Datenträgern?

Die Übernahme der Datenträger bzw. Sicherheitsbehälter wird mit einem Übernahmeprotokoll dokumentiert. Nach Vernichtung der Datenträger wird ein Vernichtungsprotokoll erstellt, welches bei der Stabsstelle A&U angefordert werden kann.

Hinweis: Für die Bereitstellung von geeigneten Sicherheitsbehältern und die Vernichtung von Datenträgern beauftragt die Stabsstelle A&U Unternehmen, die nach „DIN SPEC 66399 Büro- und Datentechnik – Vernichtung von Datenträgern“ zertifiziert sind. Die Auftragsverarbeitung erfolgt konform des Art. 28 EU-Datenschutz-Grundverordnung. Für die Beauftragung sind die Datenträger der Schutzklasse 2 (hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten) und Sicherheitsstufe 4 gem. DIN 66399 Teil 1 zugeordnet. Die Vernichtung erfolgt in einer externen Einrichtung. Fallen bei den Hochschuleinrichtungen Datenträger mit sehr hohem Schutzbedarf (z. B. besonders vertrauliche und geheime Daten) an, deren Vernichtung eine höhere Sicher­heitsstufe als Sicherheitsstufe 4 erfordert, kann die Vernichtung durch eine Individual­vereinbarung beauftragt werden. Eine Individualvereinbarung geht zu Lasten der Hochschuleinrichtung.

Akten nach Schutzklasse 2 werden bis zu einer Partikelgröße ≤ 320 mm² (Sicherheitsstufe P-3) geshreddert. Durch anschließendes Verwirbeln und Verpressen wird Sicherheitsstufe P-4 erreicht.

Bei der Vernichtung von Altakten entsteht der Sekundärrohstoff Altpapier; Dieses Altpapier wird zu Ballen verpresst und über einen Entsorgungsfachbetrieb zum Recycling an die Papierindustrie weitergeleitet, so dass sich der Stoffkreislauf schließt. Papp-Ordner und Büroklammern brauchen bei den Großsammelaktionen nicht aussortiert werden; Kunststoffteile (Folien, Prospekthüllen o. ä.) müssen allerdings weitestgehend entfernt werden, sie „verderben“ den Papierbrei und stören den Recyclingprozess.
Umwelttipp: Leere und defekte Aktenordner können über den Restmüll entsorgt werden. Überschüssige, gebrauchsfähige Aktenordner finden event. bei den Studierenden oder über das universitätsinterne Vermittlungsportal UDE-Kleinanzeigen Absatz.

Festplatten, optische und magnetische Datenträger nach Schutzklasse 2 werden bis zur Sicherheitsstufe F-4 / O-3 / T-4 zerkleinert.

Die Datenträgervernichtung finden Sie ebenfalls in der Entsorgungsrichtlinie beschrieben.