Optimierung der institutsinternen Wissenslogistik

Ziel und Aufgabenstellung

Im IAT werden verschiedene Daten für die Öffentlichkeitsarbeit und Berichte an den Beirat, ans Präsidium etc. benötigt, die immer wieder einzeln abgefragt werden. Früher entstand unnötiger Arbeitsaufwand dadurch, dass diese Daten jeweils nur für einen Zweck nutzbar waren; außerdem war die fallweise Erhebung immer lückenhaft.

Am Beispiel der Veröffentlichungen und der Projekte hatte sich gezeigt, wie es möglich ist, Informationen über IAT-Aktivitäten an einer Stelle zentral zu sammeln, einheitlich zu erfassen und für verschiedene Zwecke nutzbar zu machen: für die Aktivitäten der Pressestelle, die Darstellung im Internet, das Jahrbuch und diverse Reports.

Nach diesem Vorbild werden nun auch Daten über Vorträge, Veranstaltungen, Presseaktivitäten, bedeutende externe Gäste und sonstige aktuelle Ereignisse im IAT gesammelt und in einer Datenbank vorgehalten, um den Arbeitsaufwand der Erhebung zu minimieren und die Nutzbarkeit zu optimieren. Dadurch entsteht eine Datenbasis, die auch für den BSC-Prozess genutzt werden kann, sodass sich die Belastung der einzelnen Wissenschaftler/innen durch das Controlling deutlich verringert.

Vorgehen

Das vorhandene Intranet-Formular für die Meldung von Veranstaltungen wurde erheblich erweitert um Komponenten für interne und externe Veranstaltungen, externe Vorträge, Presseaktivitäten und andere aktuelle Ereignisse. Die Eingaben erfolgen durch die Wissenschaftler/innen oder die zuständigen Sekretariate und speisen eine Datenbank, die vom Servicebereich Information und Kommunikation redaktionell betreut wird. Es existieren Eingabe-, Änderungs- und Löschfunktionen sowie die Möglichkeit, verschiedene Listen auszugeben und auszudrucken.

Damit entfällt die Notwendigkeit, anlassbezogen Vorträge, Presseaktivitäten etc. zu erfragen oder separat BSC-relevante Daten zu erheben, da auch diese in die Datenbank eingehen.

Die Programmierarbeiten konnten bis Ende 2003 weitgehend abgeschlossen werden. Kleinere Verbesserungen und die Pflege der Daten gehören inzwischen zum Alltagsgeschäft.