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Hinweise zu Datenschutz-Aspekten im Einsatz von Videokonferenz-Tools und allgemeine Hinweise zu Videokonferenzen

Unbedingt prüfen: Was sind die Inhalte der Videokonferenz und wie hoch ist der Schutzbedarf?

Der Schutzbedarf hängt von den einzelnen Inhalten der Videokonferenzen ab und welche personenbezogenen Daten kommuniziert werden.

Öffentlich zugängliche Daten haben einen „geringen“ Schutzbedarf, womit diese problemlos in Videokonferenzen angesprochen werden können. Bei einer Veranstaltungsorganisation mit Teilnehmerlisten und Matrikelnummern ist der Schutzbedarf als „normal“ einzustufen.

In besonderen Fällen ist der Schutzbedarf „hoch“ bis „sehr hoch“. Werden beispielsweise Prüfungsergebnisse über einen Konferenzdienst besprochen oder Daten von Personen mit erhöhten Schutzbedarf (z.B. Mitarbeiter*innen) preisgegeben, so sind besondere Schutzmaßnahmen zu treffen. In Einzelfällen ist von einer Übertragung abzuraten.

Auf Basis des Schutzbedarfs der übertragenen Daten müssen geeignete Schutzmaßnahmen für die Datenübertragung getroffen werden.

Welche Maßnahmen können zum Schutz der Daten getroffen werden?

Je höher der Schutzbedarf der Daten ist, desto wichtiger ist es Maßnahmen zum Schutz der übermittelten Daten zu treffen. Hier finden Sie ein paar Beispiele für Schutzmaßnahmen, die je nach Videokonferenztool variieren können:

• Löschen der Chatverläufe (wenn möglich)
• Überblick über Meeting-Teilnehmer*innen behalten
• Einschränkung des Zeitraums, indem Dokumente online ausgetauscht werden
• Auswahl eines sicheren Browsers (e.g. Firefox, Chrome)
• Vergabe von Passwörtern
• Verschlüsselte Übermittlung

Welche Vorkehrungen kann ich am Arbeitsplatz treffen?

Bei folgenden Szenarien ist Vorsicht geboten.

Desktop-Freigabe
Bevor Sie ihren Desktop freigeben, schränken Sie die Sicht ein. Die meisten Tools bieten zu Beginn der Freigabe die Möglichkeit, zwischen einer vollständigen Freigabe und einer Freigabe eines spezifischen Fensters oder Dokuments zu wählen. Schließen Sie ihre E-Mails oder ihren Kalender, da sonst vertrauliche Informationen ungewollt preisgegeben werden könnten.

Aufzeichnung der Konferenz
Sollten Sie planen, ihre Videokonferenz aufzuzeichnen und zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen, sprechen Sie dies bitte unbedingt mit dem Datenschutz zur Einhaltung der Betroffenenrechte ab. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, alle Teilnehmer*innen auf stumm zu schalten und die Zuschaltung per Video zu verhindern. Eine Aufnahme der eigenen Veranstaltung durch die Dozent*innen selbst ist unter diesen Umständen möglich. Bitte machen Sie sich auch über die anschließende Löschung der Daten Gedanken, damit diese nicht unbegrenzt im Netz gespeichert werden.

Nutzung der Web-Cam
Verhindern Sie, dass weitere Details im Hintergrund e.g. persönliche Bilder im Raum oder ihre Mitmenschen zu sehen sind. Einige Videokonferenzdienste bieten die „Blurr“ Funktion an, um den Hintergrund unkenntlich zu machen.

Mitschnitte/Verbreitung

Bilder und Texte der Veranstaltungsfolien und -unterlagen sowie das gesprochene Wort innerhalb der Videokonferenzen und Lehr-Lern-Videos dienen alleine dem Selbst- bzw. Gruppenstudium.
Jede weiterführende Nutzung ist den Teilnehmenden untersagt z.B. Verbreitung an andere Studierende, in sozialen Netzwerken, dem Internet!

Nutzen Sie bevorzugt LAN-Verbindungen

Wenn Sie LAN-Verkabelung haben, nutzen Sie diese bevorzugt! Vermeiden Sie WLAN, wenn es nicht unbedingt erforderlich ist. Sie vermeiden dadurch Audio- und Videostörungen. Vermeiden Sie die zeitgleiche Nutzung von anderen Internetdiensten während der Konferenz (auch von Familienmitgliedern).

Benutzen Sie ein Headset mit Kopfhörer und Mikrofon

Benutzen Sie ein Headset mit Kopfhörer und Mikrofon, falls Sie eines verfügbar haben (Bezugsquellen: Onlinehandel und größere Supermärkte). Alternativ nutzen Sie einen Kopfhörer. Wenn Sie Beides nicht haben, schalten Sie ihr Mikrofon per Software aus (Muten), wenn Sie nicht selber sprechen. Vermeiden Sie Störgeräusche wie tippen auf der Tastatur und Anrufe während der Konferenz. Deaktivieren Sie in so einem Fall ihr Mikrofon.

Alternativen zu Webcams und Headsets

Webcams und Headsets sind leider derzeit schwer zu beschaffen und überteuert. Sie können ein vorhandenes Android- oder Apple-Smartphone als Webcam bzw. Mikrofon missbrauchen. Anleitungen dazu finden Sie unter https://praxistipps.chip.de/smartphone-als-webcam-nutzen-so-gehts_30161 und unter https://www.expertiger.de/blog/smartphone-als-webcam-benutzen/. Es gibt auch einfache Adapter mit denen man das Headset eines Mobiltelefons am PC nutzen kann, wenn dieser die passenden Mikrofon- und Lautsprecheranschlüsse hat.
Für Android empfiehlt das ZIM die App DroidCam, da sie auch das Mikrofon des Smartphones nutzt.
Für IOS empfehlen wir die App Kinoni, die sowohl mit Windows als auch mit MAcOS funktioniert. Die Kaufversion von Kinoni hat verbesserte Funktionen.

Flaschenhals Internetverbindung

Ihre Internetverbindung ist immer der Flaschenhals, niemals der Server. Derzeit sind durch massive Homeofficenutzung viele Internetprovider überlastet. Fast alle privaten Internetzugänge sind asynchron konfiguriert, d.h. die Daten von Ihrer Webcam bzw. Audio sind im Upstream (also von Ihnen aus zum Server) begrenzt. Wählen Sie immer eine geringe Videoauflösung, sofern die Software das erlaubt. Verzichten Sie bei Störungen auf die Videoübertragung. Audio benötigt sehr viel weniger Bandbreite als Video. Wenn es in einer größeren Konferenz Probleme gibt, sollte nur der aktuell Sprechende ein Videobild senden. Nofalls sollten Sie ganz auf Video zugunsten der Audiokonferenz verzichten.

(Quelle: https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/videokonferenz-tools-tipps-zur-auswahl-und-verwendung/)