Verwaltung2030: Prozessoptimierung
Verwaltung2030: Prozessoptimierung
Im Rahmen des Stratgieprozesses Verwaltung2030 und dem Nachfolgeprojekt UDEVerwaltung2030#LEBEN wurde die Prozessoptimierung und -digitalisierung der universitären Verwaltungsprozesse durch konkrete Maßnahmen-Projekte operationalisiert.
UDE Verwaltung 2030 & UDEVerwaltung2030#LEBEN Zielvorgaben
Für das Gelingen der digitalen Transformation an der UDE bedarf es einer prozessorientierten Kultur und einer darauf bezogenen Personal- und Organisationsentwicklung. Mit dem Strategieprozess UDE Verwaltung 2030 und UDEVerwaltung2030#LEBEN wurde daher das Ziel formuliert, die Serviceprozesse der Universitätsverwaltung passgenauer auf die Anforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen auszurichten und die Prozesse in digitale, automatisierte Workflows zu transformieren für eine zukunftsfähige und nachhaltige Verwaltung.
Prozessoptimierung Maßnahmen 2024
Für 2024 wurden im Rahmen von Verwaltung 2030 bzw. UDEVerwaltung2030#LEBEN zunächst sieben Maßnahmen mit hoher Priorität gestartet, damit die klar definierten Ziele von Verwaltung 2030 in konkretes Handeln übersetzt werden. Eine Evaluation der Maßnahmen sowie das Ausformulieren von Folgeprojekten für das Jahr 2025 sichern dabei die Ergebnisse und Zielerreichung ab und sorgen für eine kontinuierliche Weiterentwicklung.
Maßnahmenübersicht
Maßnahme 2024 Workflowmanagementsystem aufbauen Teil 1
Auftraggeber: Thomas Lipke
Projektleitung: Dr. Barbara Schiller
Sachstand: in Bearbeitung
Die Universitätsverwaltung etabliert zur Unterstützung der digitalen Transformation der UDE ein Workflowmanagementsystem, das für alle Nutzenden einen ort- und zeitunabhängigen Einblick in ihre Vorgänge ermöglicht. Ziel von Teil1 ist dabei die Projektplanung durchzuführen und erste Konzepte und Konzeptentwürfe für die Umsetzung zu schaffen, sowie den Projektausschuss zu etablieren.
Maßnahme 2024 Verwaltung zu Prozessmanagement fortbilden
Auftraggeberin: Edith Schwarzkopf
Projektleitung: Christiane Leißner
Sachstand: in Bearbeitung
„Der Universität den Prozessgedanken einpflanzen“: Ziel der Maßnahme ist es die Verwaltungsmitarbeitenden zu befähigen, prozessorientiert zu arbeiten, sodass Prozessverantwortliche und Prozessexperten und Prozessexpertinnen die Verantwortung für ihre Prozesse übernehmen können. Dies soll im Ergebnis zu einer prozessorientierten Organisationskultur führen und es ermöglichen, erfolgreich Workflows zu gestalten. Im Rahmen des Projekts wird ein Schulungskonzept zum notwendigen Kompetenzerwerb erstellt.
Maßnahme 2024 Zwei PDF-Anträge digital in Workflows transformieren
Auftraggeberin: Sabine Hampel
Projektleitung: Dr. Beate Ochs
Sachstand: in Bearbeitung
Die Universitätsverwaltung etabliert ein Workflowmanagementsystem, das für alle Nutzenden einen ort- und zeitunabhängigen Einblick in Vorgänge ermöglicht. Im Rahmen des Projektes werden beispielhaft die beiden Prozesse „Gratifikation beantragen“ und „Zutrittsberechtigung beantragen (Essen)“ in digitale Workflows überführt.
Maßnahme 2024 Konzept zum „Customer Journey Mapping“ erstellen und zweimal durchführen
Auftraggeberinnen:
Sabine Wasmer | Petra Günther
Projektleitung: Hélène Baudon
Sachstand: in Bearbeitung
Das Projektziel ist die Entwicklung eines Customer-Journey-Mapping-Konzepts, mit dem Prozessexperten und Prozessexpertinnen die Sicht der Nutzenden einnehmen können. Die Nutzbarkeit des Konzepts wird anhand zweier Verwaltungsprozesse erprobt.
Maßnahme 2024 360°-Blick entwickeln (Zusammenarbeit mit Fakultäten bei Workflowerstellung)
Auftraggeber: Thomas Lipke
Projektleitung: Dr. Beate Ochs
Sachstand: in Bearbeitung
Ziel ist die Zusammenarbeit mit Fakultäten und zentralen Einrichtungen bei der Workflowerstellung zu etablieren und so einen 360°-Blick zu entwickeln, denn für die Erstellung von Workflows ist eine enge Einbindung aller Nutzergruppen wichtig. Bislang wurden die Prozesse aus der Binnensicht der Verwaltung betrachtet und die Kundensicht außer Acht gelassen. Ein 360°-Blick schafft eine ganzheitliche Sicht auf alle relevanten Vorgänge, Daten und Beteiligte. Dadurch können Prozesse optimiert werden, um die Leistung, die Qualität, die Effizienz und die Kundezufriedenheit zu verbessern.
Maßnahme 2024 Prozessoptimierungskonferenz etablieren
Auftraggeber: Dr. Marlon Jopp
Projektleitung: Marie Löll
Sachstand: in Bearbeitung
Das Projektziel ist die Einrichtung einer regelmäßigen Konferenz, in der Vertreter und Vertreterinnen verschiedener Verwaltungsbereiche Empfehlungen zur Optimierung einheitenübergreifender Prozesse erarbeiten. Neue und bestehende Workflows sollen hier kritisch hinterfragt und optimiert werden.
Maßnahme 2024 Verbindliches (Multi-)Projektmanagement in der Verwaltung etablieren
Auftraggeber: Thomas Lipke
Projektleitung: Malte Ney
Das Projektziel ist die Einführung eines verbindlichen Projektmanagements mit klaren Standards für projektorientiertes Arbeiten in der Universitätsverwaltung. Darüber hinaus soll durch Strukturen im Multiprojektmanagement die Steuerung der Projekte optimiert werden. Prioritäten sollen standardisiert geklärt und Ressourcen gezielt verteilt und die digitale Transformation erfolgreich vorangetrieben werden.