Einige Aktengruppen an der Universität Duisburg-Essen tauchen massenhaft und in immer gleicher Form auf. Dazu zählen insbesondere die Personalakten der Beschäftigten sowie die Prüfungsakten von Studierenden.

Die archivische Überlieferungsbildung kann in diesen Fällen durch ein Bewertungsmodell gesteuert werden, in dem Kriterien festgehalten werden, welche Einzelfallakten im Universitätsarchiv aufbewahrt und welche vernichtet werden.