DUEIT - Ausgabe 13 - Digitale Langzeitarchivierung
Ein Gemeinschaftsprojekt der NRW-HochschulenDigitale Langzeitarchivierung LZA.NRW
Mit den Aktivitäten der Hochschulen, die aufgrund der rechtlichen Rahmenbedingungen im Bereich der digitalen Transformation (Online-Zugangsgesetz, E-Government-Gesetz NRW) notwendig geworden sind, ergeben sich viele neue Herausforderungen für die Hochschularchive.
Bislang bei der Digitalisierung wenig im Fokus, sorgen sie als Gedächtnisinstitutionen ihrer Träger auch im Zeitalter von Bits & Bytes dafür, dass die Quellen zur Gesellschafts-, Bildungs-, Wissenschafts- und Hochschulgeschichte nicht dem digitalen Vergessen anheimfallen. Rechtliche Grundlage ihrer Arbeit ist das Archivgesetz NRW. Der zunehmende Einsatz von Fachverfahren, Portalverbünden und Dokumentenmanagementsystemen insbesondere auf den Feldern des Campus- und Studierendenmanagements, der Personalverwaltung und im Drittmittelbereich macht ihre frühzeitige Einbindung bei der Konzeption und Umsetzung erforderlich, um die Voraussetzungen zur digitalen Überlieferungssicherung zu schaffen.
Ziel des Projektes
Das Projekt LZA.NRW wurde unter Federführung des Universitätsarchivs der UDE initiiert. Ziel des auf zwei Jahre befristeten Vorhabens mit Beginn am 01.10.2022 ist es, die technischen Schnittstellen für die Aussonderung und den Ingestprozess von archivwürdigen Studierendenunterlagen und -daten sowie von Personalunterlagen und -daten zu entwickeln.
Hierbei findet eine enge Kooperation mit den Projekten E-Studierendenakte.NRW und E-Personalakte.NRW statt. Im Ergebnis wird ein Masterkonzept entwickelt, das in der Experimentalumgebung des Dokumentenmanagementsystems d.3ecm aufgesetzt wird.
Die Experimentalumgebung wird vom E-Akte-Kompetenzzentrum.NRW verantwortet und wird an der UDE sowie an der Universität zu Köln gehostet. Das am Ende der Projektlaufzeit fertiggestellte Konzept wird den NRW-Hochschulen zur Verfügung gestellt zur Anpassung und Umsetzung vor Ort.
Die Finanzierung der auf knapp 700.000 Euro kalkulierten Gesamtkosten (Personal und Sachmittel) wird über ein Umlageverfahren realisiert, an dem sich alle 30 Universitäten und Fachhochschulen des Landes beteiligen.
Digitale Langzeitarchivierung mit dem digitalen Archiv NRW
Als Digitale Langzeitarchivierungslösung werden die NRW-Hochschulen auf die Infrastruktur DiPS.kommunal (Digital Preservation Solution) zurückgreifen.
Ursprünglich für die Kommunen entwickelt und von diesen gemeinschaftlich betrieben, wird die mandantenfähige Infrastruktur unter dem Dach des Digitalen Archivs NRW (AöR) betreut.
DiPS bietet die Tools und bildet die archivischen Workflows ab, um eine archivgesetzkonforme Langzeitarchivierung archivwürdiger digitaler Objekte nach dem OAIS-Modell (Open Archival Information System) zu ermöglichen. Zentraler Aspekt ist dabei – und hier liegt auch der wesentliche Unterschied zum aktuell laufenden hbz-Projekt LZV.NRW (Langzeitverfügbarkeit) –, dass die archivierten E-Akten, Daten und sonstigen digitalen Objekte nach Ablauf der archivischen Schutzfristen für die Benutzung durch die
Öffentlichkeit bereitgestellt werden können.
Die hierfür erforderliche Anbindung der gängigen archivischen Fachverfahren (Archivinformationssysteme) ist durch die Entwicklergemeinschaft des Digitalen Archivs NRW bereits realisiert worden.
Ausblick
Das Projekt LZA.NRW bildet den „Einstieg“ der Hochschulen in die digitale Transformation auf dem Feld des von ihnen eigenverantwortlich wahrzunehmenden Archivierungsauftrags.
Mit der Sicherung von Objekten aus den Bereichen Personal und Studierendenwesen ist es allerdings längst nicht getan. So werden mittelfristig etwa E-Drittmittelakten und E-Verträge in den Blick genommen werden müssen. Vor allem aber wird auch der gesamte Bereich des archivischen Sammlungsgutes (z. B. Bild-, Ton-, Videomaterial, Nachlässe von Wissenschaftler:innen) fokussiert, um ein ganzheitliches Bild der „Lebenswelt Campus“ überliefern zu können.