Änderung der persönlichen Angaben

Bitte senden Sie das Datum der Änderung und die aktuelle Adresse oder Ihrer Bankverbindung an Ihre:n zuständige:n Personalsachbearbeiter:in.
Gleichzeitig benötigt das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) diese Information; bitte nutzen Sie hierfür das Kontaktformular des LBV .

Änderung der personenbezogenen Daten, Namensänderungen und Änderung und des Geschlechtseintrages

Bitte senden Sie die entsprechende Änderung mit Nachweis, Beleg, Kopie des dti-Ergänzungsausweises oder der Bescheinigung des Standesamtes an Ihre:n zuständige:n Personalsachbearbeiter:in.
Gleichzeitig benötigt das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) diese Information; bitte nutzen Sie hierfür das Kontaktformular des LBV .

Anträge

Alle Anträge auf Einstellung, Weiterbeschäftigung oder Stundenänderung sollen in der Regel mindestens sechs Wochen vor dem angestrebten Vertragsbeginn, der Vertragsverlängerung oder der Vertragsänderung in der Personalverwaltung eingereicht werden, um eine Beschäftigung zum geplanten Termin zu ermöglichen.

Arbeitsmedizin

Nähere Informationen finden Sie bei dem Betriebsärztlichen Dienst.

Arbeitszeit

• Für Dienstverhältnisse ist in der Regel eine wöchentliche Arbeitszeit von mindestens 4 Stunden und maximal 19 Stunden zulässig.
  Übt eine Hilfskraft eine Tutorentätigkeit aus, werden für eine Stunde Tutorentätigkeit in Arbeitsgruppen je 2 Stunden zugrunde gelegt.
• Für Dienstverhältnisse ist in der Regel eine Mindestlaufzeit von 3 Monaten zulässig.
  Übt eine Hilfskraft eine Tutorentätigkeit aus, darf die Mindestlaufzeit von einem Monat nicht unterschritten werden.
• Die Erhöhung/Reduzierung der Arbeitszeit kann nur monatsweise erfolgen.

Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

Unter einer Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses versteht man im Arbeitsrecht die verschiedenen Möglichkeiten, unter denen ein Arbeitsverhältnis enden kann, beispielsweise

• Kündigung: 
  Für die vorzeitige Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses reichen Sie bitte ein im Original unterschriebenes Kündigungsschreiben bei der Personalabteilung ein, aus dem der genaue Tag hervorgeht, an dem Ihr Beschäftigungsverhältnis enden soll (Formulierungsvorschlag: „mit Ablauf des xx.xx.xxxx“).
  Bitte beachten Sie, dass für die Kündigung eine bestimmte Frist eingehalten werden muss: die Hilfskraft kann mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Monats kündigen.
• Auflösung:
  Durch den Auflösungsvertrag können Beschäftigungsverhältnisse – ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist – im gegenseitigen Einvernehmen beendet werden. Der Antrag erfolgt formlos und wird über den Dienstweg an die/den Personalsachbearbeiter:in versandt. 

Befristung

Grundsätzlich werden studentische Hilfskräfte (SHK) und wissenschaftliche Hilfskräfte mit Bachelor-Abschluss (WHF) nach § 6 WissZeitVG beschäftigt. Voraussetzung für den Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrages zur Erbringung wissenschaftlicher oder künstlerischer Hilfstätigkeiten ist die Einschreibung an einer deutschen Hochschule für ein Studium, das zu einem ersten oder einem weiteren berufsqualifizierenden Abschluss führt.
Eine Beschäftigung ist insgesamt bis zu sechs Jahren möglich. Innerhalb dieser zulässigen Befristungsdauer sind auch Verlängerungen eines Arbeitsvertrages möglich.
Die Vorlage der Immatrikulationsbescheinigung ist Voraussetzung für ein Dienstverhältnis als SHK und WHF gemäß
§ 6 WissZeitVG.
Sollen WHF, die aufgrund fehlender Immatrikulation nicht nach § 6 WissZeitVG beschäftigt werden können, oder wissenschaftliche Hilfskräfte mit Master-Abschluss (WHK) im Rahmen eines Drittmittelprojektes beschäftigt werden, so kommt nur noch eine Befristung des Dienstverhältnisses gemäß § 2 Abs. 2 WissZeitVG in Betracht.
Die Befristung gemäß § 2 Abs. 2 WissZeitVG ist zulässig, wenn die Beschäftigung aus Mitteln Dritter finanziert wird, die Finanzierung für eine bestimmte Aufgabe (gem. § 46 Abs. 1 HG) und Zeit bewilligt ist und die Hilfskraft der Zweckbestimmung dieser Mittel entsprechend beschäftigt wird. Wichtig ist darüber hinaus, dass die vereinbarte Befristungsdauer dem bewilligten Projektzeitraum entsprechen muss. Nicht notwendig ist die Einschreibung für ein Studium, das zu einem (weiteren) berufsqualifizierenden Abschluss führt.

Beschäftigungsverbot in der Schwangerschaft

Das ärztliche Beschäftigungsverbot ist in § 16 Mutterschutzgesetz (MuSchG) geregelt. Grundsätzlich ist nach dem Mutterschutzgesetz zwischen sogenannten individuellen und generellen Beschäftigungsverboten zu unterscheiden. Bei einem generellen Beschäftigungsverbot ist die Arbeitsleistung unabhängig von der Person oder deren individuellen Situation untersagt. Dies gilt für die Mutterschutzfrist nach Entbindung. Vor der Entbindung kann die werdende Mutter sich bereit erklären, noch weiterzuarbeiten. Ein solcher Verzicht auf die Schutzfrist muss schriftlich erklärt werden und kann jederzeit ohne Angabe von Gründen mit sofortiger Wirkung von der werdenden Mutter zurückgenommen werden.
Bei einem individuellen Beschäftigungsverbot kann in aller Regel nur der behandelnde Arzt ganz oder teilweise das Beschäftigungsverbot aussprechen.

Dienstvereinbarung zur Gestaltung befristeter Beschäftigungsverhältnisse

Dienstvereinbarung zur Gestaltung befristeter Arbeitsplätze und Regeln guter Praxis für die Beschäftigten im wissenschaftlichen Mittelbau.

Einstellung

Alle Anträge auf Einstellung sollen in der Regel mindestens sechs Wochen vor dem angestrebten Vertragsbeginn bzw. der Vertragsverlängerung in der Personalverwaltung eingereicht werden, um eine Beschäftigung zum geplanten Termin zu ermöglichen.

Elternzeit

Jeder Elternteil hat Anspruch auf Elternzeit zur Betreuung und Erziehung seines Kindes bis dieses sein drittes Lebensjahr vollendet hat. Die Elternzeit ist ein Anspruch der/des Arbeitnehmer:in gegenüber dem Arbeitgeber. Während der Elternzeit ruhen die Hauptpflichten des Arbeitsverhältnisses. Das Arbeitsverhältnis bleibt währenddessen bestehen und nach Ablauf der Elternzeit besteht ein Anspruch auf Rückkehr zur früheren Arbeitszeit. Da das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit lediglich ruht und mit dem Ende der Elternzeit wieder vollständig auflebt, ist die/der Arbeitnehmer:in gemäß der im Dienstvertrag getroffenen Vereinbarungen zu beschäftigen.
Die Inanspruchnahme von Elternzeit muss sieben Wochen vor Beginn schriftlich erklärt werden. In der Erklärung muss eine verbindliche Festlegung erfolgen, für welche Zeiträume innerhalb von zwei Jahren Elternzeit genommen werden soll. Mutterschutzfristen werden bei der Zweijahresfrist für die verbindliche Festlegung der Elternzeit angerechnet. Eltern haben die Wahl, ob sie die Elternzeit gemeinsam oder jeweils allein nehmen. Jedem Elternteil steht die volle Zeit bis zum dritten Geburtstag des Kindes unabhängig vom Verhalten des anderen Elternteils als Elternzeit zu. Die Elternzeit kann auf drei Zeitabschnitte verteilt werden. Eine Aufteilung der Elternzeit auf mehr als drei Zeitabschnitte ist nur mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich.
Ein Anteil von bis zu 24 Monaten kann bis zur Vollendung des achten Lebensjahres des Kindes in Anspruch genommen werden. Die Inanspruchnahme muss spätestens 13 Wochen vor Beginn schriftlich erklärt werden (weiterführende Informationen).
Für weitere Rückfragen wenden Sie sich bitte an Ihre:n zuständige:n Personalsachbearbeiter:in.

Entgelt

Die monatliche Pauschalvergütung wird am Monatsende nachträglich gezahlt. Weitere Zahlungen erfolgen nicht.
Der aktuelle Stundensatz bei einer SHK-Beschäftigung: 13,25 €.
Der aktuelle Stundensatz bei einer WHF-Beschäftigung: 15,00 €.
Der aktuelle Stundensatz bei einer WHK-Beschäftigung: 19,30 €.

Formulare

Formularliste

Gleichstellungsbeauftragte

Gleichstellungsbeauftragte

Krank- und Gesundmeldungen

Die Krankheitsangelegenheiten obliegen dem Sachgebiet „Allgemeine, wirtschaftliche und sonstige Personalangelegenheiten, Zentrale Beihilfestelle“. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen an die zuständigen Kolleginnen/Kollegen.

Landesamt für Besoldung und Versorgung

Das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) nimmt hinsichtlich der Berechnung und Auszahlung von Gehältern und Erfüllung der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen auch Arbeitgeberaufgaben für die UDE wahr. Von dort erhalten alle Beschäftigungsgruppen der UDE ihr Gehalt bzw. Entgelt auf der Grundlage der von den Beschäftigten des Dezernates Personal und Organisation gemeldeten Vorgaben (Stundensatz, Arbeitszeit usw.).
In allen lohnsteuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen wenden Sie sich daher bitte mit Angabe Ihrer LBV-Personalnummer an das LBV.

Mutterschutz

Bitte teilen Sie das Vorliegen einer Schwangerschaft Ihrer/Ihrem Vorgesetzten und Ihrer/Ihrem Personalsachbearbeiter:in möglichst frühzeitig unter Vorlage einer entsprechenden ärztlichen Bescheinigung bzw. einer Kopie aus Ihrem Mutterpass mit, damit die zum Schutze der werdenden Mutter besonderen Fürsorgevorschriften auch zur Anwendung kommen. Der Mutterschutz beginnt 6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und endet 8 Wochen nach der Entbindung (plus eine entsprechende Verlängerung bei vorzeitiger Entbindung). Der Mutterschutz verlängert sich auf 12 Wochen bei Frühgeburten, Mehrlingsgeburten und wenn vor Ablauf von acht Wochen nach der Entbindung bei dem Kind eine Behinderung im Sinne von § 2 Absatz 1 Satz 1 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch ärztlich festgestellt wird.
In diesem Zeitraum darf vom Arbeitgeber keine Arbeitsleistung angenommen werden, soweit nicht Ihre ausdrückliche schriftliche Einverständniserklärung vorliegt.
Während der Schutzfrist erhalten Sie Mutterschaftsgeld entsprechend der Vorgaben des § 24i Sozialgesetzbuch V, sofern keine Arbeitsleistung erbracht wird (Mutterschutzgesetz).

Mindestlohn – Mindestlohngesetz

Aus dem Mindestlohngesetz ergeben sich u.a. für die studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte im Hinblick auf die Arbeitszeit umfangreiche Nachweispflichten. Danach „ist der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren“ ( § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG).

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte folgendem Rundschreiben

• FAQ´s zum Thema Aufzeichnungspflichten für geringfügig Beschäftigte Hilfskräfte (siehe Anlage)
• Zeitkonto / Zeiterfassungskarte

Nebentätigkeiten

Steht die studentische Hilfskraft bei Vertragsabschluss bereits in einem anderen Arbeits- oder Dienstverhältnis
oder beabsichtigt sie innerhalb ihrer Beschäftigungszeit ein weiteres aufzunehmen, ist sie verpflichtet,
dies dem Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV) formlos schriftlich anzuzeigen.

Personalrat

Der Personalrat ist Ansprechpartner für die Mitarbeiteri:nnen der Universität und Beschäftigtenvertretung. Seine Aufgaben ergeben sich aus dem Landespersonalvertretungsgesetz NRW. Er ist nicht nur, aber vor allem bei Personalangelegenheiten zu beteiligen.
An der UDE gibt es den Personalrat für die wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten, der die wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen und wissenschaftlichen Hilfskräfte vertritt sowie den Personalrat  für die Mitarbeiter:innen in Technik und Verwaltung, der somit  für alle sog. „nichtwissenschaftlichen“ Mitarbeiter:innen zuständig ist. Nähere Informationen und Ansprechpartner finden Sie unter:

• Personalrat der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten
• Personalrat der Mitarbeiter:innen in Technik und Verwaltung

Schwerbehinderung/Schwerbehindertenvertretung

Im Falle einer Schwerbehinderung reichen Sie bitte eine Kopie Ihres Schwerbehindertenausweises/Ihrer Gleichstellung bei der Personalabteilung ein. Erst dann kann der Arbeitgeber den gesetzlich vorgesehenen besonderen Schutz für schwerbehinderte Menschen sicherstellen sowie Ihnen den zustehenden Zusatzurlaub von 5 Arbeitstagen pro Kalenderjahr bewilligen. Gerne können Sie sich auch jederzeit an die Schwerbehindertenvertretung wenden, die sich der besonderen Belange schwerbehinderter und gleichgestellter Beschäftigter annimmt.

Stellenausschreibung

WHF- und WHK-Stellen müssen grundsätzlich ausgeschrieben werden. Lediglich in Fällen einer Wiedereinstellung einer zuvor bereits an der UDE beschäftigten Person, kann auf die Ausschreibung verzichtet werden, sofern der Unterbrechungszeitraum nicht mehr als 6 Monate beträgt.
Bitte lassen Sie der/dem zuständigen Sachbearbeiter:in zudem den Ausschreibungstext als Word-Datei per E-Mail zukommen.
Die entsprechenden Vordrucke finden Sie im Block „Wissenschaftliche Hilfskräfte“ auf der Formularseite. 

Weiterhin wird benötigt:
Bei Ausschreibungen für eine Beschäftigung nach § 2 Abs. 2 WissZeitVG (Drittmittelbefristung):
Projektbescheid (falls bereits vorhanden), schriftliche Begründung, aus welchem Grund auf dieser Stelle eine Beschäftigung als wissenschaftliche:r Mitarbeiter:in nicht in Frage kommt.

Übernahme einer WHK in ein Beschäftigungsverhältnis als wissenschaftliche:r Beschäftigte:r

Die nahtlose Übernahme einer wissenschaftlichen Hilfskraft mit Master-Abschluss in ein Beschäftigungsverhältnis als wissenschaftliche:r Mitarbeiter:in ist auch ohne vorherige Ausschreibung möglich. Im Antrag auf Durchführung einer Personalmaßnahme sollte hierbei vermerkt werden, dass es sich um die Übernahme einer WHK handelt.

Umfinanzierung

Eine rückwirkende Änderung der Finanzierung ist grundsätzlich nicht möglich (siehe Budgetierungsrichtlinie)

Sollte sich die Finanzierung zukünftig ändern, schreiben Sie der/dem zuständigen Personalsachbearbeiter:in eine E-Mail mit  allen notwendigen Angaben/Informationen, wie Vorname und Name der/des Beschäftigten, alte und neue Finanzierungsquelle, Zeitraum der Umbuchung, betroffene anteilige Beschäftigungszeit.
Für weitere Rückfragen wenden Sie sich an die/den zuständige:n Personalsachbearbeiter:in.

Zeugnis

Beschäftigte, die ausscheiden, haben das Recht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. In diesem Zeugnis werden die ausgeübten Tätigkeiten benannt sowie auch Leistung und Verhalten beurteilt. Wenn Sie die Ausstellung eines Zeugnisses für sich wünschen, sprechen Sie bitte zunächst Ihre:n Fachvorgesetzte:n an. Diese:r wird sich dann mit der Personalabteilung in Verbindung setzen.
Ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht nur bei einem besonderen Grund, z. B. Wechsel der Beschäftigungsstelle oder der/des Vorgesetzen.