Optimierung des Intranet zur Unterstützung der institutsinternen Wissenslogistik

Ziel und Aufgabenstellung

In einer Einrichtung wie dem Institut Arbeit und Technik, in dem alle Mitarbeiterinnenund Mitarbeiter in verschiedene Strukturen eingebunden sind, diverse Kommunikationspartnerinnenund -partner haben und oft unter hohem Zeitdruck arbeiten, ist die interne Wissenslogistikein schwieriges Problem. Einerseits wird ein Mangel an Informationen überinterne Vorgänge und Entscheidungsprozesse beklagt; andererseits ist esfür diejenigen, die Informationen an andere weitergeben möchten, oftschwierig, dafür Gehör zu finden. Beide Defizite können durchauszusammenhängen: jemand verteilt eine Information; jemand anderes nimmtsie zunächst nicht zur Kenntnis, da aktuell andere Themen wichtiger sind,und später, wenn die genannte Information doch in irgendeinem Zusammenhangwichtig wäre, ist sie nicht mehr verfügbar oder auffindbar.

Mit dem Intranet möchte der Servicebereich Information und Kommunikationein Werkzeug bereit stellen, das möglichst viel IAT-intern benötigtesWissen ständig verfügbar macht. Dazu ist es notwendig, möglichstviele Informationen, die für IAT-Angehörige relevant sein können,zu sammeln, für die Präsentation im Intranet aufzubereiten, sie sozu strukturieren, dass sie je nach Fragestellung leicht auffindbar sind, undsie ständig zu aktualisieren.

Für Fragen der Recherchetechnik, Informationsbeschaffung und Nutzung vonIT-Angeboten wird das Intranet um Selbstlernmaterialien erweitert.

Vorgehen

Schon die selbstverständlich erscheinende Anforderung, alle Texte im Intranetaktuell zu halten, ist nicht banal, da diese ständig auf ihre Aktualitäthin überprüft werden müssen und das nur intellektuell möglichist; eine maschinelle Unterstützung ist schwer vorstellbar. In einigenTeilbereichen des zurzeit bestehenden Intranet-Angebotes war eine umfassendeÜberarbeitung notwendig.

Die im Jahre 1997 erarbeitete Gesamtstruktur ist im August 2001 grundlegendrevidiert und nach einem Jahr praktischer Erfahrung mit dem neuen Design nochmalgrundlegend verändert worden. Im Herbst 2002 bestand ein Arbeitsschwerpunktdarin, das Intranet um Selbstlern-Materialien zu ergänzen. Vor allem imBereich des Serviceangebotes der Bibliothek und der bereit gestellten Recherchemöglichkeitensind immer wieder Defizite festzustellen, was davon bekannt ist und was folglichbenutzt wird. Die monatlich angebotene Einführung ins Serviceangebot derBibliothek für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reicht offenbar nichtaus, da die dabei dargestellte Informationsfülle nicht zu verarbeiten ist.Außerdem ergeben sich im Bibliotheksbereich ständig neue Informationsangeboteund Recherchemöglichkeiten, sodass einmal erworbenes Wissen schnell veraltet.

Daher wurden modulare Lehr- und Lernmaterialien erarbeitet, die einerseitsdas Konzept für Informationsveranstaltungen darstellen können, andererseitsaber auch als Selbstlern-Materialien im Intranet nachzulesen sind, vor allemfür diejenigen, die Schulungsveranstaltungen nicht besuchen könnenoder wollen. Die auf die Bibliothek bezogenen Texte sollen sukzessive um Materialienaus dem EDV-Bereich ergänzt werden.

Einen weiteren Aufgabenbereich bei der Reorganisation des Intranets stelltdie Ergänzung des vorhandenen Angebotes durch neue Inhalte dar. Denkbarist, dass diese Erweiterung nicht nur in statischen Texten besteht, sonderninteraktive Elemente eingefügt werden wie Diskussionsforen, elektronischeBeschwerdekästen, "schwarze Bretter" für Verbesserungsvorschlägeetc.

Die ständige Optimierung des Intranet ist inzwischen als Daueraufgabe anzusehenund hat daher ihren Projektcharakter verloren.