Die/Der Auftraggeber*in oder der Entscheiderkreis nimmt das Projektergebnis ab.

Ist das Projekt abgeschlossen kann zusätzlich ein Projektabschlussbericht erstellt werden. Hierbei ist besonders darauf zu achten, wer Adressat des Projektabschlussberichts ist. Den Beteiligten wie Auftraggeber*in, Entscheiderkreis, Projektleitung und Projektteam sind Inhalte wie Projektauftrag, Änderungen, Projektverlauf und Konkrete Ergebnisse bekannt und dokumentiert und müssen nicht erneut zusammengestellt werden.

Für den offiziellen Abschluss und die Entlastung des Projektteams ist es sinnvoll, ein Abschluss-Meeting zu veranstalten. Hier ist Gelegenheit, noch einmal Rückschau zu halten, wie die Projektarbeit sich gestaltet hat, sowohl aus organisatorischer Sicht als auch aus Sicht der Zusammenarbeit im Projektteam. Im Rahmen der Beurteilung sollten folgende Fragen und Aspekte einen Leitfaden bieten:

• Gab es maßgebliche Störfaktoren intern und extern?
• Wurden die Termine nach Plan eingehalten?
• Wurde das Budget eingehalten?
• Wurde das Projektziel entsprechend den Anforderungen erreicht?
• Ist das Projektergebnisse in die Nutzung überführt?
• Hat das Team gut zusammengearbeitet?
• Was war gut, was nicht?

Die Auswertung von gewonnenen Erkenntnissen bzw. neues Wissen oder Erfahrungen, die während der Arbeit an dem Projekt entstanden sind dienen der kontinuierlichen Verbesserung der Projektarbeit. 

Daher sollten wesentliche positive wie negative Ergebnisse der Abschlussbetrachtung dem Projektmanagement-Büro mitgeteilt werden.