Einführung BIC Process Execution
BIC Process Execution (BIC PE), das Workflowmanagementsystem für die Universität Duisburg-Essen
Mit dem Einführungsprojekt überführen wir unsere universitären Verwaltungsprozesse in automatisierte Workflows und leisten dabei auch einen wichtigen Beitrag zum Strategieprozess Verwaltung 2030 und dem EGovG. Dabei geht es nicht nur um die Einführung einer Software, sondern auch um die Verbesserung unserer Strukturen, der Datenlage sowie um den Kulturwandel hin zu einer prozessorientierten Verwaltung.
Erfolgreicher Projekt-Kick-off
Am 01.07.2024 wurde das Projekt erfolgreich gemeinsam mit dem Projektausschuss gestartet. Der Ausschuss wird einmal im Quartal tagen, um den Fortschritt zu überwachen und offene Fragen zu klären sowie die Beteiligung z. B. der Personalräte bei der Projektplanung und -durchführung sicherzustellen.
Projektsteckbrief
Start: 01.07.2024
Ende: 30.06.2027
Dauer: 3 Jahre
Auftraggeber: Thomas Lipke
Projektleitung: Barbara Schiller
News 10.12.2024
Seit dem Kick-off mit dem Projektausschuss am 01.07.2024 wurde die Projektplanung herausgearbeitet und die Arbeitspakete priorisiert und Zuständigkeiten definiert. Parallel wurden die Anbindung von BIC PE an andere Systeme der Universität, die Anbindung der dezentralen Einrichtungen an die Workflows der zentralen Verwaltung mithilfe eines Workflow-Kompass sowie die Abbildung der universitären Rechte- und Rollensituation vorangetrieben. Hierzu wurden u. a. auch verschiedene Austauschveranstaltungen mit den dezentralen Einrichtungen durchgeführt. Dies dient auch der Erreichung eines der nächsten größeren Meilensteine in 2025, dem GoLive der ersten Workflows.
Zielsetzung und Aufgaben des Einführungsprojekts
Ziel Digitale Transformation der Universitätsverwaltung
Für die UDE ist BIC Process Execution das Werkzeug um Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und ausführbar zu machen. Dies dient dabei der Umsetzung des EGovG , dem Strategieprozess UDE Verwaltung 2030 und der Etablierung von stringenteren und effizienteren Prozessen als Workflows. Durch den Abbau von Medienbrüchen, der Orientierung an den Anforderungen der Kundengruppen und der gleichzeitigen Verbesserung der Prozesse wird somit eine Modernisierung der Verwaltung ermöglicht.
Ziel Nachvollziehbarkeit durch Einblick in Vorgänge und Standardisierung
Wir etablieren mit BIC Process Execution ein Workflowmanagementsystem, das für alle Nutzenden einen ort- und zeitunabhängigen Einblick in ihre Verwaltungsvorgänge ermöglicht und sie durch diese geleitet. Antragsteller:innen haben dadurch jederzeit die Möglichkeiten sich über das Voranschreitens ihres Vorgangs zu informieren. Einheitliche, standardisierte Workflows machen dabei das Vorgehen nachvollziehbar und eine Einarbeitung/Vertretung von Mitarbeiter:innen ist einfacher.
Ziel Entlastung der Sachbearbeitung durch Aufwandsreduzierung
Durch die Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung soll der Aufwand je Vorgang verringert werden und dadurch die Sachbearbeitung entlastet werden. Gleichzeitig kann die Vorgangsbearbeitung schneller erfolgen, da die Nutzenden durch die Vorgänge geleitet werden und alle notwendigen Informationen vorliegen. Durch Formulare mit dynamische Feldern und Pflichtfeldern wird die Antragstellung erleichtert und die Qualität der Daten im Antrag verbessert. Dies ermöglicht somit auch eine Produktivitätssteigerung.
ProjektmanagementProjektaufgaben
Das Einführungsprojekt dient dazu die zukünftige Workflowerstellung und den Regelbetrieb sicherzustellen und das System an die Anforderungen der UDE anzupassen. Hierfür ist es notwendig Aspekte hinsichtlich
- Rechte-/Rollen,
- Datensicherung und -speicherung,
- Risiko- und Business Continuity-Management,
- Testverfahren,
- Anbindung an andere Systeme,
- uvm.
zu klären, zu konzeptualisiert sowie die technische Umsetzung in die Wege zu leiten und zu begleiten.
Das System und weitere Informationen
Das neue Workflowmanagementsystem der UDE BIC Process Execution (BIC PE)
Mit BIC Process Execution (BIC PE), dem Workflowmanagementsystem des Unternehmens GBTEC, steht der UDE ein leistungsfähiges Werkzeug für die Prozessdigitalisierung zur Verfügung. Durch das No-Code/Low-Code-System werden die Prozesse als Formulare visualisiert und notwendige Informationen verfügbar gemacht. Sie geben den Antragstellenden dadurch auch jederzeit einen Überblick über das Voranschreiten ihrer Vorgänge im arbeitsteiligen Antragsprozess.
Kennenlernen des Systems Zugang und Schnitzeljagd
Der Zutritt zu BIC PE für Mitarbeitende der Universität Duisburg-Essen erfolgt über das universitäre Selfcare-Portal von wo aus zukünftig alle Vorgänge bzw. Workflows gestartet werden können. Im Selfcare-Portal können Sie bereits jetzt an einer Schnitzeljagd teilnehmen, um BIC PE selbstständig zu erkunden.
Online-Veranstaltung (Zoom) Live-Demonstrationen
Wenn Sie noch mehr über BIC PE erfahren möchten, können sie auch an einer unserer Live-Demonstrationen via Zoom teilnehmen. Hierbei stellt das Workflow-und-Prozesse-Team des DTAC Ihnen das System anhand verschiedener Beispiel-Workflows live vor und gibt einen Überblick über den aktuellen Stand, Herausforderungen der Umsetzung und zukünftige Möglichkeiten. Das Team steht hierbei natürlich auch für Ihre Fragen und Anmerkungen zur Verfügung.
Beitrag zum UDE-StrategieprozessUDE Verwaltung 2030 & UDEVerwaltung2030#LEBEN
Im Strategieprozess UDE Verwaltung 2030 wurde das Handlungsfeld Prozessoptimierung als zentral für die Schaffung einer zukunftssicheren Verwaltung herausgearbeitet und das folgende strategische Ziel formuliert:
„Wir richten unsere Prozesse an den Anforderungen unserer Kundengruppen aus und berücksichtigen die Erfordernisse der Digitalen Transformation.“
Seit Januar 2024 werden im Rahmen von UDEVerwaltung2030#LEBEN sieben Maßnahmen bzw. Projekte zur Erreichung des Ziels durch die Optimierung der administrativen Unterstützungsprozesse durchgeführt. Das Einführungsprojekt von BIC Process Execution ist ein zentraler Teil. Es ist inhaltlich eng verknüpft mit den anderen prozessfokussierten Maßnahmen, um unserer Universität den Prozessgedanken einzupflanzen.
Eigene WorkflowsWie kann ich meine Prozesse als Workflows umsetzen?
Sie haben einen oder sogar mehrere Prozesse, die Sie als Workflow umsetzen wollen? Prima, dann setzen Sie sich direkt mit uns z. B. mit einer formlosen E-Mail in Verbindung.
Je nachdem ob Sie direkt der Verwaltung oder einer der dezentralen Einrichtung der UDE zugeordnet sind, existieren verschiedene Optionen, um den Workflow-Wunsch umzusetzen. Dabei gilt im Allgemeinen, dass Prozesse der zentralen Verwaltung durch unser Team umgesetzt werden.
Handelt es sich bei Ihrem Workflow-Wunsch um einen Prozess einer dezentralen Einrichtung der UDE ist die Situation etwas komplexer. Einerseits haben Sie hier die Möglichkeit den Standard-Workflow der Verwaltung zu übernehmen und ggf. mithilfe des Workflow-Kompass zu steuern. Andererseits können Sie eigene Workflows gestalten, nachdem Sie an unseren Schulungen teilgenommen haben.
Setzen Sie sich in jedem Fall mit uns in Verbindung, damit wir die verschiedenen Optionen im Detail mit Ihnen durchsprechen können.
E-Mail an: wup@uni-due.de