Digital beschriftet Express-Sendungen

Verfahrensänderungen bei der Beauftragung von DHL-Express-Sendungen

Erforderliche Umstellung auf eine elektronische Anmeldung

Bislang wurde für die Beauftragung eines Express-Versands durch DHL ein Auftragsschein in Papierform von Ihnen oder den Mitarbeiter:innen der Poststellen von Hand ausgefüllt. Diese Vorgehensweise ist nicht mehr möglich. Dies gilt sowohl für den nationalen als auch internationalen Versand. DHL-Express lässt stattdessen eine Sendungsanmeldung nur noch auf elektronischem Wege zu.

Hierzu ist ein von DHL zur Verfügung gestelltes Pdf-Formular mit den gewohnten Angaben zu Absender, Empfänger, Inhalt der Sendung etc. auszufüllen. Bei Sendungen der Art „International NonDocument“ (z.B. Waren, Proben, Muster etc.) ins Nicht-EU-Ausland, sind zusätzlich einige für die Erstellung der dann beizufügenden Zollinhaltserklärung notwendigen Eintragungen vorzunehmen.
Der Umfang, der von Ihnen geforderten Angaben, ändert sich im Vergleich zum bisherigen Verfahren insgesamt dabei kaum.

Um die Beauftragung der Expresssendung möglichst schnittstellen- und medienbruchfrei vorzunehmen, laden Sie bitte abhängig vom Campus, von wo aus die Express-Sendung verschickt werden soll, das Formular DHLeMailShip_Duisburg.pdf bzw. DHLeMailShip_Essen.pdf herunter und schicken es ausgefüllt an die Poststelle. Sie finden diese Dateien auf der Seite der Poststelle https://www.uni-due.de/verwaltung/poststelle/ unter dem Punkt „Expressversand“. Hier finden Sie auch eine ausführliche Ausfüllanleitung, die Sie Punkt für Punkt durch das Formular führt.

Bitte beachten Sie bei einem Versand ins Nicht-EU-Ausland folgendes:

• Bei allen Bestimmungsländern, die kein Mitgliedsstaat der EU sind, muss der Versand im Vorfeld mit der für Zollsachsachbearbeitung zuständigen Mitarbeiterin im Sachgebiet 6.1, Frau Emre (oezge.emre@uni-due.de / Tel.: 0201/183-7030) abgestimmt werden, um die Zulässigkeit und die weitere Pflichterfüllung (korrekte Eintarifierung, behördliche Genehmigung, nachträgliche Deklaration der Ausfuhr) sicherzustellen.
• Nach der positiven Klärung des Versands mit der Zollsachbearbeitung erhalten Sie von dort per Mail eine entsprechende Bestätigung. Diese fügen Sie bitte Ihrer Mail mit dem DHL-Formular an die Poststelle bei. Sofern Sie die Express-Sendung nicht persönlich in der Poststelle abgeben, befestigen Sie an ihr zur Erleichterung der Zuordnung bitte außen einen Ausdruck der Mail, die Sie von der Zollsachbearbeitung erhalten haben.
• Die Poststellenmitarbeiter*innen sind ausdrücklich angewiesen Sendungen ins Nicht-EU-Ausland – auch wenn lediglich Dokumente verschickt werden sollen – ohne die Freigabe durch die Zollsachbearbeitung nicht auf den Weg zugeben. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass aufgrund der Komplexität des Themas seitens der Poststellen keine Fragen zollrechtlicher Natur beantwortet werden können. Hierfür wenden Sie sich bitte an die Zollsachbearbeitung.

Zeitliche Rahmenbedingungen Vorgaben von DHL-Express hinsichtlich der Abholung von Sendungen

• Bitte beachten Sie, dass eine Abholung Ihrer Sendung in den Poststellen durch die Boten von DHL-Express regelmäßig nur in der Zeit von 10:00 – 12:00 und von 13:00 – 15:00 Uhr möglich ist.
• Zwischen der Beauftragung und dem Beginn des Abholfensters müssen mindestens 90 Minuten liegen und das Abholfenster muss ebenfalls mindestens 90 Minuten umfassen.

Daraus ergibt sich zwangsläufig, dass spätestens bis 12:00 Uhr eine Abholung gebucht sein muss, damit die Sendung noch am gleichen Tag auf den Weg geht.

Kann diese Uhrzeit nicht eingehalten werden, erfolgt die Abholung frühestens am nächsten Werktag ab 10:00 Uhr.

• Sofern eine außergewöhnliche Eilbedürftigkeit vorliegt, ist auch eine Abgabe in bestimmten DHL-Service-Points möglich. Informationen hierzu erhalten Sie im Bedarfsfall von den Poststellen, die Sie bitte dann frühzeitig ansprechen.

Möglichkeit der Vorabbeauftragung einer Abholung:

Die Abholung der Express-Sendung wird regelmäßig von den Poststellen erst nach Eingang der Sendung in der Poststelle beauftragt. In Ausnahmefällen kann dies bei sehr kurzfristig zu verschickenden Sendungen bereits im Vorfeld veranlasst werden, wenn Sie vorab mit der Poststelle diesbezüglich telefonisch Kontakt aufnehmen und mitteilen, wann die Sendung in der Poststelle sein wird. Eine Buchung der Abholung kann dann unmittelbar nach Eingang Ihrer Mail mit dem Pdf-Formular in der Poststelle von dort vorgenommen werden.
Bitte beachten Sie, dass die Poststellen angewiesen sind, auch zeitkritische Sendungen nur dann weiterzugeben, wenn bei einem Versand ins Nicht-EU-Ausland die Genehmigung durch den Zollbereich erteilt wurde.

Sollten Fragen oder Problemen im oben erläuterten Verfahren auftauchen, sprechen Sie bitte die Mitarbeiter:innen der Poststelle an Ihrem Campus an, die Ihnen gerne weiterhelfen werden.