Im Rahmen der digitalen Verarbeitung ist es grundsätzlich erforderlich, dass die Rechnung Informationen enthält die erkennen lassen, welchem Bereich der Hochschule die Lieferung oder die Dienstleistung zuzuordnen ist. Hierzu müssen zukünftig eine SAP-Bestellnummer oder die dienstliche E-Mail-Adresse (<vorname.nachname>@uni-due.de) auf der Rechnung angegeben sein. Zudem müssen Rechnungen die folgende Rechnungsanschrift aufweisen:

Universität Duisburg-Essen
Zentraler Rechnungseingang
Universitätsstraße 2
45141 Essen

Die Auslösung aller Bestellungen über SAP bietet zukünftig verschiedene Vorteile. Die erforderlichen Informationen für die korrekte Rechnungsstellung werden auf dem automatisch erzeugten Formular bei der Bestellung dem Lieferanten mitgegeben. Anhand einer Bestellnummer kann die eingegangene Rechnung direkt der jeweiligen Bestellung zugeordnet werden. Sofern zur Bestellung der Wareneingang bereits bestätigt ist und keine Mengen- oder Preisabweichungen zur Bestellung vorliegen, kann diese Rechnung ohne weitere Prüfung und Freigabe durch den Fachbereich im Sachgebiet Anlagen- und Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Zur Unterstützung des Umstellungsprozesses auf Beschaffungen mit Bestellbezug via SAP werden ab Ende Januar 2020 weitere Kataloganbindungen vorgenommen. Erleichtert werden soll damit insbesondere die Erstellung von Einkaufswagen mit vielen Einzelpositionen. Durch die Kataloganbindung und damit der Übernahme der Katalogartikel in den Einkaufswagen entfällt eine zusätzliche Eingabe in SAP.

Es wird voraussichtlich noch nicht von Beginn an möglich sein alle Bestellungen in SAP zu erfassen. Insofern wird die Alternative telefonisch, per Mail, online o.ä. im Rahmen der Beschaffungsrichtlinie direkt bei Lieferanten/Dienstleistern zu bestellen (-> Direktkauf) zumindest in der Übergangszeit bestehen bleiben. In diesen Fällen ist es zukünftig aber zwingend erforderlich, dass der Auslöser des Bestellvorgangs seine dienstliche E-Mail-Adresse dem Lieferanten/Dienstleister mitteilt damit dieser sie als Identifikationsmerkmal auf seiner Rechnung angeben kann. Andernfalls ist die spätere interne Bearbeitung der Rechnung nicht möglich und diese muss leider an den Lieferanten/Dienstleister zurückgesandt werden. Ebenfalls ist es erforderlich, dass der Besteller dem Lieferanten/Dienstleister die korrekte Rechnungsanschrift mitteilt. Siehe Punkt erforderliche Zuordnungskriterien auf den Rechnungen.

Bei dieser Form der Bestellung ist zudem die durch den Rechnungsworkflow anhand einer Wareneingangsbestätigung nicht möglich. Ebenso liegt noch keine Budgetfreigabe in SAP vor. Daher ist neben der sachlichen und rechnerischen Prüfung auch die Freigabe durch die jeweiligen Kostenstellen- oder Projektverantwortlichen erforderlich, um den Prozess abzuschließen.