Es werden nur reine textbasierte E-Mails versand, also keine E-Mails, an denen Dokumente wie PDF- oder Word-Dateien angehangen sind. Dafür gibt es zwei Gründe:

1. Solche Dokumente haben schnell eine beachtliche Größe, sodass die E-Mail dann einerseits viel Platz im Mail-Postfach des Empfängers beansprucht und andererseits diese E-Mail, tausendfach oder zehntausendfach kopiert, ein immenses Gesamtvolumen erzeugt.
2. Die E-Mail sollte mit einfachsten Mitteln auf der Empfängerseite zu lesen sein und keine zusätzliche Software wie Acrobat-Reader oder Microsoft Word erfordern.

Das Prinzip "Keep it simple" trägt letztlich auch zur Akzeptanz einer Mailaktion bei. Liegt zu einer Veranstaltung, zu der man einläd, z.B. ein Flyer als PDF-Dokument vor, so kann diese Datei im Web-Angebot oder auf einer Plattform wie BSCW oder Moodle abgelegt und in der E-Mail lediglich die URL (das ist die http-Adresse) genannt werden. Für den Empfänger der E-Mail macht es keinen Unterschied, ob er ein mitgesandtes Dokument direkt oder über einen http-Link öffnet.

Der Auftraggeber definiert eine E-Mailadresse, die als Absender der E-Mail eingetragen wird. Diese sollte in Einklang mit dem im Mailtext erkennbaren Verfasser der E-Mail stehen. Zusätzlich kann aber eine abweichende  Reply-Adresse gesetzt werden. Das ist die E-Mailadresse, die die Antworten auf die Mailaktion empfangen soll.

Auftraggeber einer Mailaktion ist immer eine Einrichtung der Hochschule. Dieser Dienst steht für Externe Interessenten/Absender nicht zur Verfügung.

Der Inhalt der Mailaktion soll im Kontext der Hochschule stehen oder im  Interesse der Empfänger in Ihrer Rolle als Studierende oder Mitarbeiter/Innen der Hochschule sein. Natürlich muss der Empfängerkreis auf den Inhalt der Mailaktion abgestimmt werden.

Zielsetzungen einer solchen Aktion können sein:

• Unterstützung von organisatorischen Prozessen der Hochschule
• Unterstützung von Beratungs- und Serviceangeboten von Einrichtungen der Hochschule
• Unterstützung von Forschungsaktivitäten der Fakultäten

Seitens des Rektorats gibt es die Regelung, dass Einladungen für Veranstaltungen, Tagungen, Seminarreihen u. a. nicht über den allgemeinen Hochschulverteiler versandt werden sollen. Bei der Vielzahl von Veranstaltungen, die tagtäglich an unserer Universität stattfinden, würden die hochschulweiten Mails ein Ausmaß annehmen, das die Grenzen der Zumutbarkeit deutlich überschreiten würde. Insofern sind alle Veranstalter gebeten, sich selbst ihre eigenen Verteiler zusammenzustellen, um Einladungen u. ä. zielgruppenspezifisch und adressatengerecht versenden zu können. 

Jede Mailaktion muss von einer authorisierten Person genehmigt werden. Der Leiter des Zentrums für Informations- und Mediendienste nimmt diese Aufgabe für die Hochschulleitung war. Mailaktionen, bei denen sich der Empfängerkreis auf die Mitglieder einer Einrichtung (z.B. Fachbereich) beschränkt, können vom Leiter der Einrichtung (z.B. Dekan) genehmigt werden.