Projektsteuerung
Projektsteuerung
Kontrolle - Durchführung - Überwachung
Das Ziel der Projektsteuerung ist es, das Erreichen der Projektziele sicherzustellen und dabei Störungen im Projektablauf und unabwendbare Abweichungen möglichst früh zu erkennen, um angemessene Steuermaßnahmen einleiten zu können.
Das Steuerungsmodell
Das Modell der Projektsteuerung in der Durchführungsphase besteht aus folgenden Elementen:
- Arbeitspaketvergabe
- Durchführung
- Datenerhebung
- Soll-Ist-Vergleich
- Entscheidung über Steuermaßnahmen
- Einleitung und Überwachung von Steuermaßnahmen
Die Projektleitung steuert das Projekt aktiv.
Die Projektüberwachung
Die Projektleitung beurteilt regelmäßig zu festen Terminen die Lage ihres Projekts, um ein aktuelles Bild zu erhalten. Diese Termine sind entweder durch das Projekt bestimmt (Meilensteine oder Abnahme von Arbeitspaketen) oder durch den Kalender vorgegeben (monatliche Ergebnismeldungen, wöchentliche Jour-fixe oder täglicher Rundgang).
Wie oft der Regelkreis Steuerung durchlaufen wird, hängt vom Projektverlauf ab:
- Häufiger, in kritischen Abschnitten, in denen sich ständig und kurzfristig neue Situationen ergeben können.
- Schrittweise weniger, wenn unerfahrene Projektmitarbeiter eingearbeitet werden.
- Umfassend nach Projektkrisen.
Der Statusbericht
Der Status der Projekte wird über regelmäßige Statusberichte kommuniziert und dokumentiert. Hierbei wird für den angegebenen Berichtszeitraum ein Soll/Ist-Vergleich der Termine, der Kosten und des Ergebnisses erstellt. Allgemein gängig ist dabei das Einordnen mit Hilfe der Ampel-Funktion. Termine, Kosten und Ergebnis werden anhand der Farben eingeordnet:
| grün | Die Abweichungen sind kleiner als 10% vom Plan und können vom Projektteam alleine aufgefangen werden |
| gelb | Es sind erhebliche Abweichungen da, die jedoch vom Projektteam alleine aufgefangen werden können. Maßnahmen werden ergriffen |
| rot | Die/Der Auftraggeber/in bzw. der Entscheiderkreis muss informiert werden und eine Entscheidung treffen. Empfehlungen für Maßnahmen werden von der Projektleitung vorgelegt |