Eine realistische Planung zeichnet sich durch die Einhaltung der folgenden Punkte aus:

• Alle durchzuführenden Arbeitspakete sind ermittelt (Vollständigkeit!).
• Der Aufwand und die Dauer der Arbeitspakete sind von den durchführenden Personen ermittelt und mit diesen abgestimmt.
• Die Unsicherheiten sind, so weit möglich, systematisch geklärt.
• Die Risiken sind berücksichtigt und entsprechende Sicherheiten sind eingeplant.
• Zu erwartende Änderungen sind eingeplant.
• Die benötigten Ressourcen sind verbindlich eingeplant.
• Das fachliche / technische Konzept ist ausreichend bekannt und berücksichtigt.
• Begleitende und absichernde Maßnahmen (Risikovorsorge, Qualitätssicherung, Projektmanagement, Dokumentation usw.) sind ausreichend berücksichtigt und fest eingeplant.
• Die Abnahme / Bestätigung definierter Zwischenergebnisse ist zu Meilensteinen vorgesehen.
• Die Projektplanung ist von allen Beteiligten akzeptiert.

Die vollständige Projektplanung enthält mindestens die folgende Information:

• Den Ergebnisstrukturplan, der den Liefer- und Leistungsumfang des Projekts darstellt.
• Den Ablaufplan / Lösungsansatz mit den Phasen und Meilensteinen
• Die vollständige Liste aller Arbeitspakete, die für die Projektabwicklung erforderlich sind
• Die für die Bearbeitung der Arbeitspakete notwendigen Ressourcen (Personalkapazitäten, Finanzmittel, etc.), abgeprüft auf Verfügbarkeit und von den Linienvorgesetzten verbindlich zugeordnet.
• Die Risiken der Projektdurchführung
• Die realistischen, aber schnellstmöglichen Termine der Meilensteine
  und Arbeitspakete
• Die realistische, optimierte Aufwands- / Kostenabschätzung des Projektes
• Die Projektorganisation mit der Besetzung der (wichtigsten) Rollen

Die Hauptbeteiligten am Planungsprozess sind:

• Die/Der Auftraggeber*in

• Die Projektleitung

• Die/der Projektmitarbeiter*in

Um dem Planungsprozess zu optimieren und endlose Diskussionen im Projektteam zu vermeiden hat es sich bewährt, dass die Projektleitung am Anfang eine überschlägige Planung macht und diese als gedankliche Basis im Projektteam als Arbeitsgrundlage vorstellt.

Ganz wesentlich bleibt aber, dass jede/jeder Beteiligte am Projekt das Gefühl hat, dass ihre/seine Informationen in die Planung eingeflossen und angemessen berücksichtigt sind. Nur so kann die Projektleitung erreichen, dass jede/jeder Beteiligte sich mit der Planung identifiziert.

Damit ist die Basis für eine zuverlässige Umsetzung der Planung in den weiteren Projektphasen gewährleistet.