Hier finden Sie wichtige Informationen zu Dienstreisen & Reisekosten. Änderungen, die sich aus der Gesetzesnovellierung des Landesreisekostengesetzes im Jahr 2022 ergeben haben, wurden einbezogen.

Dieser Überblick erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Das Thema Dienstreisen unterliegt einem ständigen Wandel. Bitte informieren Sie sich daher regelmäßig vor Planung einer Dienstreise über die aktuell geltenden Regelungen.

A1-Bescheinigung / Entsendung

Für Arbeitnehmer:innen, die in Deutschland beschäftigt sind und vom Arbeitgeber vorübergehend im Ausland eingesetzt werden, sollen die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit unter bestimmten Voraussetzungen weiter gelten. Dadurch werden ein kurzfristiger und ggf. wiederholter Wechsel zwischen den Sozialsystemen verschiedener Staaten und aufwändige Verfahren bei An- und Abmeldung sowie späterer Gewährung von Leistungen vermieden.

Eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn liegt vor, wenn Beschäftigte im Rahmen eines in Deutschland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses dienstlich ins Ausland reisen. Diese Reise, muss infolge der Eigenart der Tätigkeit (z. B. Konferenzbesuch, Tagung etc.) zeitlich befristet sein.

Die Feststellung, dass die entsandte Person den deutschen Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit unterliegt, treffen die zuständigen Sozialversicherungsträger. Diese Feststellung hat der Arbeitgeber für jede Entsendung (d. h. für jede Auslandsdienstreise) beim zuständigen Sozialversicherungsträger im Voraus zu beantragen. Für die Feststellung und Prüfung ist ein Antrag auf Ausstellung einer Entsend- bzw. A1-Bescheinigung erforderlich. Hierbei sind neben den Angaben zur Person, zum Arbeitgeber und zur Vertragskonstellation auch Angaben zum ausländischen Entsendungsort, zum zeitlichen Umfang und zur Aufgabenstellung zu machen.

Warum benötige ich für meine Auslandsdienstreise eine Entsende- bzw. A1-Bescheinigung?

Das Sozialversicherungsrecht regelt, dass ein:e Arbeitnehmer:in grundsätzlich in dem Land versichert ist, in dem er/sie sein/ihre Beschäftigung ausübt (sog. Territorialprinzip).

Ausnahmen hiervon gibt es u. a. durch die sogenannte Ausstrahlung Dies bedeutet, dass Beschäftigungsverhältnisse auch dann nach den deutschen Vorschriften versicherungspflichtig bleiben, wenn sie vorübergehend im Ausland ausgeübt werden. Voraussetzungen für diese Regelung sind:

• Der/Die Arbeitnehmer*in wird im Rahmen eines in Deutschland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses ins Ausland entsandt
• Die Entsendung ist entweder durch die Eigenart der Beschäftigung (z: B. Beispiel Projekt, Kongress) oder aufgrund eines Vertrags im Voraus befristet.

Auch bei einem längerfristigen Auslandsaufenthalt muss der Wohnsitz in Deutschland bestehen bleiben, da es sich andernfalls um die Beschäftigung einer/eines „einheimischen“ Mitarbeiters*in im Ausland handelt, was sozialversicherungsrechtlich in dieser Form nicht statthaft ist.

Was ist von der/dem Reisenden vor Antritt der Auslandsdienstreise zu tun?

Damit Sie rechtzeitig vor Reiseaufnahme im Besitz einer Entsende- bzw. A1-Bescheinigung sind, kontaktieren Sie bitte frühzeitig (mindestens vier Wochen vor Reisebeginn) die Reisekostenstelle. Senden Sie hierzu bitte das sorgfältig ausgefüllte Formular, das die für die Beantragung der Entsendebescheinigung erforderlichen Angaben enthält, an die Funktionsmailadresse entsendung@uni-due.de. Bitte nennen Sie im Betreff Ihre Organisationseinheit (Fak, Zentr. wiss. Einrichtung, Dez.) Beachten Sie, dass eine Entsendebescheinigung erst beantragt werden kann, wenn ein genehmigter Dienstreiseantrag vorliegt. Die Bescheinigung wird auch für nicht gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte (i. d. R. Beamt:innen) benötigt.

Für welche Länder werden Entsende-bzw. A1-Bescheinigungen benötigt?

Für folgende Staaten werden sog. A 1-Bescheinigungen ausgestellt:

EU, Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz, Vereintes Königreich Großbritannien und Nordirland

Für Staaten, mit denen Deutschland durch ein bilaterales Entsende- oder Sozialversicherungsabkommen verbunden ist, werden spezielle Entsendebescheinigungen ausgestellt:

Albanien, Australien, Bosnien und Herzegowina, Brasilien, Chile, China (nicht Macau und Hongkong), Indien, Israel, Japan, Kanada, Korea, Kosovo, Marokko, Moldau, Montenegro, Nordmazedonien, Philippinen, Quebec, Serbien, Türkei, Tunesien, Uruguay, USA.

Für alle weiteren (sog. vertragslosen) Länder ist eine Beantragung nicht erforderlich.

Wie wird eine Entsende- bzw. A1-Bescheinigung beantragt?

Die Reisekostenstelle wird anhand Ihrer Angaben im Formular eine Entsende- bzw. A 1-Bescheinigung entweder bei Ihrer zuständigen gesetzlichen Krankenkasse oder -für Beschäftigte, die nicht gesetzlich krankenversichert sind- beim Träger der gesetzlichen Rentenversicherung anfordern. Hierfür muss ein genehmigter Dienstreiseantrag vorliegen. Sobald die Bescheinigung in der Reisekostenstelle eingegangen ist, wird sie Ihnen per E-Mail zugesandt. Sollte die Bescheinigung nicht rechtzeitig vor Reisebeginn vorliegen, nehmen Sie bitte den Antrag auf Ausstellung einer Entsende- bzw. A1 Bescheinigung mit, der Ihnen von der Reisekostenstelle zugesandt werden kann.

Die Entsendebescheinigung ist auf Verlangen der zuständigen ausländischen Behörde vorzuzeigen.

Ich bin häufiger in den gleichen Ländern unterwegs, muss für jede Auslandsreise eine separate Bescheinigung beantragt werden?

Für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat (= EU, Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz, Vereintes Königreich Großbritannien und Nordirland) beruflich tätig sind, kann eine A1-Bescheinigung für die Dauer von bis zu 5 Jahren für alle Mitgliedstaaten ausgestellt werden, in denen die Erwerbstätigkeit gewöhnlich ausgeübt wird.

Als gewöhnlich in zwei oder mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätig gelten Sie, sofern Sie Ihre Beschäftigung regelmäßig wiederkehrend an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal in mehr als einem Staat ausüben.

Trifft dies zu, kann unabhängig vom einzelnen Einsatz eine längerfristige A1-Bescheinigung für die Mitgliedstaaten ausgestellt werden, in denen Sie gewöhnlich eingesetzt werden. Eine pauschale Ausstellung für sämtliche Mitgliedstaaten ist somit nicht möglich.

Ergänzen Sie bitte dafür Ziffer 1, 2 und 4 des Formulars GME1 und senden Sie dieses frühzeitig (mindestens zwei Monate vor Reisebeginn) an die Funktionsmailadresse entsendung@uni-due.de. Eine Unterschrift Ihrerseits ist nicht erforderlich, da das Antragsverfahren elektronisch erfolgt.

Für die Prüfung der Voraussetzungen und die Ausstellung der A1-Bescheinigung ist die DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung-Ausland) in Bonn zuständig. Aus diesem Grund ist die frühzeitige Beantragung erforderlich.

Wo finde ich weitergehende Informationen?

Nähere Angaben zum Thema Entsendung sind u. a. bei der DVKA zu finden.

 

 

Abrechnung der Reisekosten

Die Abrechnung von Reisekosten erfolgt ebenso wie die Beantragung und Genehmigung Ihrer Dienstreise über das SAP-Portal.

Nach erfolgreicher Abrechnung der Reisekosten laden Sie bitte die Belege über die entstandenen Aufwendungen in Ihrer Reise als Anlage hoch. Die elektroni­sche Belegvorlage ersetzt jedoch nicht die Pflicht zur Aufbewahrung der Original­belege. Diese sind bei Stichproben- oder Anlassprüfungen auf Verlangen im Original vorzulegen.

Zu den einzureichenden Belegen zählen unter anderem:

• die Belege der Beförderungskosten,
• die Belege der Unterkunft,
• die Belege für Nebenkosten
• reisebegründende Unterlagen
• die Genehmigung der Dienstreise oder die Abordnung, sofern die Dienstreise nicht im Portal beantragt wurde.
• bei Flugreisen: Flugplan, aus dem alle Abflug- und Ankunftszeiten ersichtlich sind

Bei mehrtägigen Dienstreisen wird zusätzlich die reisebegründende Unterlage, aus der Beginn und Ende des Dienstgeschäfts hervorgeht (Programm, Einladung etc.), benötigt.

Ausnahme von der elektronischen Belegvorlage:

Belege von Dienstreisen, die im Rahmen eines EU-Projekts finanziert werden (PSP-Element an 10. Stelle eine 1 oder 2), müssen weiterhin in Papierform eingereicht werden. Bitte senden Sie dazu die Originalbelege sowie eine Kopie an die zuständige Reiskostensachbearbeiterin mit einem Vermerk, dass die Reise über ein EU-Projekt abgerechnet wird.

Zur Beschleunigung der Prüfung und Auszahlung bitten wir um vollständige und schlüssige Angaben in der Reisekostenabrechnung.

Für weitergehende Informationen und detaillierte Anweisungen zum gesamten Beantragungs- und Genehmigungsverfahren lohnt sich ein Blick in die Tutorials sowie Anleitungen das Handbuch.

Allgemeine Dienstreisegenehmigung

Für die Erledigung von gleichartigen Dienstgeschäften innerhalb eines zu bestimmenden räumlichen Bereichs kann Ihnen die Reisekostenstelle eine allgemeine Dienstreisegenehmigung ausstellen. So kann beispielsweise im Rahmen eines Projektes, bei dem Sie regelmäßig ein oder mehrere Ziele (z. B. Baustelle, Schule, Firma, bestimmte Stadt) aufsuchen, eine allgemeine Dienstreisegenehmigung erteilt werden.

Senden Sie bitte hierzu einen Antrag (Formular: „Antrag auf Erteilung einer allgemeinen Dienstreisegenehmigung“) an die Reisekostenstelle.

Wünschen Sie eine allgemeine Dienstreisegenehmigung, die nur dem unfallfürsorgerechtlichen Schutz dient, benötigen wir keine Angabe der Kostenstelle. Bitte leiten Sie uns Ihren Antrag auf Erteilung einer allgemeinen Dienstreisegenehmigung auf dem Dienstweg zu.

Wichtig: Allgemeine Dienstreisegenehmigungen werden nicht rückwirkend ausgestellt. Solange Sie von der Reisekostenstelle keine allgemeine Dienstreisegenehmigung erhalten haben, müssen Sie auf gewohntem Wege eine Dienstreisegenehmigung beantragen.

American-Express Corporate-Card (Amex-Karte)

Alle hauptberuflichen Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, eine persönliche kostenlose Amex-Karte zu erwerben. Die Karte ist vorwiegend für den dienstlichen Gebrauch - insbesondere zur Begleichung von Reisekosten - gedacht; sie kann jedoch auch für private Zwecke eingesetzt werden. Die Amex-Karte zeichnet sich insbesondere durch das - gegenüber üblichen Kreditkarten - um mindestens 28 Tage verzögerte Zahlungsziel aus.

Die Vorzüge der American Express Corporate Card:

• Monatsrechnung mit mindestens 28 Tagen Zahlungsziel ab Rechnungsdatum
• Kein Ausgabenlimit
• Versicherung für Gepäck und persönliches Eigentum bis zu 5.000 € je Reise (max. 750 € je Gegenstand
• Verkehrsmittelunfallversicherung bis zu 570.000 €
• Dienstreise-Unfallversicherung bis zu 350.000 €
• Auslandsreisekrankenversicherung bis zu 2 Millionen € (Rücktransport/Rückführung inklusive)
• Global Assist - weltweiter, deutschsprachiger Informationsdienst, der Hilfestellung 24 Stunden am Tag bietet
• Bargeldbezug an Geldautomaten
• Kontozugriff per App und/oder am PC.

Genaueres können Sie dem Preis- und Leistungsverzeichnis und den Mitgliedschaftsbedingungenentnehmen.

Wichtige Erklärung zu Seite 2 (Abschnitt "Kartengebühren" des Preis- und Leistungsverzeichnisses): Die zwischen Amex und der Hochschule ausgehandelte Jahresgebühr beträgt 0,00 €.

Antragsverfahren:

Das gesamte Antragsverfahren erfolgt online:

1. Beantragen Sie bitte eine American Express Corporate-Card mit  einer Mail an amex-kartenantrag@uni-due.de.
2. Nach kurzfristiger Bearbeitung (höchstens 2 Werktage) erhalten Sie einen Einladungslink zum Kartenantragsmodul.
3. Diesen Antrag füllen Sie bitte innerhalb von 30 Tagen aus. Im Verlauf der Antragstellung bestätigen Sie die Mitgliedschaftsbedingungen und nehmen Kenntnis vom Preis- und Leistungsverzeichnis.
4. Danach müssen Sie sich gegenüber American-Express identifizieren. Sie können das auf eine der 3 folgenden Weisen machen:

1. WebID-Identifikation (nur mit am PC/Laptop angeschlossener/integrierter Kamera) möglich.
2. Postidentifikation
3. Bankidentifikation

Danach leiten Sie Ihren Kartenantrag weiter. Sobald die zuständigen Mitarbeiter:innen im Dezernat Personal & Organisation diesen bestätigt haben, wird Ihr Kartenantrag direkt an American-Express gesendet. Die Weiterleitung erfolgt in der Regel noch am gleichen Werktag.

Von diesem Zeitpunkt an, kann und darf die Universität nicht mehr in das Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und American-Express eingreifen.

Ausschlussfrist

Die Reisekostenabrechnung muss innerhalb einer Frist von sechs Monaten beantragt werden. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Nach Fristablauf ist ausnahmslos keine Erstattung mehr möglich. Die Inanspruchnahme eines Vorschusses entbindet Sie nicht von der Verpflichtung, eine Reisekostenabrechnung anzulegen.

Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln

Aus wirtschaftlichen Gründen und unter Berücksichtigung des Klimaschutzes sind Dienstreisen vorrangig mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln durchzuführen. Grundsätzlich werden nur die notwendigen Kosten der niedrigsten Klasse erstattet.

Bei Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden können die Kosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden. Maßgebend ist hierbei die Dauer der Fahrtzeit zwischen planmäßiger Abfahrt und planmäßiger Ankunft am nächstgelegenen Bahnhof. Umsteigezeiten werden miteinbezogen.

Bei Vorliegen triftiger persönlicher Gründe (z. B. Schwerbehinderte mit dem Merkzeichen aG, Bl oder G) können die Kosten der nächsthöheren Klasse ebenfalls erstattet werden.

Privat beschaffte Zeit- oder Netzkarten bzw. Firmentickets sind grundsätzlich auch dienstlich einzusetzen. Dies gilt auch für eine privat angeschaffte BahnCard. Eine anteilige Kostenerstattung erfolgt nicht.

Campusfahrt

Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften am jeweils anderen Campus wurden allen Bediensteten allgemein genehmigt. Sie müssen daher vorab weder schriftlich noch elektronisch angeordnet oder genehmigt werden.

Beachten Sie hierzu bitte das Rundschreiben vom 17.05.2006. Fahrten können selbstverständlich an der Wohnung begonnen oder beendet werden. Die Kostenerstattung und die Anrechnung von Wegezeiten sind maximal auf die Strecke zwischen den beiden Standorten begrenzt.

Zur Abrechnung einer von Ihnen durchgeführten Campusfahrt erhalten Sie in dem erstellten Handout weitere Inormationen. 

Definition Dienstreise

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die zuvor schriftlich genehmigt oder angeordnet wurden. Die notwendig entstandenen Kosten einer dienstlich veranlassten Reise werden dem Dienstreisenden nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG NRW) erstattet. Grundsätzlich ist sowohl bei der Anordnung, Genehmigung als auch bei der Durchführung von Dienstreisen der Wirtschaftlichkeits- und Sparsamkeitsgrundsatz zu beachten.

Wird weder die Wohnung noch die Dienststätte zur Ausübung eines Dienstgeschäftes verlassen (z.B. bei Teilnahme an einer Onlineveranstaltung), liegt keine Dienstreise vor.

Definition Dienststätte

Eine Dienststätte ist die kleinste organisatorisch abgrenzbare Verwaltungseinheit einer Dienststelle. Dies entspricht regelmäßig dem Gebäude, in dem die Beschäftigten üblicherweise ihren Dienst versehen. Fahrtkosten zwischen der Wohnung und der Dienststätte können nicht erstattet werden, sondern können lediglich im Rahmen von Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden. Bei Arbeit im Homeoffice oder in mobiler Arbeit ersetzt die Wohnung nicht die Dienststätte.

Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort (früher Dienstgänge)

Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort können mündlich angeordnet oder genehmigt werden. Das schriftliche oder elektronische Antragserfordernis entfällt somit.

Bei Dienstreisen am Dienstort werden lediglich die Kosten erstattet, die bei Beginn bzw. Beendigung der Dienstreise an der Dienststätte angefallen wären. Dies gilt nicht, wenn Dienst- und Wohnort identisch sind oder Beginn bzw. Beendigung der Dienstreise an der Wohnung wirtschaftlicher ist.

Erstattungsprinzip

Allgemein gilt das Erstattungsprinzip. Sie tragen die Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen, vorab selbst. Nach Abrechnung der Dienstreise werden Ihnen die notwendigen Auslagen erstattet.

In begründeten Fällen kann Ihnen eine Vorauszahlung in Höhe von maximal 80 Prozent der zu erwartenden Reisekostenerstattung gewährt werden. Den Vorschuss können Sie bei Erfassung der Dienstreise im SAP-Portal beantragen (siehe hierzu Seite 28 im Handbuch). Eine direkte Kostenerstattung an Dritte erfolgt nicht.

Firmenkundenportal der Deutschen Bahn AG

Tickets für Fahrten mit der Deutschen Bahn können über das Firmenkundenportal der Deutschen Bahn (bahn.business) erworben werden. Die Freischaltung hierfür erfolgt in zwei Schritten:

• Senden Sie bitte eine E-Mail an Ihre zuständige Reisekostensachbearbeiterin und bitten Sie um Freischaltung.
• Nach erfolgter Freischaltung erhalten Sie eine Antwortmail mit den notwendigen Angaben. Die Freischaltung erfolgt in der Regel zeitnah.

Danach können Sie sich sofort anmelden und Ihre Reisen buchen. Die Bezahlung der Fahrkarten erfolgt über eine persönliche Kreditkarte oder mit PayPal.

Flug

Flugkosten werden erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen oder wirtschaftlichen Gründen notwendig ist. Innerdeutsche Flüge sind aus umweltpolitischen Gründen möglichst zu vermeiden.

Führen Sie eine Dienstreise aus triftigen Gründen mit dem Flugzeug durch, werden Ihnen die Kosten der niedrigsten Klasse erstattet. Bei Flugreisen ab einer reinen Flugzeit von fünf Stunden können die Kosten einer höheren Beförderungsklasse (Business-Class) erstattet werden. Dienstlich erworbene Vergünstigungen (z. B. Miles & More) müssen Sie wiederum dienstlich einsetzen. Auslagen für Sitzplatzreservierungen können nur erstattet werden, wenn diese aus dienstlichen oder persönlichen Gründen notwendig sind.

Es besteht die Möglichkeit, Flugtickets über die mit der Universität Duisburg-Essen kooperierenden Reisebüros zu beziehen.

Bedenken Sie bitte immer die ökologischen Auswirkungen einer Flugreise und prüfen Sie, ob Sie besonders auf kürzeren Strecken nicht mit der Bahn fahren können. Die dabei entstehenden Kosten werden auch dann anerkannt, wenn sie die einer Flugreise übersteigen, da der öffentliche Personennahverkehr grundsätzlich Vorrang hat. Einen Schadstoffrechner finden Sie auf www.flyless.net, eine Website der Gruppe „UDE for Future“ (siehe auch „Nachhaltiges Reisen“)

Genehmigung von Dienstreisen

Dienstreisen müssen grundsätzlich vor Antritt der Dienstreise über das SAP-Portal beantragt und genehmigt werden, hierzu lohnt sich ein Blick in unsere Tutorials sowie Anleitungen. Von der Verpflichtung der SAP-Portalnutzung ausgenommen sind lediglich studentische bzw. wissenschaftliche Hilfskräfte sowie Externe (auch Emeriti). Dienstreisen können von diesen Personen weiterhin schriftlich beantragt, bzw. abgerechnet werden.

Der Workflow im Portal erfolgt zweistufig. Das bedeutet, dass ein Dienstreiseantrag sowohl durch die Mittelbewirtschaftung als auch durch die Führungskraft genehmigt wird. Sobald ein Dienstreiseantrag endgenehmigt wurde, erhalten Dienstreisende eine durch das System generierte Information.

Die mittelbewirtschaftende Stelle kontrolliert, ob die im Dienstreiseantrag angegebene Finanzierung korrekt ist und genügend Mittel zur Verfügung stehen.

Die fachliche Überprüfung einer Dienstreise umfasst, ob das Dienstgeschäft durch die Nutzung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten vermieden werden kann. Führungskräfte prüfen ebenfalls, ob die Dienstreise an der Dienststätte oder der Wohnung begonnen, bzw. beendet werden soll. Auch Aspekte der Fürsorge sollten angemessen berücksichtigt werden (Dauer der Dienstreise, Betreuungspflichten der Beschäftigten, besondere Reisetage etc.).

Hotelbuchungen

Informationen zu Sonderkonditionen für Hotelbuchungen finden Sie im geschützten Bereich unter dem Reiter Sonderkonditionen Hotels. 

Kundenbindungsprogramme

Bei Dienstreisen erworbene Vergünstigungen durch Kundenbindungsprogramme (z.B. Miles & More, BahnBonus) sind ausschließlich für dienstliche Zwecke einzusetzen.

Mietwagen

Die Anmietung eines Kraftfahrzeuges ist möglich, wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht zur Verfügung stehen oder andere triftige Gründe für die Benutzung eines Kraftfahrzeuges vorliegen. Die Benutzung von Mietwagen ist auf das dienstlich notwendige Maß unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit zu beschränken.

Die Universität Duisburg-Essen kooperiert mit der Firma AVIS. Sie können nach Erhalt einer Dienstreisegenehmigung von der Reisekostenstelle einen Voucher erhalten, den Sie bei Anmietung eines Wagens bei AVIS vorlegen. Sobald Sie von AVIS eine Rechnung erhalten und auf ihre Richtigkeit hin kontrolliert haben, senden Sie diese bitte unmittelbar an Ihre Reisekostensachbearbeiterin. Die Bezahlung erfolgt durch die Reisekostenstelle.

Nachhaltiges Reisen

Die Wissenschafts-Community hat während der Corona-Pandemie bewiesen, dass akademischer Austausch auch online funktioniert und dabei in großem Maße Schadstoffe eingespart werden können. Unterstützen Sie die Bemühungen der UDE um nachhaltiges, klimafreundliches Verhalten dadurch, dass Sie bei der Planung Ihrer Reisen auch potenziellen Klimaschaden berücksichtigen. Die Initiative „UDE for Future“ hat dazu Anregungen auf www.flyless.net ins Netz gestellt.

Nebenkosten- und Auslagenerstattung

Notwendige Auslagen zur Erledigung eines Dienstgeschäfts, die nicht als Fahrtkosten, Tagegelder oder Übernachtungsgelder eingeordnet sind, werden als Nebenkosten ersetzt (z.B. Auslagen für Reservierungen, Parkgebühren oder Visagebühren).

Wird eine Dienstreise aus triftigen Gründen nicht ausgeführt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen und berücksichtigungsfähigen Auslagen ersetzt. Bitte stornieren Sie in diesen Fällen Reiseauslagen so frühzeitig wie möglich.

Reisebüro

Tickets für Bahnfahrten sowie Flugreisen können über das mit der Universität Duisburg-Essen kooperierende Reisebüro DERPART Gemar Reisebüro in Essen (Telefon +49 (0)201 - 872340) erworben werden

Die Buchung über das Reisebüro hat den Vorteil, dass Sie für diese Flugtickets und DB-Fahrkarten nicht in Vorleistung treten müssen.

Bitte beantragen Sie vor Buchung von Fahrkarten oder Tickets die Dienstreise. Achten Sie auf die korrekte Finanzierungangabe im Dienstreiseantrag.

Rollen und Berechtigungen

Grundsätzlich erhalten alle Beschäftigten mit Beginn des Beschäftigungsverhältnisses an der UDE automatisch innerhalb weniger Tage die Berechtigung zur Nutzung des SAP-Portals. Den Bereich zur Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen finden Sie hinter der Registerkarte „HCM Employee Self-Services“.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zur Beantragung diverser Sonderrollen. Bitte übersenden Sie uns die hierfür notwendigen Formulare und teilen Sie uns auch eingetretene Änderungen mit. Schauen Sie sich für einen schnellen Einstieg auch die Lernvideos an.

• Mittelbewirtschaftung:

Die Rolle Mittelbewirtschaftung benötigen Sie im ersten Schritt des zweistufigen Genehmigungsprozesses eines Dienstreiseantrages. Ihre Aufgabe ist es zu überprüfen, ob die Angaben zur Finanzierung in den Dienstreiseanträgen der Beschäftigten korrekt sind und ob ausreichend Mittel zur Verfügung stehen. Der Reisekostenworkflow richtet sich dabei immer an der organisatorischen Zuordnung eines Beschäftigten und nicht nach der Finanzierung der Dienstreise. Sie können den Antrag weiterleiten, sofern Sie nicht befugt sind, über eine bestimmte Finanzierung zu entscheiden.

Wichtig: Eine Mittelbewirtschaftung kann im Portal keine Vertretung anlegen. Es empfiehlt sich daher immer mindestens zwei Mittelbewirtschaftungen für eine organisatorische Einheit zu benennen. Wird wiederum keine gesonderte Mittelbewirtschaftung bestimmt, ist automatisch die Führungskraft auch für die Mittel zuständig.

• Reiseassistenz:

Die Reiseassistenz kann für eine andere Person Dienstreisen beantragen und abrechnen. Um die Sekretariate jedoch nicht mit den Dienstreiseangelegenheiten des gesamten organisatorischen Bereiches zu überfordern, ist die Einrichtung einer Reiseassistenz lediglich Professor:innen, Leiter:innen zentraler und wissenschaftlicher Einheiten sowie Derzenent:innen vorbehalten. Die Dienstreisenden können weiterhin jederzeit selber ihre Dienstreisen beantragen und abrechnen.

• Vorgesetzte:

Diese Rolle erhalten alle Führungskräfte in der Regel automatisch zugewiesen und wird benötigt, um Dienstreisen fachlich zu genehmigen, d.h. zu prüfen, ob eine Dienstreise eines Beschäftigten notwendig ist.

Da das Landesreisekostengesetz NRW vorgibt, dass Dienstreisen durch eine Führungskraft genehmigt werden sollen, kann diese Aufgabe nicht an das Sekretariat delegiert werden. Eine Vertretung im Reisekostenworkflow darf daher nur durch die Stellvertretung im Bereich oder eine andere Führungskraft übernommen werden. Diese kann sowohl temporär, d.h. nach manueller Aktivierung im Portal, oder ständig wahrgenommen werden.

Sharing-Anbieter

Werden bei einer Dienstreise ein Kraftfahrzeug oder ein Fahrrad von einem Sharing-Anbieter angemietet, werden die gleichen Entschädigungen erstattet, wie bei der Nutzung von privaten Kraftfahrzeugen oder Fahrrädern. Bitte bedenken Sie jedoch vor Anmietung eines E-Scooters oder Fahrrades, dass ohne Vorliegen persönlicher triftiger Gründe, kurze Fußwege bis zu 15 Minuten Fußweg zumutbar sind und in diesen Fällen keine Erstattung erfolgt.

Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen

Die Höhe des Tagegeldes richtet sich nach der Dauer der Dienstreise. Bei einer Abwesenheit vom Dienstort beträgt das Tagegeld bei

• mindestens 8 Stunden, jedoch weniger als 11 Stunden 6€,
• mindestens 11 Stunden, jedoch weniger als 24 Stunden 12€ und
• mindestens 24 Stunden 24€ je Kalendertag.

Für den An- und Abreisetag einer Dienstreise werden jeweils 12€ Tagegeld erstattet.

Wird Ihnen unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, wird das Tagegeld gekürzt:

• für das Frühstück um 20 Prozent
• für das Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent.

Dauert die Dienstreise länger als 14 Tage, wird vom 15. Tag an ein um 50 Prozent ermäßigtes Tagegeld gewährt.

Bei Auslandsdienstreisen werden Pauschalbeträge gemäß Länderliste gewährt. Das Auslandstagegeld wird wie das Inlandstagegeld nach der Dauer der Abwesenheit gestaffelt.

Taxi

Auslagen für die Benutzung eines Taxis sind zwingend zu begründen. Eine Erstattung erfolgt nur bei Vorliegen eines triftigen Grundes. Die Nutzung eines Taxis kann lediglich aus folgenden Gründen erstattet werden:

• das Dienstgeschäft oder der Bahnhof können nicht zeitgerecht erreicht werden
• bei Fahrten zwischen 22:00 und 06:00 Uhr
• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel stehen nicht zur Verfügung
• Schwerbehinderung oder andere Mobilitätseinschränkungen
• es entstehen keine höheren Kosten (z.B. bei Nutzung mit mehreren Personen).

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten werden erstattet, sofern sie notwendig sind. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Dienstreisende erst nach 22:00 Uhr an der Wohnung ankommen oder diese vor 06:00 Uhr verlassen müssten.

Bei Dienstreisen im Inland sind Auslagen von bis zu 80€ für eine Übernachtung angemessen. Darüber hinausgehende Übernachtungskosten bedürfen einer Begründung.

Für ein Frühstück mit Getränk im Hotel kann ein Preis von 12€ als angemessen betrachtet werden. Aus einkommenssteuerrechtlichen Gründen ist es jedoch erforderlich, dass die Rechnung auf die Universität Duisburg Essen ausgestellt wird.

Bei Auslandsdienstreisen können Übernachtungskosten bis zu dem für das jeweilige Land geltenden Höchstsatz erstattet werden.

Kommunale Abgaben (z.B. Bettensteuer oder City-Tax) sind nur erstattungsfähig, wenn keine Befreiungsmöglichkeit bei beruflich bedingter Übernachtung besteht.

Sofern kein Nachweis über die Höhe der Übernachtungskosten vorgelegt werden kann (z.B. Übernachtung bei Familie oder Freunden), wird bei Dienstreisen im Inland eine Pauschale in Höhe von 20€ und bei Dienstreisen im Ausland eine Pauschale in Höhe von 30€ erstattet. Dies gilt auch, wenn dem Dienstreisenden nachweislich tatsächlich geringere Kosten entstanden sind.

Übernachten neben dem Dienstreisenden auch nicht erstattungsberechtigte Personen im selben Zimmer (z.B. Ehepartner), können die Kosten nur vollständig in angemessener Höhe erstattet werden, sofern aus der Rechnung hervorgeht, dass durch weitere Personen keine Mehrkosten entstanden sind. Fehlt ein entsprechender Nachweis, werden die Übernachtungskosten kopfzahlmäßig auf die Nutzer aufgeteilt.

Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung

Wird bei der Dienstreise ein privates Kraftfahrzeug eingesetzt, wird eine Wegstreckenentschädigung von 35 Cent je Kilometer gewährt. Gleiches gilt, wenn Sie von einer Person mitgenommen werden, die keinen Anspruch auf Fahrtkostenerstattung hat.

Dienstreisende, die aus dienstlichen Gründen Personen im privaten Kraftfahrzeug mitnehmen, erhalten darüber hinaus eine Mitnahmeentschädigung in Höhe von 5 Cent je Kilometer. Für dienstliches Gepäck, welches erfahrungsgemäß eine übermäßige Abnutzung des Fahrzeuges bewirken kann, wird eine Entschädigung in Höhe von 5 Cent je Kilometer gezahlt.

Bei Nutzung eines privaten zweirädrigen Kraftfahrzeuges (auch E-Scooter) oder Fahrrades wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 23 Cent je Kilometer erstattet. 

In allen Fällen ist zur Bemessung der Wegstreckenentschädigung die kürzeste verkehrsübliche Straßenverbindung maßgeblich.

Bitte beachten Sie, dass im Falle eines Unfalls oder Schadens am privaten PKW infolge der Nutzung aus erheblichem dienstlichem oder privatem Interesse lediglich die Übernahme einer Selbstbeteiligung bis maximal 300€ erfolgen kann. Darüberhinausgehende Sachfolgeschäden (z.B. Rückstufungsschäden) werden nicht erstattet, da mit der Wegstreckenentschädigung auch die Kosten für eine Vollkaskoversicherung abgegolten sind. Den Dienstreisenden wird zur Vermeidung von Nachteilen bei Sachschäden am privaten PKW empfohlen, eine Dienstreise-Vollkaskoversicherung bei der Provinzial Rheinland abzuschließen. Gerne gibt Ihnen die Reisekostenstelle hierzu weitere Informationen.

Zollrechtliche und exportkontrollrechtliche Bestimmungen bei Nicht-EU-Ländern

Bei der Mitnahme von Waren in Nicht-EU-Länder sowie bei der Einfuhr von Waren aus Nicht-EU-Ländern im Reisegepäck sind ggf. Zollanmeldungen vorzunehmen und unter Umständen Zölle sowie anfallende Einfuhrumsatzsteuern zu entrichten. Darüber hinaus unterliegen bestimmte Waren exportkontrollrechtlichen Bestimmungen bis hin zu Exportverboten. Ebenso ist die Einfuhr von bestimmten Waren (z.B. Kulturgüter) verboten, bzw. sind bei tierischen Erzeugnissen und Pflanzen Besonderheiten zu beachten. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Merkblatt. Bei Fragen wenden Sie sich an die Zoll- und Steuersachbearbeiterin Frau Özge Emre.