Governance

Mit der Einführung des neuen Prorektorats für Transfer, Innovation und Digitalisierung (TID) hat das Rektorat die Themen der Digitalisierung institutionell auf der Leitungsebene verankert. Während die CIO und das ZIM für eine flächendeckende IT-Versorgung sorgen, der CISO die Informationssicherheit sowie IT-Sicherheit etabliert und nachhält, der Kanzler die administrativen Unterstützungsprozesse verantwortet, die mit Unterstützung des Dezernats DTAC digital transformiert werden und der Prorektor für Studium, Lehre und Bildung sich für Seamless Learning stark macht, laufen die Fäden der Strategie zur Digitalisierung beim Prorektor TID zusammen. Der Prorektor TID ist insbesondere für die Weiterentwicklung und das Nachhalten der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie verantwortlich. Die Verfahren, ihre Komponenten und Akteur*innen in ein strukturiertes Zusammenspiel zu bringen, zu koordinieren und neue Themen der Digitalisierung anzustoßen, nachhaltige Strukturen unter Berücksichtigung der Studierenden in den Fakultäten und Einrichtungen zu schaffen, sind Aufgaben des 2022 neu geschaffenen Prorektorats. Alle Neuerungen sollen breit kommuniziert werden, so dass es gelingt, alle Statusgruppen zu informieren und adäquat an neue Tools und Vorgänge heranzuführen.

Infrastruktur

Wir stellen den Ausbau unserer bedarfsgerechten kommunikations- und informationstechnischen Infrastrukturen an unseren verschiedenen Standorten sicher und bewahren unsere digitale Souveränität durch koordinierte Strategien für die Nutzung von Cloud-Systemen, VDI und Open Source.

Die Zusammenarbeit zwischen dem Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM), dem Dez. DTAC und den dezentralen Dienstleistern an Fakultäten, Zentralen Wissenschaftlichen Einrichtungen (ZWE) und Zentralen Betriebseinheiten (ZB) wird kontinuierlich verbessert. Besonderer Wert wird hierbei auf eine funktionierende Kommunikation ohne Verzögerungen gelegt.

Rektorat und Fakultäten prüfen gemeinsam, wie durch eine vertrauensvolle Kooperation zwischen dezentralen und zentralen Stellen die gewünschten Dienste erbracht werden können. Eine sinnvolle und an dem Nutzen für die Angehörigen und Mitglieder der Universität orientierte Aufteilung von zentraler und dezentraler Verantwortung und dem Betrieb der Dienste wird angestrebt.

Unsere IT zielt darauf ab, möglichst in der Cloud und mobil verfügbar zu sein, so dass unsere Prozesse ohne Medienbrüche laufen können. Wir suchen Kooperationen und Zusammenarbeit zur Digitalisierung auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene. Wo es sich anbietet, nehmen wir externe Dienstleister in Anspruch und lassen uns professionell unterstützen.

Die UDE beteiligt sich - auch zur Wahrung der digitalen Souveränität - an der Erarbeitung einer übergreifenden Cloud-Strategie der NRW-Hochschulen und erarbeitet eine eigene UDE Cloud-Umsetzungsstrategie, die auf einer Multi-Vendor- und Exit-Strategie basieren soll, um sich gegen Abhängigkeiten, Monopolisierungstendenzen und Kostensteigerungen zu wappnen.

Als Teil des Reallabors der Zukunft fördert die UDE Open Source-Ansätze und unterstützt den Aufbau eines Open-Source-Ökosystems. IT-Lösungen werden in einem Baukastenprinzip mit standardisierten Schnittstellen zur Verfügung gestellt.

Energetisch effiziente Lösungen

Digitalisierung an sich darf kein Selbstzweck sein. Wir digitalisieren Vorgänge dort, wo es sinnvoll ist, orientieren uns an der Energieeffizienzrichtlinie der EU und setzen Energieeffizienz an erste Stelle. Energieeffizienz wird bei allen Investitionsentscheidungen berücksichtigt und in der CO²-Eröffnungsbilanz dargelegt.

Administrative Unterstützungsprozesse

Die Universitätsverwaltung nimmt neue technische Möglichkeiten und veränderte gesetzlicher Vorgaben zum Anlass, um ihre Unterstützungsprozesse zu prüfen, zu optimieren und bei Sinnhaftigkeit digital zu transformieren. Services und Prozesse sollen konsequent weiterentwickelt werden, um auch künftig allen Herausforderungen einer modernen Universität erfolgreich zu begegnen. Für das Gelingen der digitalen Transformation an der UDE bedarf es einer prozessorientierten Kultur und einer darauf bezogenen Personal- und Organisationsentwicklung. Um alle Mitarbeiter*innen in ihrer Verschiedenheit mitzunehmen, werden die Prozesse kommuniziert und auch die dezentralen Mitarbeiter*innen z.B. über die Einbindung der Netzwerke berücksichtigt. Im Ergebnis werden digitale Technologien und Lösungen in alle Servicebereiche der UDE integriert, um die Qualität kontinuierlich auf einem hohen Niveau zu halten und die Serviceprozesse präziser an den Anforderungen der verschiedenen Gruppen von Nutzer*innen auszurichten. Zentraler Aspekt ist die einvernehmliche Gestaltung der Prozesse End-to-End unter Einbeziehung der betroffenen Stakeholder.

Die für die digitale Transformation der Universitätsverwaltung notwendigen Veränderungsprojekte werden im Rahmen der „Digitalisierungsroadmap“ koordiniert, priorisiert und in einem ganzheitlichen Überblick dargestellt. Durch ein einheitliches Projektmanagement werden sie zudem methodisch standardisiert umgesetzt. In den Projekten werden die Perspektiven der Nutzer*innen und die angestrebten Ergebnisse der Prozesse in den Vordergrund gerückt. Prozesse werden für die Nutzenden transparent gestaltet, so dass der Stand des Prozesses auch z.B. für die beteiligte Fakultät jederzeit erkennbar ist. Ergänzt wird dieser Ansatz durch Komponenten der Organisations- und Personalentwicklung sowie der Kommunikation, denn die prozessuale Durchdringung und Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen erfordert neue Kompetenzen bei allen Beschäftigten in den zentralen und dezentralen Verwaltungsbereichen.

Die Personalentwicklung wird daher alle Beschäftigten – zentral und dezentral – nicht nur beim Aufbau von IT-Kompetenzen, sondern auch bei der Entwicklung einer agileren und prozessorientierten Arbeitsweise unterstützen. So wird beispielsweise zur Unterstützung der Prozesse des systemakkreditierten Qualitätsmanagementsystems der UDE ein Akkreditierungs-Workflow für die digitale Bearbeitung der vertieften Studiengangbetrachtung durch alle daran beteiligten Akteur*innen etabliert werden.

Mit der Standardisierung der Geschäftsprozesse zielen wir auch auf Nachhaltigkeit, indem wir die Arbeitsbelastung und den CO₂-Ausstoß gleichermaßen verringern. Es werden auch im Rahmen der Digitalisierung der Unterstützungsprozesse pragmatische Maßnahmen ergriffen, die zu einem schonenderen Umgang mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen führen.

Einsatz künstlicher Intelligenz

KI-Systeme helfen uns, Routineaufgaben zu automatisieren, Kundeninteraktionen mittels Chatbots zu optimieren und durch fortschrittliche Analysetools Vorhersagen aber auch den nachhaltigen Umgang mit Ressourcen zu verbessern. Die Digitalisierung in Studium, Lehre und Forschung kann die Internationalisierung erheblich vorantreiben. Beispielsweise können weiterführende Homepages und Unterlagen zu Berufungsverfahren automatisiert mehrsprachig übersetzt werden. Auch in der Verwaltung kann der Einsatz von KI-Systemen die Prozesse und Workflows optimieren.

An der UDE empfangen wir unsere Studierenden, die aus verschiedensten Lebenswirklichkeiten kommen, Studierende mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen, mit Care-Aufgaben ebenso wie incoming Studierende auch digital mit vielfältigen Serviceangeboten und begleiten sie ebenso durch das gesamte Studium. Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz wie beispielsweise mehrsprachiger Online-Beratung, Simultanübersetzungsprogrammen, aber auch durch ein barrierefreies digitales Angebot ermöglichen wir allen Studierenden die Nutzung unserer digitalen Angebote.

Nachhaltiges Datenmanagement

Um ein gemeinsames Verständnis von nachhaltigem Datenmanagement zu erreichen, entwickelt die UDE eine Leitlinie und bietet regelmäßig Fort- und Weiterbildungen zum nachhaltigen Datenmanagement an. Im Sinne des Reallabors der Zukunft sind unsere Forschenden und alle Mitglieder der UDE aufgefordert, sich aktiv an der Entwicklung eines gemeinsamen Mindsets und an den Fortbildungen zu beteiligen und diese stetig weiterzuentwickeln.

Eine umfassende Datenreduktion kann nur gelingen, wenn jedes Mitglied der UDE verantwortungsbewusst und diszipliniert regelmäßig nicht mehr benötigte Daten löscht. Wo möglich verwalten wir unsere Daten zentral. So sind unsere Daten ohne unnötige Redundanzen backup-gesichert und verringern so unsere CO₂-Emmissionen. Wo sinnvoll nutzen wir automatisierte Verfahren, um die Datenmengen gering zu halten (z.B. automatische Deduplikation). Wir reduzieren unsere Datenspeicher und entwickeln ein Analysemodell zur Datenspeicherung. Wir sparen Daten, indem wir uns zur E-Mail-Kommunikation abstimmen und ein einheitliches Verständnis entwickeln. Durch die Standardisierung unserer Geschäftsprozesse und die Einschränkung von Administratorenrechten sparen wir Speicherkapazitäten. Wir wählen angemessene Bildformate zur Ablage, bei der Erstellung von Print- und Online-Formaten wie auch im Forschungsdatenmanagement und bei allen Lehr-Lern-Systemen.

Beschaffungswesen

Wir räumen der Nachhaltigkeit der IT und des IT-Betriebs im Beschaffungswesen einen hohen Stellenwert ein und entwickeln hierfür gemeinsam Leitlinien. Die Universitätsverwaltung hat Nachhaltigkeit in der Digitalisierung, in Prozessen und Beschaffung als Arbeitsbereiche identifiziert, in denen ein schonender Umgang mit Ressourcen zeitnah erreicht werden kann. Die Fakultäten und zentralen Einrichtungen committen sich ebenfalls auf einen ressourcenschonenden Umgang. Hierzu bedarf es eines weiteren Diskussionsprozesses in der Maßnahmenphase. Für eine konsequente nachhaltige Beschaffung an der UDE bedarf es eines bewussten Umgangs und einer Entscheidung für Nachhaltigkeit durch jedes einzelne UDE-Mitglied. Energieeffizienz fließt zukünftig bei Entscheidungsfindungen, bei Beschaffungen oder Investitionen, bei der Prozessgestaltung oder zum Betrieb von Anlagen mit entsprechender Gewichtung ein. Hierzu werden auch gezielte Anreizsysteme geschaffen. Darüber hinaus sollen Erneuerungszyklen soweit wie möglich verlängert werden und möglichst nachhaltige Produkte ausgewählt werden. Wo möglich sollen Sozialdienstleister und -einrichtungen bevorzugt berücksichtigt werden.

Informationssicherheit und IT-Sicherheit/Cybersecurity

Studium, Lehre und Forschung sowie ihre Geschäftsprozesse und die der Verwaltung benötigen eine zuverlässig funktionierende IT und ein hohes Maß an Vertraulichkeit. Dies bedingt hohe Anforderungen an Informationssicherheit, die IT-Infrastruktur und IT-Sicherheit, einen besonderen Schutz vor Schadsoftware und ein alle Bereiche umfassendes, stabiles Notfallmanagement im Schadensfall ebenso wie die Awareness aller Mitglieder der UDE.

Um die notwendige, aber auch angemessene Informationssicherheit zu erreichen, legt die UDE die Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit zu Grunde und stimmt diese auf die Anforderungen der UDE ab.

Schadensereignisse können durch höhere Gewalt, technisches Versagen, vorsätzliche Handlungen, Irrtum, Nachlässigkeit oder Fahrlässigkeit drohen. Die UDE schätzt ein vertrauensvolles und konstruktives Arbeitsklima. Die Beschäftigten der UDE werden grundsätzlich als vertrauenswürdig angesehen. Für einen reibungslosen, sicheren und effizienten Gebrauch der IT setzt die UDE auf die kooperative Einbindung aller beteiligten UDE-Angehörigen und Gäste, die ein geordnetes Zusammenwirken von technischen und organisatorischen Prozessen erst ermöglicht. Alle Aspekte der Informationssicherheit, selbst die Cybersicherheit kann nur als Gemeinschaftsaufgabe gelingen. Sie muss immer wieder en détail geklärt werden, beispielsweise, wenn es um Hardware geht, die nicht von der Universität gestellt wird und insbesondere in Studium und Lehre auch von Mitarbeiter*innen Bring-Your-Own-Device (BYOD) Lösungen genutzt werden. Für Bereiche, die nicht zentral administriert werden, sind hierfür Sicherheitslösungen im Kontext des im Aufbau befindlichen Information Security Management Systems (ISMS) zu entwickeln.

Um vor Angriffen auf die IT-Strukturen gewappnet zu sein, unsere Systeme zu schützen und die Technik aufrechtzuerhalten, sichern wir uns mehrfach ab. Wo unmittelbarer Handlungsbedarf zur Abwehr von Gefährdungen besteht, werden Abwehrmaßnahmen sofort umgesetzt. Die Verankerung von Informationssicherheit in der Organisationskultur erfolgt als Teil eines übergreifenden, schrittweise einzuführenden Information Security Management System (ISMS). Dies soll sowohl die Prozesse, die technische Absicherung von Systemen als auch die Eigenverantwortung und das Sicherheits-Bewusstsein (Awareness) der Mitglieder weiterhin stärken. Das ISMS ermöglicht die Umsetzung und Steuerung des Informationssicherheitsprozesses. Parallel wird ein Business-Continuity-Management (BCM) verankert, das unter anderem synergetisch von der Informationssicherheit, dem IT-Service Continuity Management (ITSCM) sowie dem Notfall Management geprägt wird. So können der Betrieb und einhergehende Abläufe in Ausnahmesituationen mit Ausfällen wieder kontrolliert und zeitnah in den Normalbetrieb gebracht werden. Der Rahmen für die Verbesserung der IT-Sicherheit als Bestandteil der Informationssicherheit ist zusätzlich durch die Richtlinie für die Informationssicherheit an der UDE festgeschrieben und maßgeblich durch den Chief Information Security Officer (CISO) geprägt.