Sollte Sie jemand zur Stellvertretung ernannt haben bzw. Ihnen Berechtigungen auf ein Postfach erteilt haben, werden Sie möglicherweise per E-Mail darüber informiert. In dieser E-Mail erfahren Sie, welche Berechtigungen Ihnen erteilt wurden.
Falls Sie den Posteingang der Person betreuen sollen, müssen Sie diesen in Ihr Konto einbinden.

Öffnen Sie 'Microsoft Outlook' und melden Sie sich für Ihr Exchange-Konto an.

Klicken Sie oben links im Hauptfenster auf den Menüpunkt Datei.

Klicken Sie im rechten Bereich des Fenster auf Kontoeinstellungen und in dem sich öffnenden Menü ebenfalls auf Kontoeinstellungen.

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Ein neues Fenster öffnet sich.
Machen Sie einen Doppelklick auf den Listeneintrag, der Ihr Outlook-Konto repräsentiert. Sie erkennen ihn an Ihrer E-Mail-Adresse.

Ein neues Fenster öffnet sich.
Klicken Sie unten rechts auf Weitere Einstellungen.

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Ein neues Fenster öffnet sich.
Klicken Sie im oberen Bereich des Fensters auf den Reiter Erweitert.
Klicken Sie im oberen mittigen Bereich auf die Schaltfläche Hinzufügen.

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Ein neues, kleines Fenster öffnet sich, in dem Sie den Namen des Kontakts, dessen Posteingang Sie einbinden möchten, in der Form NAME, VORNAME eintragen.

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Klicken Sie anschließend auf OK. Das Fenster schließt sich.
Klicken Sie auch in dem darunter liegenden Fenster auf OK. Das Fenster schließt sich.
Klicken Sie in dem darunter liegenden Fenster auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen.
Auch das darunter liegende Fenster Kontoeinstellungen schließen Sie durch einen Klick auf Schließen.

Sie sehen nun im Hauptfenster in der Leiste auf der linken Seite unterhalb Ihrer eigenen Ordnerstruktur den eingebundenen Posteingang (evtl. müssen Sie Outlook neu starten, bevor Sie ihn sehen).

Sobald die Person, deren Postfach Sie eingebunden haben, eine neue E-Mail erhält, wird Ihnen diese im Posteingang der Person angezeigt.
Wenn Sie die entsprechenden Rechte haben, können Sie auf diese E-Mails antworten. Als Absender der Antwort-E-Mail werden dann nicht Sie, sondern die Person, deren Stellvertretung Sie sind, angezeigt.

Es kann technisch nachvollzogen werden, dass Sie der Absender sind. Die so von Ihnen verfassten Antwort-E-Mails werden, mit einem entsprechenden Vermerk, dass es sich um eine Stellvertreter-E-Mail handelt, in Ihrem eigenen Postausgang abgelegt.

Die Stellvertretung bleibt solange bestehen, bis Sie den Posteingang der anderen Person wieder entfernen (wo Sie ihn eingebunden haben) oder die andere Person Ihnen die nötigen Berechtigungen entzieht.