Aktuelle Informationen

Wiederinbetriebnahme des SAP-Portals

Stand: 18.07.2023

Die Beantragung, Abrechnung und Genehmigung von Dienstreisen ist seit dem 05.06.2023 wieder vollumfänglich über das Reisekostenmodul im SAP-Portal möglich. Bitte nutzen Sie daher von nun an wieder ausschließlich das SAP-Portal zur Abwicklung Ihrer Dienstreiseangelegenheiten, sofern Sie hierfür die notwen­digen Berechtigungen haben.

Achtung: Regelungen zur Ausschlussfrist

Für Dienstreisen, die zwischen dem 23.05.2022 und dem 04.06.2023 beendet wurden, wird eine 6-monatige Frist zum Nachreichen der Reisekostenab­rechnung bis zum 04.12.2023 gewährt. Danach ist ausnahmslos keine Erstattung von Reisen, die in dem genannten Zeitraum beendet wurden, mehr möglich.

Für Dienstreisen, die ab dem 05.06.2023 beendet wurden, gilt wieder die reguläre 6-monatige Ausschlussfrist.

Gerne möchten wir Ihnen weitere Informationen darüber geben, in welchen Fällen Sie noch aktiv werden müssen.

Bei weitergehenden Fragen erreichen uns über das zentrale Mailpostfach reiseabrechnung@uni-due.de. Bitte geben Sie zur schnelleren Zuordnung der E-Mail im Betreff die Organisationseinheit (Fakultät, zentr. Einrichtung, Dezernat) an, der Sie angehören (z. B. Fak. IngWi).

Informationen zu SAP allgemein und allen weiteren Funktionalitäten finden Sie auf folgender Internetseite: https://www.uni-due.de/verwaltung/sap_erp/portal.php

 

Meine Reisekosten wurden nach dem Cyberangriffs durch die Reisekostenstelle erstattet. Was muss ich tun?

Es ist nicht notwendig, Anträge auf Erstattung von Reisekosten im Portal nachzutragen, sofern Ihnen die Reiseauslagen bereits während des Ausfalls des Systems erstattet wurden. Die Reisekostenstelle hat alle ausbezahlten Abrechnungen in SAP für Sie nacherfasst. Sie finden alle Abrechnungen im Arbeitsplatz Reisender. Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der Vielzahl der Datensätze nur die groben Rahmendaten der Dienstreise ohne weitergehende Details nachgepflegt haben.

Ich habe vor dem Cyberangriff Dienstreisen durchgeführt, die ich noch nicht abgerechnet habe. Was muss ich tun?

Bitte rechnen Sie die vor dem Cyberangriff durchgeführten Dienstreisen sehr zeitnah ab, damit sich die Mittelbewirtschafter*innen aus Ihrem Bereich möglichst bald wieder einen Überblick über die verfügbaren Budgets verschaffen können.

Für Dienstreisen, die zwischen dem 23.05.2022 und dem 04.06.2023 beendet wurden, wird eine 6-monatige Frist zum Nachreichen der Reisekostenab­rechnung bis zum 04.12.2023 gewährt. Danach ist ausnahmslos keine Erstattung von Reisen, die in dem genannten Zeitraum beendet wurden, mehr möglich.

Haben Sie bereits vor dem Cyberangriff versäumt, einen Dienstreiseantrag über das SAP-Portal zu stellen, holen Sie dies bitte vorab nach.

Ich habe nach dem Cyberangriff Dienstreisen durchgeführt, die ich noch nicht abgerechnet habe. Was muss ich tun?

Bitte rechnen Sie die seit dem Cyberangriff durchgeführten Dienstreisen eben­falls zeitnah ab. Die Beantragung einer Dienstreisegenehmigung über den Work­flow ist nicht notwendig, wenn Ihnen die Dienstreise vorab über das entspre­chende Formular oder in anderer schriftlicher Form genehmigt wurde. Laden Sie die Genehmigung als Anlage hoch und legen Sie bitte sofort eine Spesenab­rechnung an. Sind Sie ohne vorherige Dienstreisegenehmigung gereist, holen Sie die Genehmigung bitte über den Workflow nach.

Für Dienstreisen, die zwischen dem 23.05.2022 und dem 04.06.2023 beendet wurden, wird eine 6-monatige Frist zum Nachreichen der Reisekostenab­rechnung bis zum 04.12.2023 gewährt. Danach ist ausnahmslos keine Erstattung von Reisen, die in dem genannten Zeitraum beendet wurden, mehr möglich.

Ich habe bereits vor dem Cyberangriff oder danach eine Reisekostenabrechnung angelegt oder eingereicht, aber noch keine Erstattung erhalten. Was muss ich tun?

Möglicherweise ist Ihre Information über die Abrechnung der Reise als Folge des Cyberangriffs verloren gegangen. Bitte sprechen Sie Ihre zuständige Reisekostensachbearbeiter*in an.

Ich bin Genehmiger*in im Reisekostenworkflow. Muss ich etwas tun?

Bitte kontrollieren Sie, ob sich in Ihrem zentralen Arbeitsvorrat noch offene Vorgänge befinden und entscheiden Sie bitte über diese Anträge.

Der Workflow ist nicht mehr korrekt. An wen kann ich mich wenden?

Seit dem Cyberangriff gab es ggf. auch in Ihrem Bereich personelle oder organi­satorische Änderungen, die in SAP noch nicht abgebildet sind. Bitte kontrollieren Sie nach Absenden des Dienstreiseantrages den Workflow, indem Sie den Dienst­reiseantrag markieren und anschließend auf den gelben Button Workflow Historie (Achtung: Pop-up) im Arbeitsplatz Reisender klicken. Ist der aufgeführte Work­flow falsch (z. B. aufgeführte Genehmiger:in nicht korrekt), wenden Sie sich bitte an sap-support@uni-due.de.

Was gilt bezogen auf die 6-monatige Ausschlussfrist zur Beantragung von Reisekostenvergütungen?

Ansprüche auf Erstattung von Reiseauslagen, die aufgrund des Cyberangriffs nicht rechtzeitig geltend gemacht werden konnten, sind bisher nicht verfristet. Dies gilt nur für Ansprüche, die im Zeitraum des Systemausfalls ansonsten ver­fallen wären.

Da das Reisekostenportal seit dem 05.06.2023 wieder zur Verfügung steht, gilt bezogen auf die Ausschlussfrist Folgendes:

• Für Dienstreisen, die zwischen dem 23.05.2022 und dem 04.06.2023 beendet wurden, wird eine 6-monatige Frist zum Nachreichen der Reisekostenabrechnung bis zum 04.12.2023 gewährt. Danach ist ausnahmslos keine Erstattung von Reisen, die in dem genannten Zeitraum beendet wurden, mehr möglich.
• Für Dienstreisen, die ab dem 05.06.2023 beendet wurden, gilt wieder die reguläre 6-monatige Ausschlussfrist.

Beendigung der Zusammenarbeit mit FIRST Business Travel in Duisburg

Stand: 22.09.2022

Ab dem 01.10.2022 ist die Buchung von Reiseleistungen über FIRST Business Travel in Duisburg nicht mehr möglich. Hintergrund ist, dass der Reisekonzern TUI Deutschland seine Sparte für Geschäftsreisen auflöst. Sie können aber weiterhin Ihre Flug- und Bahntickets über das DERPART Gemar Reisebüro in Essen (Telefon +49 (0)201 – 872340) buchen.

Novelliertes Landesreisekostengesetz NRW

Stand: 08.04.2022

Das Landesreisekostengesetz wurde durch die Landesregierung in einigen wesentlichen Punkten überarbeitet. Kernpunkte der Gesetzesnovellierung sind eine Vereinfachung der Vorschriften sowie eine verstärkte Einbindung des Klimaschutzgedankens durch Förderung umweltfreundlicher Beförderungsmittel. Der Wegfall zahlreicher Begründungserfordernisse ist eine begrüßenswerte Entwicklung.

Die Änderungen werden in Kürze in das Reisekostenportal aufgenommen. Bereits durchgeführte und abgerechnete Dienstreisen aus 2022 wurden bzw. werden unter Berücksichtigung des novellierten Gesetzes geprüft.

Die wesentlichen Änderungen für Dienstreisende

Berücksichtigung der Auswirkung auf das Klima:

• Vor Planung einer Dienstreise prüfen Sie bitte, ob das Dienstgeschäft nicht auch anderweitig durchgeführt werden kann. Möglicherweise können Besprechungen vor Ort durch digitale Kommunikationsmöglichkeiten ersetzt werden.
• Die Wahl des Beförderungsmittels soll nicht mehr nur aus rein wirtschaftlichen Gesichtspunkten getroffen werden. Dienstreisende können Dienstreisen künftig z.B. auch mit der Bahn durchführen, selbst wenn die Dienstreise hierdurch verlängert wird und/oder die Kosten der Dienstreise dadurch höher werden. Sprechen Sie diesbezüglich mit Ihrer Führungskraft.
• Wichtig: Trotz Einbindung des Klimaschutzgedankens sind Aufwendungen für freiwillige CO2-Kompensationen nicht erstattungsfähig. Das neue Landesreisekostengesetz zielt darauf ab, eine Dienstreise so umweltfreundlich wie möglich durchzuführen, nicht aber entstandene Emissionen im Nachhinein zu kompensieren.

 

Wegfall des Wohnortprinzips:

• Dienstreisen können an der Dienststätte oder an der Wohnung angetreten bzw. beendet werden, unabhängig davon, wie weit die Wohnung von der Dienststätte entfernt ist. Betrug bislang die Entfernung zwischen Wohnung und Dienststätte mehr als 30 Kilometer, wurde höchstens die Reisekostenvergütung gewährt, die bei Antritt und/oder Beendigung der Dienstreise an der Dienststätte entstanden wäre. Diese Einschränkung ist nun weggefallen. Eine Kürzung der Reisekostenvergütung bei Antritt und/oder Beendigung der Dienstreise an der Wohnung wird nicht mehr vorgenommen, sofern der Reiseverlauf entsprechend genehmigt wurde.

 

Nutzung nächsthöhere Klasse bei Bahnfahrten vereinfacht:

• Für Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden können die Kosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden. Die Angabe eines triftigen dienstlichen Grundes ist nicht mehr erforderlich. Für die Berechnung der zwei Stunden ist die Fahrtzeit der einfachen Strecke zwischen planmäßiger Abfahrt und planmäßiger Ankunft am nächstgelegenen Bahnhof maßgebend. Umsteigezeiten werden berücksichtigt. Personen, die einen Schwerbehindertenausweis mit Merkzeichen G, aG, Gl, Bl, Tbl oder H besitzen, können auch bei kürzeren Strecken die nächsthöhere Klasse nutzen.

 

Nutzung eines Flugzeuges bei Inlandsdienstreisen:

• An innerdeutsche Flüge ist ein strenger Maßstab anzulegen. Bei Dienstreisen im Inland werden Flugkosten nur erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen (z.B. terminlichen) oder wirtschaftlichen Gründen geboten ist. Die Kostenersparnis muss erheblich sein. Geeignete Nachweise können Sie der Reisekostenabrechnung beilegen.

 

Anpassungen bei der Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung:

• Bei Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges werden Ihnen 30 Cent Wegstreckenentschädigung je gefahrenem Kilometer erstattet. Die Angabe von triftigen Gründen ist nicht mehr erforderlich. Die bisherige Deckelung bei der kleinen Wegstreckenentschädigung entfällt.
• Werden aus dienstlichen Gründen weitere Personen oder wird schweres dienstliches Gepäck im PKW mitgenommen, wird darüber hinaus eine Entschädigung von 5 Cent je gefahrenem Kilometer gewährt.
• Wird ein privates Fahrrad oder ein privates zweirädriges Kraftfahrzeug eingesetzt, wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 20 Cent je Kilometer gewährt.

 

Wegfall des Dienstganges:

• Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort wurden bislang als Dienstgänge bezeichnet. Das neue Landesreisekostengesetz unterscheidet begrifflich nicht mehr zwischen Dienstgang und Dienstreise. Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort können weiterhin mündlich angeordnet oder genehmigt werden. Dienstreisen am Dienstort sind an der Dienststätte anzutreten und zu beenden, es sei denn, die Durchführung der Dienstreise ist ab/bis Wohnung wirtschaftlicher.

Welche Konsequenzen ergeben sich für Führungskräfte?

• Prüfen Sie vor Genehmigung oder Anordnung einer Dienstreise, ob diese zwingend erforderlich ist oder durch Nutzung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten ggf. vermieden werden kann.
• Ordnen Sie Beginn und Ende der Dienstreise in begründeten Fällen an der Dienststätte an. Insbesondere wenn Dienstreisende weit von der Dienststätte ihren Wohnsitz haben, kann es durch die Gesetzesänderung zu höheren Kosten kommen. Betrug bislang die Entfernung zwischen Wohnung und Dienststätte mehr als 30 Kilometer, wurde dem Dienstreisenden höchstens die Reisekostenvergütung gewährt, die bei Antritt und/oder Beendigung der Dienstreise an der Dienststätte entstanden wäre. Prüfen Sie daher im Sinne einer sparsamen Mittelverwendung, ob Sie Dienstreisen ab/bis Dienststätte anordnen können, sofern keine dienstlichen Gründe dagegensprechen.
• Berücksichtigen Sie die familiäre Situation des Dienstreisenden. Besondere Reisetage (Wochenenden oder Feiertage) sollten möglichst vermieden werden.
• Dienstreisen sollen weiterhin nur durchgeführt werden, wenn Mittel ausreichend zur Verfügung stehen. Das Landesreisekostengesetz beschreibt lediglich den oberen Rahmen dessen, was als angemessen zu betrachten ist.