faq0110 [aktualisiert 08.12.2015] An wen kann ich mich bei SAP-spezifischen Fragen wenden?

Im Bereich Kontakt & Support finden Sie Informationen zum Ticketsystem (bei SAP-Problemen) und Ansprechpartnern im Zusammenhang mit der Sachbearbeitung.

Bitte richten Sie Ihre Anfrage auf jeden Fall per E-Mail an die angegebenen Adressen.

faq0115 [10.10.2023] Wie kann ich die Mitgliedschaft in der Mailingliste sap@lists.uni-due.de ändern?

Sie können Ihre Mitgliedschaft in der Mailingliste selbst ändern.

1. Melden Sie sich im Selfcare-Portal der Benutzerverwaltung an.
2. Wählen Sie in der linken Navigationsspalte den Menüpunkt "Services > E-Mail".
3. Scrollen Sie im Content-Bereich zum Eintrag "Verteiler".
4. Für den "SAP-Verteiler" finden Sie die Optionen "Aktiv" und "Inaktiv".

Neue Beschäftigte werden automatisch in den Verteiler aufgenommen.

faq0120 Wie ist der Zusammenhang zwischen Kostenstelle, PSP-Element, Fond, Innenauftrag, Sachkonto – was muss ich wann angeben?

Für Buchungen unter SAP sind (ebenso wie unter dem alten System FSV) mehrere Informationen notwendig:

• Welche Erträge/Aufwendungen sind entstanden?
• Wo sind sie entstanden?
• Wofür sind sie ggf. entstanden?
• Aus welcher Quelle stammt das Geld?

Diese Angaben (Kontierungselemente) müssen unter SAP für jede Buchung vorliegen, weil diese sonst nicht korrekt zugeordnet werden kann. Bitte beachten Sie, dass auch Reisegenehmigungen, Bestellungen usw. in SAP als Buchungen verstanden werden und ohne vollständige Kontierung nicht verarbeitet werden können.

Die Angaben zur Art der Aufwendungen und Erträge entnimmt SAP dem Sachkonto. Dieses ist bei Buchungen grundsätzlich immer anzugeben. Ausnahmen bestehen ggf. bei Beschaffungen oder Dienstreisen, wo Sachkonten aus Anlageklassen oder Reisearten abgeleitet werden.

Für bestimmte Zwecke (z. B. Drittmittelprojekte, Werkstattaufträge, zweckbestimmte Gelder usw.) sind interne Kostenträger (PSP-Elemente oder Innenaufträge) eingerichtet, denen Aufwendungen und Erträge für diesen Zweck direkt zugeordnet werden können. Wenn dies der Fall ist, reicht neben dem Sachkonto die Angabe der PSP‑Elementnummer bzw. die Angabe der Innenauftragsnummer aus. PSP‑Elemente und Innenaufträge sind jeweils einer Kostenstelle und einem Fond zugeordnet, so dass diese nicht zusätzlich angegeben werden müssen.

Falls Erträge und Aufwendungen nur einer Organisationseinheit, nicht aber einem Kostenträger zugeordnet werden können, ist die Kostenstelle zwingend anzugeben. Da Kostenstellen Mittel aus mehreren Quellen zur Verfügung stehen, ist hier auch die Angabe des Fonds notwendig.

Im Personalverwaltungssystem (SAP‑HCM) sind die Kontierungselemente grundsätzlich an der Planstelle hinterlegt. In Personalangelegenheiten reicht daher bei Nachbesetzungen ohne Änderung einer Finanzierung die Angabe der Planstellennummer aus, damit Personalaufwand gebucht werden kann. Falls jedoch neue Stellen einzurichten sind oder sich eine Finanzierung ändert, müssen auch hier PSP-Element oder Kostenstelle und Fond angegeben werden.

Bei einigen Buchungen sind zusätzliche Angaben (z. B. zum Empfänger einer Zahlung) notwendig. In diesem Fällen sind ggf. Informationen zu Kreditorennummern, Anlagenummern usw. zusätzlich zu den genannten Angaben erforderlich.

faq0130 Kreditor = Zahlungspartner? Gelten die Zahlungspartner aus FSV-GX auch für SAP?

Nein. Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei einem Kreditor um ein/e Person/Einrichtung/Unternehmen, der/dem die UDE Geld zu zahlen hat. Aus dem Altsystem FSV-GX wurden nur die umsatzstärksten Lieferanten (ca. 300) und ca. 2.000 Beihilfeempfänger in das SAP-System übernommen; diese erhielten eine neue – in SAP generierte – Kreditorennummer. Alle neu anzulegenden Kreditoren erhalten ebenfalls eine neue – in SAP generierte – Kreditorennummer.

Für Beschaffungsvorgänge gilt:

Soweit die dezentralen Bereiche noch nicht an das SRM-Portal angeschlossen sind, reichen die Angaben auf dem Beschaffungsantrag „Name, Anschrift“ aus. Der zentrale Einkauf ergänzt die Kreditorennummer bzw. legt diese neu an.

Für Vorgänge außerhalb der Beschaffungsvorgänge sind die Belege mit dem ausgefüllten Kontierungsbeleg direkt bei dem Sachgebiet Anlagen- und Finanzbuchhaltung einzureichen.

faq0140 Wie können die Kreditorennummern in Erfahrung gebracht werden?

Derzeit kann/darf aus Gründen des Datenschutzes keine Kreditorenliste hochschulweit veröffentlicht werden. Alle Beschäftigten, die eine Dienstreise oder Barauslage abgerechnet oder deren Beihilfeantrag bearbeitet wurde, sind als Kreditor angelegt.

Es gibt bis dato noch keine systemseitige Möglichkeit, diese „internen“ Kreditoren von den Lieferanten zu unterscheiden, so dass eine exportierte Liste nur nach umfangreicher manueller Nacharbeit/Bereinigung veröffentlicht werden könnte. Ständige Aktualisierungen verursachen denselben Aufwand.

Momentan wird geprüft, ob eine Systemanpassung wirtschaftlich gerechtfertigt ist.

Bis dahin bitten wir Sie, die Kreditorennummern im Sachgebiet Anlagen- und Finanzbuchhaltung zu erfragen (und diese ggf. für weitere Vorgänge zu notieren).