Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten
Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (RL 2014/55/EU) verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen der EU-Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Informationen zu Projekt und AblaufEinführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung und Archivierung
Verpflichtung für öffentliche EinrichtungenE-Rechnungsgesetz des Bundes (E-Government-Gesetz)
Mit dem E-Rechnungsgesetz des Bundes (E-Government-Gesetz) und der dazugehörigen Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO) wurden bereits 2017 die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union in nationales Recht umgesetzt. Gemäß dieses Gesetzes sind die obersten Bundesbehörden verpflichtet, ab dem 27. November 2018 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die nachgelagerten Behörden auf Bundesebene gilt jedoch diese Verpflichtung erst ab dem 27. November 2019. Als Frist für die Bundesländer und Kommunen (und somit auch für die Hochschulen) wurde April 2020 festgesetzt.
Einführung an der UDE
Vor diesem Hintergrund wurde im November 2016 das Projekt eRechnung an der Universität Duisburg-Essen gestartet, welches die Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung und digitalen Ablage zum Ziel hat. Dabei sollen nicht nur elektronisch, sondern auch in Papierform eingehende Rechnungen, sowie mittel- bis langfristig auch alle übrigen zahlungsbegründenden Unterlagen, elektronisch erfasst, bearbeitet und archiviert werden.
Die dezentrale Ressourcenverantwortung soll dadurch nicht eingeschränkt werden. Ebensowenig sollen Personalressourcen eingespart werden.
Zielsetzungen
Die Universität verspricht sich folgende Vorteile:
- Sicherstellung einer rechtskonformen Rechnungsabwicklung und Archivierung unter der Einhaltung der nationalen und europäischen Vorgaben
- Erhöhung der Transparenz im Rechnungsbearbeitungsprozess
- Einhaltung der Skontofristen und Vermeidung von Mahnkosten durch eine schnellere Durchlaufzeit der Rechnungen
- Erhöhung der Servicequalität der Finanzbuchhaltung
- Direkter und gleichzeitiger Zugriff auf die Originalbelege
