E-Mail / Groupware
E-Mail-Konto auf einem Mailserver der Universität
Jeder Angehörige der Hochschule bekommt mit seiner Unikennung automatisch ein E-Mail-Konto auf einem der zentralen Mailserver der Universität. Hier werden Ihre E-Mails rund um die Uhr angenommen und in Ihrem Postfach gespeichert.
Nutzen Sie Vorteile wie
den automatischen Spamschutz, das online Telefonbuch, elektronische Unterschriften, Kalender, Mailinglisten und vieles mehr.
Wichtiger Hinweis!
Aus Sicherheitsgründen ist ab sofort und bis auf Weiteres die Nutzung der neuen Outlook-App für Windows und der Outlook-App für iOS und Android zum dienstlichen Zwecke an der UDE untersagt. Die Synchronisation von UDE-Passwörtern ist mit der Windows-Cloud nicht zulässig. Diese Funktion wird ab dem 15.12.2023, soweit möglich, zentral gesperrt.
Falls Sie diese APP verwendet haben, empfehlen wir Ihnen dringend:
- Bitte nutzen Sie stattdessen auf Ihrem Desktop die bisher unverdächtigen Mail-Programme Thunderbird oder Outlook (Versionen 2016/2019/365) oder die Webschnittstellen. Die über die neuste Version Office LTSC 2021 einhergehende Outlook Version ist auch unbedenklich.
- Auf Ihrem mobilen Gerät empfehlen wir die Nutzung der vorinstallierten Mail-App.
- Ändern Sie das UDE-Passwort im ServiceCare Portal. Hierbei ist zu beachten, dass:
- es nach einer Passwortänderung bis zu 20 Minuten dauern kann, bis man sich wieder am Exchange-Server oder im Active-Directory (AD) der UDE anmelden kann.
- man sich vor der Änderung des Passwortes von allen PCs oder virtuellen Maschinen, die zur Anmeldung die Uni-Kennung erfordern, abmelden sollte. Aufgrund nicht abgemeldeter Dienste im Hintergrund, die weiterhin auf das alte Passwort zugreifen, kann es sonst zur temporären Sperrung des UDE-Accounts kommen.
Bei offenen Fragen wenden Sie sich bitte an die Servicestellen des ZIM und/oder an den zuständigen Administrator in Ihrem Bereich.
Exchange-Server steht wieder zur Verfügung
Bitte beachten Sie unbedingt unsere Hinweise und Anleitungen BEVOR Sie sich mit dem neuen Server verbinden !!! Geben Sie also bitte NICHT einfach Ihre Unikennung mit dem neuen Passwort ein. Ansonsten droht Datenverlust.
Alle Mitarbeitende haben nach dem Cyberangriff ein Konto auf dem Mailbox-Server bekommen. Dort stehen alle nach dem Passwortreset eingegangenen E-Mails zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt vorzugsweise über IMAP. Es kann aber auch mit POP gearbeitet werden. (siehe Konfiguration verschiedener E-Mail-Klienten für den Zugriff auf den Mailbox-Server)
Bitte beachten Sie, dass die Postfächer, die nach dem Hackerangriff alle auf den mailbox-Server umgezogen wurden, erst nach Ihrem Eingreifen wieder auf den Exchange-Server umgestellt werden (siehe Hinweise und Anleitungen zum neuen Exchange-Server)
Selfcareportal
Alle Einstellungen zu Ihrem Postfach können Sie unter 'E-Mail' abfragen. Dort können Mitarbeitende auch ihr Postfach wieder auf den Exchange-Server umstellen.
E-Mail für Studierende
Die Postfächer von Studierenden liegen auf dem Mailbox-Server.
Der einfachste Weg, die E-Mails zu bearbeiten, ist das Webmail-Interface. Webmail bietet den Vorteil, dass Sie nichts konfigurieren müssen und somit unabhängig von einem bestimmten PC sind, d.h. Sie können über ein Webinterface von jedem ans Internet angeschlossenen Rechner sofort Ihre E-Mails abrufen und bearbeiten.
Wichtiger Hinweis:
Am 02.11.2023 wird das bekannte Webmail Interface abgeschaltet und durch eine neuere Version ersetzt. Sie müssen nichts tun und werden automatisch auf das neue Interface umgeleitet.
Bei der ersten Nutzung des Webmailers müssen einige Grundeinstellungen vorgenommen werden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.
Konfiguration des Webmail-Interface
Weiterleitung, Abwesenheitsbenachrichtigung, Spracheinstellungen, Nachrichten löschen bei vollem Speicher etc.
Konfiguration verschiedener E-Mail-Klienten
Outlook, Thunderbird, Klienten für mobile Geräte
E-Mail für Mitarbeiter/innen
Die Postfächer von Mitarbeitern/innen liegen meistens auf dem Exchange-Server. Damit können Sie neben der Bearbeitung von E-Mails auch Groupware Funktionalitäten nutzen (einen Kalender pflegen, Aufgabenlisten führen, Notizen erstellen, Kontakte/Adressen verwalten).
Der einfachste Weg, die E-Mails zu bearbeiten, ist das Webinterface OWA. Hier brauchen Sie nichts zu konfigurieren, sondern geben einfach auf der Startseite Ihre Unikennung und das Passwort ein. Sie können auf alle Groupware Funktionen (also z.B. Kalender, Aufgaben) direkt über Ihren Browser zugreifen, ohne Software installieren zu müssen.
Konfiguration des Webinterface OWA
(Abwesenheitsnachricht, Weiterleitung, Signatur, Regeln, Im Auftrag versenden, Kalender freigeben, Freigegebenen Kalender öffnen, Termin als privat kennzeichnen, Cache Modus einschalten)
Konfiguration verschiedener E-Mail Klienten
für den Zugriff auf den Exchange-Server. (Abwesenheitsnachricht, Signatur, Stellvertretung einrichten, Stellvertretung annehmen, Im Auftrag versenden, Kalender freigeben, Freigegebenen Kalender öffnen, Termin erstellen, Person zu einem Termin einladen, Termineinladung annehmen)
Sicherheit im E-Mail Verkehr
Elektronische Unterschriften und Verschlüsselung beim E-Mail-Verkehr
Um sicherzustellen, dass eine E-Mail wirklich von einem bestimmten Absender versandt und nicht auf dem Transportweg verfälscht worden ist, bietet sich der Einsatz einer elektronischen Signatur, vergleichbar mit einer Unterschrift, an.
Bitte beachten Sie die Nutzungsrichtlinien.
Informationen zu Beschränkungen im Mailverkehr und zu Spamschutzeinstellungen finden Sie unter Mailpolicy.
Spamabwehr
Eingehende E-Mails werden auf Spam untersucht und gekennzeichnet. Wie damit verfahren werden soll (abwehren oder zustellen), müssen Sie selber im Selfcareportal festlegen.
Informationen zur Verbreitung von Schadsoftware über E-Mails
Kriminelle versuchen immer wieder per E-Mail an Zugangsdaten zu gelangen oder Rechner mit Schadsoftware zu infizieren. Hier finden Sie Hinweise, wie Sie Ihren Rechner schützen können und was Sie bei einer Infektion tun können.
Zusatzangebote
Mailinglisten
Mailinglisten einrichten und betreiben.
E-Mail an größere Gruppen
E-Mail an einen größeren Personenkreis innerhalb der Hochschule versenden.
Gigamove
Registrierte Nutzer können über die RWTH Aachen mit anderen Nutzern größere oder ausführbare Dateien austauschen, indem sie die Daten hochladen und über einen Link zur Verfügung stellen.
Funktionsmailadressen
Für Einrichtungen der Universität werden bestimmte Funktions-Mailadressen eingerichtet z.B. dekan@FACHBEREICH.uni-due.de.
Übernahme der Mail-Domäne
Mail-Server, die von Einrichtungen der UDE betrieben werden, können auf den zentralen Mailserver übernommen werden.
DFN-Terminplaner
Terminvereinbarung über den DFN-Terminplaner.
Online Telefonbuch OTB
Mitarbeitern/innen der Hochschule, die nicht Outlook als E-Mail Client nutzen, steht ein Onlinetelefonbuch zur Verfügung. Hier sind die öffentlichen Uni-E-Mailadressen aller Mitarbeiter/innen und studentischen Hilfskräfte verzeichnet.
E-Mail Regeln
E-Mail-Einführung
Wie ist eine E-Mail aufgebaut (Header, Signatur etc) ?
E-Mail Adresse
Wie sieht eine E-Mail-Adresse an der UDE aus und wie erhalten Sie eine E-Mail-Adresse?
Mailpolicy
Informationen zur Untersuchung von E-Mails auf Viren, Malware etc. und zu Beschränkungen im Mailverkehr (max. Größe von Anhängen und max. Anzahl von Empfängern).
Nutzungsrichtlinien
Um die Auswirkungen der Spamverbreitung über die Uni-Server mittels einer gehackten Kennung zu minimieren, wurden die Nutzungsrichtlinien verschärft. Eine Verletzung der Regeln führt automatisch zur Sperrung der Kennung.
Quota
Informationen zur Größe des Postfaches. Ist das Quota erreicht, werden eingehende E-Mails abgewiesen.
Alumni Regelung
Wenn Sie dies wünschen, sind Sie weiterhin über Ihre bekannte E-Mail-Adresse erreichbar. Dazu müssen Sie eine Weiterleitung einrichten. Mit der E-Mail-Adresse ist jedoch kein Postfach mehr verbunden.
Sperrung von Port 25
Port 25 (SMTP) ist nur für eingetragene Mailserver freigegeben.