Projektrollen

Projektrollen

Verantwortung - Aufgaben - Befugnisse

In jedem Projekt werden für die effektive Projektarbeit bestimmte Rollen benötigt. Die Rollen in ihrer Gesamtheit beschreiben die Projektorganisation.

​Projektrollen

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Auftraggeber:in

In Person

  • Die/der Auftraggeber:in schafft durch das Projekt einen Nutzen für die UDE im Sinne von Wirtschaftlichkeit und/oder Qualitätssteigerung. Sie/er steht für diesen Nutzen ein und übernimmt für den Gesamterfolg des Projektes und dessen Erreichung durch die Projektleitung die Verantwortung.
  • Auftraggeber:in ist jeweils eine Person. Bei verwaltungsübergreifenden und/oder strategischen Projekten kann der/die Kanzler:in als Auftraggeber:in fungieren. In der Regel wird diese Rolle von den Stabsstellen- bzw. Dezernatsleitungen übernommen. Bei einheitenübergreifenden Projekten übernimmt diejenige Leitung die Rolle Auftraggeber:in, deren Einheit den größten Nutzen aus dem Projekt generiert.
  • Die Aufgaben und Befugnisse des/der Auftraggeber/in können, zum Beispiel an Sachgebietsleitungen, delegiert werden, wobei die Verantwortung für die Ergebnisse beim/bei der Projekt-Auftraggeber/in bleibt. Eine Delegation der Aufgaben und Befugnisse an die Projektleitung ist ausgeschlossen.

Verantwortung

  • Sicherstellung der Verortung des Projekts innerhalb der strategischen Leitlinien der UDE
  • Sicherstellung, dass das Projekt einen Nutzen für die UDE im Sinne von Wirtschaftlichkeit und/oder Qualitätssteigerung schafft
  • Sicherstellung der Kosten-Nutzen-Relation des Projekts
  • Sicherstellung des Projektgesamterfolgs
  • Sicherstellung der Einhaltung des Projektbudgets
  • strategische Beratung der Projektleitung

Aufgaben

  • Initiieren des Projekts und Einholung der Projektfreigabe
  • Einsetzen einer Projektleitung
  • Einsetzen des Projektteams auf Vorschlag der Projektleitung
  • Freigabe des durch die Projektleitung erstellten Projektauftrags
  • Vertretung des Projekts
  • Bereitstellung des Projektbudgets bzw. Beantragung des Projektbudgets
  • Stetige, zeitnahe und enge Abstimmung mit der Projektleitung während des gesamten Projektverlaufs
  • Regelmäßige Überprüfung des Projektfortschritts anhand der Projektstatusberichte
  • Freigabe von Meilensteinen
  • Entscheidung über Änderungsanträge zum Projekt u. ä.
  • Abnahme des Projektergebnisses und Entlastung der Projektleitung bei Projektabschluss
  • Vertretung des Projektergebnisses

Befugnisse

  • Entscheidung über den Inhalt und Umfang des Projekts
  • Recht auf regelmäßige Informationen über den Projektstatus
  • Freigabe von Meilensteinen
  • Entscheidung über Abnahme des Projektergebnisses und Entlastung der Projektleitung
  • Recht auf Abbruch eines Projekts in Absprache

Lieferantenvertreter:in

 In Person

  • Ein Lieferantenvertreter:in bringt im Projektausschuss die Lieferantensicht ein und ist insbesondere einzubeziehen, wenn für die Erreichung des Projektzieles/-nutzens zwangsläufig ein Produkt, eine Dienstleistung oder Fachexpertise benötigt wird. Durch die Rolle der/des Lieferantenvertreter:in soll dem Projekt eine zentrale Ansprechperson an die Seite gestellt werden, die die weitere Lieferantenorganisation koordiniert und dabei auch die Sichtweise und Bedürfnisse der/des Lieferant:in vertritt. Die Rolle der/des Lieferantenvertreter:in kann von einer oder mehreren Personen aus unterschiedlichen, intern oder extern Organisationen übernommen werden.

Verantwortung

  • Repräsentation der Interessen des Lieferanten in Abgleich mit dem Projektziel
  • Schnittstellenfunktion zwischen Projekt und Lieferanten
  • Unterstützung bei der Klärung von Fragestellungen auf Lieferebene (z.B. Zuständigkeit)

Aufgaben

  • Vertretung der Interessen des Lieferanten im Projekt
  • Vertretung der Interessen des Projekts innerhalb der Lieferantenorganisation
  • Sicherstellung der Bereitstellung des Produkts, der Dienstleistung oder der Fachexpertise für das Projekt in angemessener Qualität

Befugnisse

  • Ist berechtigt auf die Personalressourcen der Lieferantenorganisation zuzugreifen und nach Bedarf Besprechungen einzuberufen
  • Darf intern eskalieren, falls die der Lieferantenorganisation ihren Verpflichtungen nicht ausreichend nachkommt
  • Erhält Informationen aus dem Projekt, um eine Abstimmung mit der Lieferantenorganisation sicherzustellen

Nutzervertreter:in

In Person

  • Ein:e Nutzervertreter:in bringt als zentrale Ansprechperson im Projektausschuss die Nutzendensicht ein, sodass eine Berücksichtigung der Bedürfnisse unterschiedlicher Nutzendengruppen hinsichtlich des Projektergebnisses sichergestellt werden kann. Hier gilt es Abwägungen vorzunehmen. Ein:e Nutzervertreter:in kann im Projekt als Testperson einbezogen werden, um das Projektergebnis auf Qualität und Funktionalität zu prüfen. Die Rolle der/des Nutzervertreter:in kann von einer oder mehreren Personen aus unterschiedlichen Nutzendengruppen übernommen werden.

Verantwortung

  • Repräsentation der Interessen der Nutzenden in Abgleich mit dem Projektziel
  • Schnittstellenfunktion zwischen Projekt und Nutzenden
  • Unterstützung bei der Klärung von Fragestellungen zu Nutzendenanforderungen

Aufgaben

  • Vertretung der Interessen der Nutzenden im Projekt
  • Vertretung der Interessen des Projekts innerhalb der Nutzendengruppe
  • Sammeln von Feedback, Anregungen und Beschwerden von den Nutzenden und Weitergabe an das Projektteam und den Projektausschuss
  • Kommunikation zwischen Projekt und Nutzenden

Befugnisse

  • Ist berechtigt auf die Nutzenden zusammenzurufen und nach Bedarf Besprechungen einzuberufen
  • Erhält Informationen aus dem Projekt, um eine Abstimmung mit den Nutzenden sicherzustellen

Projektassistenz

In Person

  • In einem großen Projekt kann eine Projektassistenz oder ein Projektbüro (d.h. mehrere Assistenzkräfte mit unterschiedlichen Schwerpunkten) eingerichtet werden. Die Projektassistenz unterstützt die Projektleitung sowie das gesamte Projektteam bei der effektiven und effizienten Durchführung des Projekts, in dem sie administrative Aufgaben übernimmt und bei organisatorischen Angelegenheiten unterstützt. Sie ist häufig die erste Anlaufstelle des Projekts.
  • Um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen der Projektleitung und der Projektassistenz sicherzustellen, sind regelmäßige Meetings wichtig.
  • Die Verantwortung, Aufgaben und Befugnisse einer Projektassistenz variieren je nach Organisation und Art des Projekts. Die Projektleitung ist der Projektassistenz gegenüber weisungsbefugt und definiert deren Entscheidungsbefugnisse und Kompetenzen. Daher ist die folgende Auflistung vorrangig als Anregung anzusehen.

Verantwortung

  • zentrale Dienstleistungseinheit für die Projektleitung und das Projektteam
  • Klärung infrastruktureller Aufgaben des Projekts (Räume, Technik etc.)
  • Dokumentenmanagement
  • Ressourcenmanagement und Budgetüberwachung
  • Unterstützung der Projektmitarbeitenden bei Abwicklungsfragen
  • Informationsweitergabe innerhalb des Projektteams
  • Unterstützung des Aufgabencontrollings im Projekt

Aufgaben

  • Administrative Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams (z.B. Reisemanagement)
  • Vorbereitung von Entscheidungen der Projektleitung
  • Projektdokumentationsablage und -archivierung
  • Unterstützung der Projektleitung bei der Projektteamkoordination
  • Planung und Vorbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
  • Protokollführung bei Terminen
  • Unterstützung bei der Budgetkontrolle
  • Unterstützung der Projektleitung bei der Projektabschlussdokumentation
  • Unterstützung der Projektleitung bei der Qualitätssicherung

Befugnisse

  • Durchführung administrativer Prozesse
  • Einsicht in das Projektbudget

Projektausschuss

In Person

  • Bei großen Projekten kann der/die Auftrageber:in einen Projektausschuss einrichten, um bei der strategischen Steuerung des Projekts aus Lieferanten- und Nutzersicht unterstützt zu werden.
  • Ein Projektausschuss setzt sich aus der/dem Projekt-Auftraggeber:in sowie Vertretenden der Lieferanten von Leistungen für das Projekt und der/dem Nutzendenvertreter:in des Projektprodukts zusammen. Der/die Auftrageber:in definiert die Verantwortung sowie die Aufgaben und Befugnisse des Projektausschusses in Abgrenzung zu der eigenen Rolle. Daher ist die folgende Auflistung vorrangig als Anregung anzusehen.
  • Der Projektausschuss trifft sich regelmäßig. Die Projektleitung ist bei den Sitzungen anwesend.

Verantwortung

  • Unterstützung des/der Auftraggeber:in
  • Überwachung externer Einflüsse auf das Projekt aus Lieferanten- und Nutzersicht
  • strategische Beratung der Projektleitung

Aufgaben

  • systematischer Austausch über Fragen des Projekts aus Lieferanten- und Nutzersicht
  • Abstimmung mit der Projektleitung während des gesamten Projektverlaufs
  • Regelmäßige Überprüfung des Projektfortschritts auf strategischer Ebene anhand der Projektstatusberichte
  • Freigabe von Meilensteinen
  • Entscheidung über Änderungsanträge zum Projekt u. ä.
  • Abnahme der Projektergebnisse unter Beachtung der Lieferanten- und Nutzersicht

Befugnisse

  • Recht auf regelmäßige Informationen über den Projektstatus
  • Freigabe von Meilensteinen
  • Entscheidung über Abnahme des Projektergebnisses und Entlastung der Projektleitung
  • Recht auf Abbruch eines Projekts in Absprache (…)

Projektleiter:in

In Person

  • Die von der/dem Auftraggeber:in eingesetzte Projektleitung plant und verantwortet ihr Projekt. Sie ist für den Projekterfolg verantwortlich und stellt sicher, dass die formulierten Projektergebnisse mit den zur Verfügung gestellten Ressourcen in der geforderten Qualität erreicht werden. Sie koordiniert die Projektumsetzung und kann dazu Aufgaben an die Projektmitarbeiter:innen delegieren sowie über das Projektbudget verfügen. Die Projektleitung ist zentrale/r Ansprechpartner:in für alle Fragen zum Projekt.
  • Eine Projektleitung wird für die Dauer des Projekteinsatzes adäquat von der Linientätigkeit entlastet. Sie erhält zeitnahe Entscheidungen durch den/die Auftraggeber:in. Für die Projekterreichung steht eine angemessene Ressourcenausstattung zur Verfügung. Bei Großprojekten kann zur Unterstützung eine Projektassistenz oder ein Projektbüro eingerichtet werden.
  • Die notwendige Qualifikation der Projektleitung besteht aus umfassendem Methodenwissen durch die Teilnahme an einer Projektmanagementschulung und Kenntnis der Projektmanagementstandards sowie ausgeprägte Soft-Skills. Fachwissen sollte abhängig von der Art des Projektes vorhanden sein.

Verantwortung

  • Planen des Projekts in Absprache mit der/dem Auftraggeber:in
  • Erarbeiten eines Projektauftrags in Absprache mit der/dem Auftraggeber:in
  • Meldung des Projekts an das Multiprojektmanagement (...)
  • Steuerung der Projektressourcen
  • Koordination und Organisation der Arbeit im Projekt
  • Koordination des Informationsflusses im Projekt, insb. zu der/dem Auftraggeber:in
  • Abstimmung der Arbeitspakete des Projekts mit den zuständigen Organisationseinheiten
  • Sicherstellung, dass die Projektziele unter den genannten Rahmenbedingungen erreicht werden und ein Nutzen für die UDE geschaffen wird
  • Sicherstellung der projektbegleitenden Dokumentation
  • Qualitätssicherung

Aufgaben

  • Zusammenstellen des Projektteams in Abstimmung mit den Linienvorgesetzten als Vorschlag an den/die Auftraggeber:in
  • Laufende Statusbestimmung des Projekts durch die Erstellung von Projektstatusberichten
  • Durchführen von regelmäßigen Projektteambesprechungen
  • Führung der dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter:innen im zugewiesenen Zeitumfang. Bei Problemen Abstimmung mit der/dem Linienvorgesetzten
  • Zusammenarbeit mit allen relevanten Projektparteien pflegen
  • Vorbereitung von Lösungsalternativen bei Störungen sowie Ziel- und Planänderungen
  • Stetige Information des/der Auftraggeber:in, insb. bei Abweichungen vom Projektauftrag
  • Aufbau und Pflege der notwendigen projektbegleitenden Dokumentation
  • Vorbereitung und Herbeiführung von Meilenstein-Freigaben durch den/die Auftraggeber:in
  • Vorbereitung der Abnahme des Projektergebnisses durch den/die Auftraggeber:in

Befugnisse

  • Leitung des Projekts im Arbeitsalltag und Delegation von Aufgaben an die Projektmitarbeitenden
  • Verfügung über das zugewiesene Budget zur Erreichung der Projektziele
  • Mitsprache bei der Zusammensetzung des Projektteams
  • Recht auf Ersatz von Mitarbeiter:innen bei Nicht-Eignung für die zugewiesenen Aufgaben
  • Beantragung von Änderungen, wenn Projektziele gefährdet sind bzw. angepasst werden müssen oder wenn sich die Projekteffizienz als ungenügend erweist

Projektmitarbeiter:in

In Person

  • Ein:e Projektmitarbeiter:in realisiert, koordiniert durch die Projektleitung, Aufgaben im Projekt und erbringt so fachliche Ergebnisse. Er/Sie ist vorrangig ausführend tätig, aber nimmt in der Regel auch aktiv an der Planung des Projekts teil. Projektmitarbeitende sind der Projektleitung gegenüber verantwortlich für die ihnen übertragenen Arbeitspakete.
  • Für den Einsatz im Projekt wird ein:e Projektmitarbeiter:in von der/dem Linienvorgesetztenabgestellt und entsprechend entlastet. Die Mitarbeit an einem Projekt ist in der Regel auf einen Zeitraum oder auf einen Prozentsatz der regelmäßigen Arbeitszeit begrenzt. Die Projektleitung ist Projektmitarbeitenden im zugewiesenen Zeitumfang gegenüber weisungsbefugt.

Verantwortung

  • Unterstützung der Projektleitung bei der Projektplanung
  • Einbringung von Fachwissen
  • Umsetzung der im Projekt zugewiesenen Arbeitspakete
  • Anmeldung von Ressourcenbedarfen für die Umsetzung der zugewiesenen Arbeitspakete
  • Information der Projektleitung über sich abzeichnende Terminverzögerungen, Problemen oder drohenden Verstößen bei der Erledigung des Arbeitspaketes (Bringschuld)

Aufgaben

  • Mitwirkung bei der Projektplanung hinsichtlich der Definition der einzelnen Arbeitspakete und der zu verantwortenden Projektergebnisse
  • Erledigung der Arbeitspakete im Rahmen der definierten Vorgaben
  • Dokumentation der Arbeitsergebnisse
  • Regelmäßiger Austausch mit der Projektleitung, insb. bei Problemen
  • Teilnahme an Projektterminen (Anwesenheitspflicht)
  • Kontrolle des geleisteten Arbeitsaufwandes mit Blick auf den zugewiesenen Zeitumfang
  • Integration der Arbeitspaketergebnisse in das Projektergebnis

Befugnisse

  • Recht auf angemessene Freistellung von den originären Aufgaben für die Projektarbeit
  • Recht auf Informationen von der Projektleitung
  • Recht auf hinreichend definierte Arbeitspakete
  • Adäquate Ausstattung mit Ressourcen (insbes. Arbeits- und Hilfsmittel)
  • Recht auf Einberufung eines Termins mit Projektleitung und Linienvorgesetzten bei gravierenden Unstimmigkeiten hinsichtlich der Projektarbeit

Teilprojektleiter:in

In Person

  • Große Projekte können organisatorisch in mehrere Teilprojekte unterteilt werden. Die von der Projektleitung in Abstimmung mit der/dem Projekt-Auftraggeber:in eingesetzte Teilprojektleitung plant und verantwortet ihr jeweiliges Teilprojekt. Sie ist für den Teilprojekterfolg verantwortlich und stellt sicher, dass die formulierten Teilprojektergebnisse mit den zur Verfügung gestellten Ressourcen in der geforderten Qualität erreicht werden. Sie koordiniert die Teilprojektumsetzung und kann dazu Aufgaben an die Projektmitarbeiter:innen delegieren sowie über das Teilprojektbudget verfügen. Die Teilprojektleitung ist zentrale/r Ansprechpartner:in für alle Fragen des Teilprojektes und steht wiederum in stetigem Austausch mit der Projektleitung.
  • Eine Teilprojektleitung wird für die Dauer des Projekteinsatzes angemessen von der Linientätigkeit entlastet. Sie erhält Unterstützung und zeitnahe Entscheidungen durch die Projektleitung. Für die Teilprojekterreichung steht eine angemessene Ressourcenausstattung zur Verfügung.
  • Die notwendige Qualifikation der Projektleitung besteht aus umfassendem Methodenwissen durch die Teilnahme an einer Projektmanagementschulung und Kenntnis der Projektmanagementstandards sowie ausgeprägte Soft-Skills. Fachwissen sollte abhängig von der Art des Projektes vorhanden sein.

Verantwortung

  • Planen des (Teil-)Projekts in Absprache mit der Projektleitung
  • Erarbeiten eines Teilprojektauftrags in Absprache mit der Projektleitung
  • Steuerung der Teilprojektressourcen
  • Koordination und Organisation der Arbeit im Teilprojekt
  • Koordination des Informationsflusses im Teilprojekt, insb. zur Projektleitung
  • Abstimmung der Arbeitspakete des Teilprojekts mit den zuständigen Organisationseinheiten
  • Sicherstellung, dass die Teilprojektziele unter den genannten Rahmenbedingungen erreicht werden
  • Beitragen zur projektbegleitenden Dokumentation

Aufgaben

  • Laufende Statusbestimmung des Teilprojekts
  • Durchführen von regelmäßigen Teilprojektteambesprechungen
  • Führung der dem Teilprojekt zugeordneten Mitarbeiter:innen im zugewiesenen Zeitumfang
  • Vorbereitung von Lösungsalternativen bei Störungen sowie Ziel- und Planänderungen im Teilprojekt
  • Stetige Information der Projektleitung, insb. bei Abweichungen vom Projektauftrag
  • Beteiligung am Aufbau und Pflege der notwendigen projektbegleitenden Dokumentation
  • Vorbereitung und Herbeiführung der Meilenstein-Freigaben im Teilprojekt
  • Vorbereitung der Abnahme des Teilprojektergebnisses

Befugnisse

  • Leitung des Teilprojekts im Arbeitsalltag und Delegation von Aufgaben an die Projektmitarbeitenden
  • Verfügung über das zugewiesene Budget zur Erreichung der Teilprojektziele
  • Mitsprache bei der Zusammensetzung des Teilprojektteams
  • Recht auf Ersatz von Mitarbeiter:innen bei Nicht-Eignung für die zugewiesenen Aufgaben
  • Beantragung von Änderungen, wenn Teilprojektziele gefährdet sind bzw. angepasst werden müssen oder wenn sich die Teilprojekteffizienz als ungenügend erweist

Stakeholder

In Person

  • Stakeholder sind interne oder externe Einzelpersonen, Gruppen oder Organisationen, die ein Projekt beeinflussen können, davon beeinflusst werden oder sich davon beeinflusst fühlen.
  • Die Zusammenarbeit mit diesen kann verschiedene Formen annehmen, je nach Art des Projekts und dem jeweiligen Stakeholder. Die Einbindung der Stakeholder ist oftmals ein Erfolgsfaktor für ein Projekt. Eine gute Kommunikation, eine effektive Zusammenarbeit und eine klare Definition der Verantwortlichkeiten sind entscheidend, um die Zusammenarbeit erfolgreich zu gestalten

Multiprojektmanagement-Büro

Das Multiprojektmanagement-Büro unterstützt die Verwaltung bei der strategischen Steuerung aller Projekte der Verwaltung. Es verantwortet das jährliche Projektportfolio sowie das Mehrjahresportfolio und gewährleistet so Transparenz. Das Multiprojektmanagement-Büro stellt einheitliche Prozesse, Methoden und Tools für das Projektmanagement zur Verfügung und unterstützt bei der Initialisierung und Ressourcenplanung von Projekten und nimmt Projekte in die Multiprojektmanagement-Datenbank auf. Gemeinsam mit der Personalentwicklung bietet es zudem mit dem Verwaltungsstandard abgestimmte Fortbildungsmöglichkeiten für Projektleitungen an.

Das Multiprojektmanagement-Büro hilft den Projektleitungen bei Bedarf bei Planungs-, Steuerungs-, Berichts- und Informationsaufgaben. Es ist zuständig für Beratung und Coaching und stellt sicher, dass die in der Verwaltung der UDE etablierten Projektmanagementstandards in den Projekten eingehalten werden. Zusätzlich steht es unterstützend bei Krisen und Eskalationen in den Einzelprojekten zur Verfügung.

Ressourcenverantwortliche

Die/der Ressourcenverantwortliche stellt einem Projekt die notwendigen verwaltungsinternen Ressourcen, die für die Erstellung der Projektergebnisse erforderlich sind, bereit. Typischerweise gibt es in jedem Projekt mehrere Ressourcenverantwortliche: Die Linienvorgesetzen bei Personalkapazitäten, das Dezernat Wirtschaft und Finanzen beim Projektbudget sowie der PC-Service der Verwaltung und das Dezernat Gebäudemanagement für die benötigten Infrastruktur.

Lieferanten

Bei einem Lieferanten handelt es sich um Produzenten von Produkten, Dienstleistende oder Fachexperten mit spezifischem Wissen oder Fähigkeiten, deren Beitrag für die Erzielung des Projektergebnisses notwendig ist. Hierbei kann es sich sowohl um UDE-interne, z.B. das ZIM, als auch externe, z. B. Assmann oder SAP, Lieferanten handeln. Auf einen Lieferanten hat die Projektleitung in der Regel keinen direkten Zugriff. Insofern ist eine exakte Spezifikation des benötigten Beitrags, zum Beispiel durch präzise zeitliche Vorgaben, notwendig.

Nutzende

Die Nutzenden sind diejenigen, die das Endprodukt oder die Dienstleistung des Projekts verwenden werden. Sie sind die direkten Empfänger des Projektergebnisses und haben spezifische Anforderungen und Erwartungen. Die Perspektiven der Nutzenden sind während des gesamten Projektverlaufs zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Endprodukt ihren Bedürfnissen entspricht. Sie können als Tester einbezogen werden, um das Projektergebnis auf Qualität und Funktionalität zu prüfen.